Продуманный план — результат работы разума, а ошибки — результат желаний сердца
Каждый из нас задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные по работе в моей компании показали, что после внедрении ежедневного планирования производительность труда коллектива увеличилась ~ на 30%.
Что касается меня, то моя личная производительность увеличилась на 60%. А самое главное, — как мной, так и моими сотрудниками, теперь выполняются именно приоритетные задачи, а не те, которые пришли первыми в голову.
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки выполненных задач и качество результатов.
Рекомендации по организации ежедневного планирования привожу в виде готового регламента. Прочитайте, актуализируйте для себя, внедряйте. Буду признателен за обратную связь и рекомендации по улучшению.
Ежедневное планирование: регламент для внедрения
Время составления плана
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день.
Формирование плана сотрудником
Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). Формат: GoogleDocs. В план включаются следующие задачи:
- планируемые в рамках проектов;
- полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устные, по почте, скайп и т.д.);
- если задача стоит в Корпортале “Битрикс” (замените на свою систему формализации задач), то необходимо добавить ссылку url на эту задачу;
- при получении задачи (устные, по почте, скайп) их необходимо заносить в план на неделю или на конкретный день. Также эти задачи могут заноситься в раздел “STACK-задач на следующие недели”;
- планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
Действия руководства по формированию плана
- Руководитель проектов, кроме своего плана, обязан добавлять задачи напрямую в план специалистам, участвующим в планировании и задействованным в выполнении задач (seo-специалист и др.), с ориентировочной оценкой времени выполнения (которое предварительно обсуждается с соотв. специалистами).
- Непосредственный начальник (в рамках отдела), кроме своего плана, добавляют задачи напрямую в план работ подчиненных ему специалистов (а также других коллег, если таковые задачи есть). Также он вписывает в план ориентировочное время выполнения задач, предварительно обсуждая его с соответствующими специалистами.
- Исполнительный директор обсуждает планы сотрудников совместно с ними и при необходимости корректирует их.
- Последовательность просмотра планов:
- Руководители проектов.
- Начальники отделов и обособленные специалисты (без начальников).
- Непосредственные подчиненные начальников отделов (если осталась необходимость в этом).
- Оценочное время для выполнения задач согласовывается с исполнителями.
- Каждой задаче после обсуждения со специалистом исполнительный директор проставляет приоритет. В дальнейшем специалист, при выборе задач, руководствуется проставленным приоритетом, если не поступило иных указаний.
Формат записи задачи в план
- В задаче должен упоминаться проект, к которому она относится. А также кратко отражен смысл выполняемой работы. У каждой задачи необходимо указать:
- в скобочках время ее выполнения
- дедлайн её выполнения (дедлайн определяется по правилу “включительно”).
Рабочий отчёт по итогам дня
- Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт).
- Инструменты отправки отчёта
- Отчёт отправляется на почту исполнительного директора с копией генеральному директору (или другое лицо из руководства) и на следующий день дублируется в Корпоративном портале "Битрикс".
- Формат заголовка письма: [Открытая Студия] DD.MM.YYYY: Рабочий отчёт, <Имя Фамилия отправителя>.
- В отчете указываются кратко ~10-12 (при работе над меньшим количеством задач, в отчете указывается меньшее количество) основных достижений / выполненных заданий по итогам рабочего дня.
- Кроме факта выполнения нужно кратко обозначить достигнутый результат. (пример: "Проверял поступление заявок с сайтов Клиентов на почту marketing123@openstud.ru — на <проект №1> почта подключена частично, на <проекте №2> отсутствует — отсутствует; поставил задачу программисту на подключение").
- Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время с точностью до 10 минут, затраченное на выполнение задачи.
- Если в отчёте упоминается работа с документами, то в него необходимо вставлять прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
- это же касается любых других файлов и документов: ТЗ, дизайна, прототипов, текстов, планов, отчётов и любых других документов.
- При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с нужными людьми и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
- В конце каждого рабочего отчёта должна стоять следующая фраза: Итого за DD.MM.YY, в часах: N1 часа N2 минут, в минутах: N3
- пример: Итого за 02.10.14, в часах: 3 часа 0 минут, в минутах: 180
- Подробно о том, как разбирать и оценивать отчёты подчинённых, я рассказываю в статье "Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»"
Хотите увидеть реальные примеры планов и отчётов?
Примеры ежедневных планов работ и хороших рабочих отчётов (с обезличенными данными) готов выслать по запросу. Оставьте, пожалуйста, комментарий к этой статье с вашим мнением о планировании и опытом его использования + отправьте мне запрос в социальных сетях: