Звонки по России:
Заказать звонок
Внедрение системного бизнеса
и регулярного менеджмента
Каталог услуг

Ответный удар по кризису: Пять простых шагов без бюджета по увеличению эффективности вашей компании на 25%

Среди беспорядка найдите простоту;
среди раздора найдите гармонию;
в трудности найдите возможность…
Альберт Эйнштейн
Нанесите ответный удар по кризису в том месте, где не ждут ваши конкуренты! Нанесите ответный удар по кризису в том месте, где не ждут ваши конкуренты!

кому: всем, а руководителям будет вдвойне полезно

Когда учёт внутренних ресурсов становится критически важным

Даже то, что называют “бесплатным” или “без бюджета”, требует вашего личного времени, а также времени ваших подчинённых. А время, как известно — это деньги.

Внутренние ресурсы мало кто считает. На кредитные деньги покупают себе машины, квартиры. Со стороны кажется, что компания растёт и процветает. Но если копнуть немного глубже, окажется, что большинство сотрудников работают неэффективно.

Вы с удивлением обнаруживаете, что денег едва хватает на поддержание жизнедеятельности компании.

Когда у Вас за дверью очередь из клиентов, об эффективности можно сильно не беспокоиться. Заработаете денег и без неё. Но когда клиентов становится меньше и меньше (кризис, да), проблемы обнажаются. Вы с удивлением обнаруживаете, что денег едва хватает на поддержание жизнедеятельности компании.

Ужасы нашего городка, или как "хоронят" большинство нововведений

Страшно подумать, что происходит у Вас в компании Страшно подумать, что происходит у Вас в компании :-)

Недавно разговаривал с собственником компании по продаже шкафов-купе, владельцем десятка салонов в Москве. Обсуждали внедрение CRM. Один из его аргументов “против внедрения CRM” меня просто ужаснул: “CRM внедрим, но как заставить моих сотрудников её использовать?”

Друзья, как в таких условиях развивать компанию? Какая здесь нахрен эффективность? Именно поэтому включил в статью шаг №1 — противоядие от “нежелания сотрудников”.

25% эффективности за 5 секунд

  • Оценивать все задачи сотрудников в деньгах (как клиентские, так и внутренние)
  • Внедрить систему учета времени по всем задачам.
  • Избавиться от убыточных и неэффективных задач.

Более подробно, читайте ниже. Учтите, что некоторые шаги можно выполнять одновременно.

Предупреждение! При выполнении нижеперечисленных шагов стресс обеспечен. Почему? Значительная часть сотрудников будет саботировать и сопротивляться. А также у Вас будет далеко не самая приятная возможность увидеть без “розовых очков”, как реально обстоят дела с эффективностью.

Шаг №1: Внедрите “7 принципов регулярного менеджмента”, установите наказание за их невыполнение

Без внедрения этих принципов все ваши попытки что-либо сделать захлебнутся в потоке игнорирование и саботажа со стороны рядовых сотрудников. Подробное описание приводится в статье “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”.

Вряд ли Вам удастся “привить” необходимость соблюдать принципы регулярного менеджмента без принуждения. Классическое наказание — депремирование. Внедрять нужно постепенно.

Принципы регулярного менеджмента действуют как святая вода: выводит "оборотней" и "вампиров" в вашем коллективе Принципы регулярного менеджмента действуют как святая вода: выводит "оборотней" и "вампиров" в вашем коллективе

Первый месяц — только “холостые выстрелы” (виртуальное денежное депремирование). Разбираете проступки и ошибки с подчинёнными. Итоги заносите в неофициальное личное дело (заведите специальный файл для каждого подчинённого). Правильно, когда для ваших сотрудников полностью прозрачно, за что их наказывают, и они с этим согласны.

Второй месяц — только 50% от реальной суммы депремирования. Третий месяц — уже все 100%. Депермирование вводится за нарушение любого из принципов регулярного менеджмента.

Тема наказаний объёмна. Про конкретные методы наказания — читайте “Без кнута не обойтись: наказание за неисполнение регламентов”. Про общие принципы — “«Поощряй и наказывай, не обманывай и не прощай»: система поощрений и наказаний сотрудников”.

Шаг №2: Формализуйте постановку задач

Все задачи должны быть поставлены в системе управления задачами. В качестве таковой — рекомендую “Битрикс24”. Прекратите и запретите своим подчинённым ставить задачи по электронной почте, скайпу, по телефону, устно и т.д.

В результате получите два выигрыша:

  • Возможность выполнения последующих шагов (оценка эффективности подчинённых, целесообразности выполнения задач и т.д.)
  • Вам не надо помнить о поставленных задачах (список всех задач для конкретного сотрудника всегда можно посмотреть в “Битрикс24”! И никто Вам не скажет “я не сделал, потому что забыл”.

Шаг №3: Начните считать время по всем задачам

Эра гигантских таймеров прошла. Сейчас их заменили такие сервисы, как Битрикс24 Эра гигантских таймеров прошла. Сейчас их заменили такие сервисы, как Битрикс24

Каждый сотрудник должен по итогам рабочего дня представить список сделанных дел. Рядом с каждым делом должно стоять затраченное время на его выполнение.

Подсчитывать время и формировать автоматизированный отчёт можно с помощью упоминаемого ранее сервиса “Битрикс24”.

Что в результате? По факту найдется много выполненных бесполезных дел. А время, затраченное на некоторые “плёвые” дела, окажется просто астрономическим. Руководитель на отчёты должен не только смотреть, но и действовать, подробнее об этом в статье “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Бонус для читателей: Образец автоматизированный выгрузки

Хотите получить образец автоматизированный выгрузки времени по задачам из “Битрикс24” и узнать как это выглядит на практике?

Выполните 2 простых действия: 1) Оставьте комментарий к статье в самом низу (поделитесь кратко своим опытом антикризисных мер). 2) Отправьте запрос на получение примера через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Шаг №4: Переведите затраченное время в деньги

Посчитайте для каждого сотрудника стоимость 1 часа работы. Не забудьте учесть отпускные, больничные, расходы на аренду рабочего места и т.д.

Пример отчёта для офисного сотрудника

50.000 руб/мес * 12 = 600.000 руб/год — зарплата
600.000 * 0,3 = 180.000 руб/год — 30% налоги
45.000 руб/год — отпускные
40.000 руб/год — больничные
6.000 руб/мес * 12 = 48.000 руб/год — аренда офиса, амортизация оргтехники, кофе, вода, Интернет, it-обеспечение и т.д.
ИТОГО: 913.000 руб/год

Всё посчитали? Нет, не всё!

Допустим, сотрудник требует 9 часов в неделю (очень оптимистичный прогноз, не правда ли?) управленческого времени своего руководителя. Получается в среднем 1,8 часов / день. Пускай стоимость 1 часа руководителя — 700 руб/час (рассчитана по такому же принципу).

Всего у нас 247 рабочих дней — по производственному календарю на 2015 год. Отсюда расход на управление этим сотрудников будет равен: 247 дней *1,8 часов *700 руб/час = 311.200 руб / год

А вот теперь ИТОГО: 913.000 руб/год + 311.200 руб/год = 1.224.200 руб.

Теперь посчитаем стоимость часа работы. Учтите, мы предполагаем, что ваш сотрудник работает 8 часов в день, а не 6, как часто бывает, а у кого-то, быть может, и 4:

1.224.200 руб / 247 рабочих дней / 8 часов = 620 руб/час.

Штатные сотрудники или аутсорсеры? Исходите из объёма задач на год

Ещё рекомендую помнить, что эти часы Вы фактически обязаны выкупить у сотрудника. И если Вы его регулярно недозагружаете работой — это ваши проблемы. А за часы платить всё-равно придётся.

Теперь — самое интересное. У Вас же есть время, затраченное на выполнение задачи (см. Шаг №3)? Начните считать по каждой выполненной задаче деньги!

Представьте, что бухгалтер идёт на почту и по дороге раскидывает ваши деньги :-) Представьте, что бухгалтер идёт на почту и по дороге раскидывает ваши деньги :-)

Вы всё ещё радуетесь, что бухгалтер 2 раза в неделю ходит на почту, чтобы отправить документы вашим клиентам? Сколько он тратит времени на один поход? 1,5 часа? 3 часа? А теперь посчитайте в деньгах, во сколько Вам это обходится. Умножьте стоимость часа бухгалтера (со всеми затратами) на количество затраченных часов. “Сестра, нашатырь! Мы теряем пациента!” :-)

Вывод позволит Вам сэкономить много денег:

  • Если бухгалтеру есть чем заняться — поставьте ему другие задачи, а для отправки писем вызывайте курьера.
  • Если у бухгалтера бухгалтерской работы только на 2 часа в день  — возможно, стоит найти “удалённого” бухгалтера.

Шаг №5: Прежде чем приступить к задаче, оцените в деньгах, сколько времени на неё могут потратить исполнители, соизмерьте с потенциальной выгодой

Носите всегда с собой калькулятор и просчитывайте любую задачу Носите всегда с собой калькулятор и просчитывайте любую задачу

Любите проводить длительные совещания всем коллективом по несколько часов? Сложите время всех участвующих и умножьте… впрочем, Вы уже знаете что делать.

Предварительная оценка времени и денег поможет избежать ненужной работы. Ценная привычка для руководителя. Пришла в голову задача? Задайте вопрос своему подчинённому: “Сколько времени это у Вас займёт?” А дальше соизмерьте стоимость с потенциальной выгодой от решения задачи. Сравнив две величины, можно сделать вывод о целесообразности действий.

  • Пункты 3 и 4 особенно прибыльны, если есть возможность тупо перевыставлять время сотрудника клиентам за деньги. Это распростанено в услугах, где клиент полный лох. Например, среди айтишников и юристов. Полно компаний, которые предлагают прайс в часах и хватает клиентов, которые на такую глупость соглашаются. В таком случае, все часы, которые записал сотрудник на проект - руководитель тупо перевыставляет клиенту и "превращает" их в деньги. Сотрудник просидел два часа на порносайте, но записал, что писал такую-то процедуру на 1С, php и т.д. Или юрист те же два порно часа запишет с формулировкой "правил зонтичный договор клиента". Эротическое развлечение оплатит клиент, а руководитель чувствует себя эффективным менеджером. В таких случаях Битрик24 и подобные учетки рабочего времени незаменимы, т.к. клиент получает отчеты в хорошем дизайне с комментарием: "Ошибки быть не может, у нас каждая минута учитывается компьютером". Анекдот от юристов: К молодому юристу приходит смерть с косой и говорит: - Я за тобой! Хватит - пожил свое. - Как же так!? - возмущается юрист - Я же еще молод! - Ну не знаю, по отчетам рабочего времени тебе уже 110 лет. Мой опыт показывает, что все учетки рабочего времени, где сотрудник САМ пишет как он работал, в лучшем случае просто развлекаю всех участников процесса. Но чаще наносят вред одной или нескольким сторонам.
  • Пункты 3 и 4 особенно прибыльны, если есть возможность тупо перевыставлять время сотрудника клиентам за деньги. Это распростанено в услугах, где клиент полный лох. Например, среди айтишников и юристов. Полно компаний, которые предлагают прайс в часах и хватает клиентов, которые на такую глупость соглашаются. В таком случае, все часы, которые записал сотрудник на проект - руководитель тупо перевыставляет клиенту и "превращает" их в деньги. Сотрудник просидел два часа на порносайте, но записал, что писал такую-то процедуру на 1С, php и т.д. Или юрист те же два порно часа запишет с формулировкой "правил зонтичный договор клиента". Эротическое развлечение оплатит клиент, а руководитель чувствует себя эффективным менеджером. В таких случаях Битрик24 и подобные учетки рабочего времени незаменимы, т.к. клиент получает отчеты в хорошем дизайне с комментарием: "Ошибки быть не может, у нас каждая минута учитывается компьютером". Анекдот от юристов: К молодому юристу приходит смерть с косой и говорит: - Я за тобой! Хватит - пожил свое. - Как же так!? - возмущается юрист - Я же еще молод! - Ну не знаю, по отчетам рабочего времени тебе уже 110 лет. Мой опыт показывает, что все учетки рабочего времени, где сотрудник САМ пишет как он работал, в лучшем случае просто развлекаю всех участников процесса. Но чаще наносят вред одной или нескольким сторонам.
  • Сергей, полностью с Вами согласен. Нельзя ничто отдавать полностью на откуп сотрудникам. Именно поэтому в "Открытой Студии" оцениваются рабочие отчёты по итогам рабочего дня с разбором каждой задачи и сопоставлением времени, на неё затраченное. Про методику оценки подробно рассказываю в своей статье "Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/personnel-reports/ Считаю, что если пунктах 3 и 4 действовать как Вы говорите — очень скоро неэффективность станет обыденностью, а компанию будет ждать деградация и гибель. Так что предостерегаю от этого всех, у кого возникнет подобное желание.
  • Несомненно, по отдельности все шаги эффективны...Но сомневаюсь, что после того, как ударил кризис, можно одновременно эффективно внедрить сразу все 5. взять хотя бы первый про регулярный менеджмент...Ведь в тексте сразу идет оговорка про сопротивление подчиненных...Интересно, у автора статьи есть подобный опыт? имею ввиду одновременное применение сразу 5 шагов.
Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле