Звонки по России:
Заказать звонок
Комплексное продвижение сайтов
и управленческий консалтинг
Каталог услуг

Ежедневный план и отчёт: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день

Продуманный план — результат работы разума, а ошибки — результат желаний сердца
Неизвестный
С планом гораздо проще найти дорогу к решению задачиС планом гораздо проще найти дорогу к решению задачи

Каждый из нас задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные по работе в моей компании показали, что после внедрении ежедневного планирования производительность труда коллектива увеличилась ~ на 30%.

Что касается меня, то моя личная производительность увеличилась на 60%. А самое главное, — как мной, так и моими сотрудниками, теперь выполняются именно приоритетные задачи, а не те, которые пришли первыми в голову.

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки выполненных задач и качество результатов.

Рекомендации по организации ежедневного планирования привожу в виде готового регламента. Прочитайте, актуализируйте для себя, внедряйте. Буду признателен за обратную связь и рекомендации по улучшению.

Ежедневное планирование: регламент для внедрения

Время составления плана

  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день.

Формирование плана сотрудником

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). Формат: GoogleDocs. В план включаются следующие задачи:

  • планируемые в рамках проектов;
  • полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устные, по почте, скайп и т.д.);
    • если задача стоит в Корпортале “Битрикс” (замените на свою систему формализации задач), то необходимо добавить ссылку url на эту задачу;
  • при получении задачи (устные, по почте, скайп) их необходимо заносить в план на неделю или на конкретный день. Также эти задачи могут заноситься в раздел “STACK-задач на следующие недели”;
  • планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

Действия руководства по формированию плана

  • Руководитель проектов, кроме своего плана, обязан добавлять задачи напрямую в план специалистам, участвующим в планировании и задействованным в выполнении задач (seo-специалист и др.), с ориентировочной оценкой времени выполнения (которое предварительно обсуждается с соотв. специалистами).
  • Непосредственный начальник (в рамках отдела), кроме своего плана, добавляют задачи напрямую в план работ подчиненных ему специалистов (а также других коллег, если таковые задачи есть). Также он вписывает в план ориентировочное время выполнения задач, предварительно обсуждая его с соответствующими специалистами.
  • Исполнительный директор обсуждает планы сотрудников совместно с ними и при необходимости корректирует их.
    • Последовательность просмотра планов:
      • Руководители проектов.
      • Начальники отделов и обособленные специалисты (без начальников).
      • Непосредственные подчиненные начальников отделов (если осталась необходимость в этом).
  • Оценочное время для выполнения задач согласовывается с исполнителями.
  • Каждой задаче после обсуждения со специалистом исполнительный директор проставляет приоритет. В дальнейшем специалист, при выборе задач, руководствуется проставленным приоритетом, если не поступило иных указаний.

Формат записи задачи в план

  • В задаче должен упоминаться проект, к которому она относится. А также кратко отражен смысл выполняемой работы. У каждой задачи необходимо указать:
    • в скобочках время ее выполнения
    • дедлайн её выполнения (дедлайн определяется по правилу “включительно”).

Рабочий отчёт по итогам дня

  • Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт).
  • Инструменты отправки отчёта
    • Отчёт отправляется на почту исполнительного директора с копией генеральному директору (или другое лицо из руководства) и на следующий день дублируется в Корпоративном портале "Битрикс".
    • Формат заголовка письма: [Открытая Студия] DD.MM.YYYY: Рабочий отчёт, <Имя Фамилия отправителя>.
  • В отчете указываются кратко ~10-12 (при работе над меньшим количеством задач, в отчете указывается меньшее количество) основных достижений / выполненных заданий по итогам рабочего дня.
    • Кроме факта выполнения нужно кратко обозначить достигнутый результат. (пример: "Проверял поступление заявок с сайтов Клиентов на почту marketing123@openstud.ru — на <проект №1> почта подключена частично, на  <проекте №2> отсутствует — отсутствует; поставил задачу программисту на подключение").
    • Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время с точностью до 10 минут, затраченное на выполнение задачи.
  • Если в отчёте упоминается работа с документами, то в него необходимо вставлять прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
    • это же касается любых других файлов и документов: ТЗ, дизайна, прототипов, текстов, планов, отчётов и любых других документов.
  • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с нужными людьми и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
  • В конце каждого рабочего отчёта должна стоять следующая фраза: Итого за DD.MM.YY, в часах: N1 часа N2 минут, в минутах: N3
    • пример: Итого за 02.10.14, в часах: 3 часа 0 минут, в минутах: 180
  • Подробно о том, как разбирать и оценивать отчёты подчинённых, я рассказываю в статье "Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»"

Хотите увидеть реальные примеры планов и отчётов?

Примеры ежедневных планов работ и хороших рабочих отчётов (с обезличенными данными) готов выслать по запросу. Оставьте, пожалуйста, комментарий к этой статье с вашим мнением о планировании и опытом его использования + отправьте мне запрос в социальных сетях:

  • Хорошая статья, частично используем в своем работе. Есть чему поучится еще.
  • Каждый понедельник я провожу оперативки и подчиненным раздаю задания но потом ... Сложно все собрать и проконтролировать по срокам и выполнением , пишу на листочках и нет четкого документа...
  • Каждый понедельник я провожу оперативки и подчиненным раздаю задания но потом ... Сложно все собрать и проконтролировать по срокам и выполнением , пишу на листочках и нет четкого документа...
  • Мы задачи ставим на неделю, исполнение и эффективность замеряем через месяц.Статья полезна. Ждем новых тем в блогах
  • Татьяна, ну что же Вы! Пишите мне через соцсети, помогу Вам наладить процесс: VK: https://vk.com/eugene.sevastyanov FB: https://www.facebook.com/eugene.sevastyanov
  • Поздно через месяц замерять недельные задачи (как правило не найти "концов" кто за что отвечал и почему не сделал). Ольга, а как по вашей практике?
  • Отличная статья! В своей компании используем и Битрикс24, и гуглдокс. Системы планов-отчетности нет вообще, и сложно сообразить, с чего начать. Возможно ли увидеть реальный пример планов-отчетов?
  • Дарья, написал Вам в Facebook, в личном сообщении. Да, примеры увидеть можете. Также готов Вам продемонстрировать и более подробно.
  • Очень полезная статья. В процессе внедрения планирования и отчетов столкнулся с нежеланием сотрудников тратить на это время и отчеты пишутся "для галочки". Если можно, вышлите мне пожалуйста пример хороших отчетов. Спасибо
  • Дмитрий, напишите, пожалуйста, через социальные сети (ссылки в статье), чтобы я выслал Вам пример. + Готов с Вами поговорить по скайп, чтобы разобраться "почему не взлетело".
  • Отличная статья, будем пробовать на практике.
  • Хорошая статья, частично используем в своем работе. Есть чему поучится еще.
  • Каждый понедельник я провожу оперативки и подчиненным раздаю задания но потом ... Сложно все собрать и проконтролировать по срокам и выполнением , пишу на листочках и нет четкого документа...
  • Мы задачи ставим на неделю, исполнение и эффективность замеряем через месяц.Статья полезна. Ждем новых тем в блогах
  • Татьяна, ну что же Вы! Пишите мне через соцсети, помогу Вам наладить процесс: VK: https://vk.com/eugene.sevastyanov FB: https://www.facebook.com/eugene.sevastyanov
  • Поздно через месяц замерять недельные задачи (как правило не найти "концов" кто за что отвечал и почему не сделал). Ольга, а как по вашей практике?
  • Отличная статья! В своей компании используем и Битрикс24, и гуглдокс. Системы планов-отчетности нет вообще, и сложно сообразить, с чего начать. Возможно ли увидеть реальный пример планов-отчетов?
  • Дарья, написал Вам в Facebook, в личном сообщении. Да, примеры увидеть можете. Также готов Вам продемонстрировать и более подробно. UPD от 23.07.15. Пообщались с Дарьей. С её слов — довольна результатами :-)
  • Очень полезная статья. В процессе внедрения планирования и отчетов столкнулся с нежеланием сотрудников тратить на это время и отчеты пишутся "для галочки". Если можно, вышлите мне пожалуйста пример хороших отчетов. Спасибо
  • Дмитрий, напишите, пожалуйста, через социальные сети (ссылки в статье), чтобы я выслал Вам пример. + Готов с Вами поговорить по скайп, чтобы разобраться "почему не взлетело".
  • Отличная статья, будем пробовать на практике.
  • Первое, что пришло в голову, как организовать процесс? Ведь это самый сложны момент в работе руководителя. Мобилизовать себя просто, а сотрудников? Статья хорошая. С большой амбицией на прозрачную работу в коллективе. За проделанную работу спасибо, буду внедрять.
  • Начинать буду с себя, столкнулся с тем, что есть очень много недоработок в собственном планировании. А дальше буду двигаться вместе с сотрудниками :). За материал спасибо!
  • Виталий, организовывать процесс имеет смысл с внедрения регулярного менеджмента. Тогда и рабочие планы с отчётами внедряются как 2х2. Подробнее "Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/regular-management-targets/
  • Сергей, правильная тактика. Успеха Вам и целеустремлённости :-)
  • По наитию пришли к необходимости ежедневного планирования в отделе продаж. Спасибо за ваши советы как повысить их эффективность. Хотелось бы ознакомиться с примерами применения. Спасибо.
  • Ксения, отправил примеры через Facebook :-) Удачи во внедрении!
  • Статья очень полезная! Спасибо! Можно ознакомиться с реальными примерами?
  • Александр, пишите запрос через соцсети
  • полезно знать
  • Полезная и очень практичная статья. Да и вообще все статьи на вашем ресурсе заслуживают внимания. Активно используем Битрикс. Но вот ежедневное планирование в Битриксе (по-задачно) занимает достаточно много времени. Для руководителей - ещё ничего, а вот для сотрудников нужно бы что-то по-проще, таблица например. Пока не нашла такой возможности там.
  • Хорошая идея! Теперь увидеть бы пример в документе.
  • Отчет использовала самый простой. Почти никогда не разбирала его с сотрудниками (работала в банке и отчет требовала только по кол-ву консультаций , обвону и выданныйх кредитов., и суммы выдач). В действительности есть необходимость разбирать отчеты ежедневно!
  • Крайне актуальная тема и полезная статья. Хотелось бы видеть также этот материал в формате таблицы:)
  • Спасибо! Очень актуальный вопрос. Очень полезны именно базовые принципы, формализация уже вопрос следующий.
  • Отличная статья. Спасибо.
  • Будет интересно внедрить такую практику в НИИ
  • Не вижу никаких препятствий, ибо любой проект разбивается на множество подпроектов, составных задачи и в конечно итого "атомарных" заданий.
  • У сотрудников -- большую часть задач должен ставить руководитель, или они от имени руководителя.
  • Ежедневно разбираться отчёты необходимо первые 2-3 месяца. Далее регулярность определяется квалификацией сотрудников и руководителя.
  • Поставили в Битрикс24 шаблоны каждому менеджеру "Плана на день" в задаче написана инструкция по постановке плана и написанию вечернего отчета. Пока привыкают и настраиваются. Почти каждый день разбираем и почти каждый день оптимизируем какой-либо процесс. Нашли много "узких" мест. Хотелось бы посмотреть на ваши планы.
  • Отправил примеры через соцсети. Коллеги, не забывайте писать мне сообщение через FB или VK после размещения комментария :-)
  • буду внедрять, вышлите пжл пример плана
  • Добрый день! Статья, ИМХО, замечательная. Не совсем понятно написан блок про "Действия руководства по формированию плана" с учетом того, что у всех своя орг. структура... Также не ясно, почему последовательность просмотра отчетов построена по принципу "сверху в низ"... вроде логично было бы, чтобы сначала отчеты проверяли начальники отделов/обособленные специалисты у конечных исполнителей, и затем первые отчитывались уже перед вышестоящими. Или я не уловил каких-то деталей...? Вместе с тем, методология, принципы, заложенные в идею ежедневных отчетов, мне очень импонируют. Автору спасибо!
  • Буду внедрять в компанию, вышлите мне примеры заполнения
  • Пока что с трудом внедряю планирование собственного рабочего дня. Подчиненные отчитываются о проделанной работе только по запросу, планы строят самостоятельно для себя. Опасаюсь протеста против такой формы отчетности, саботажа, профанации процесса. Но тем не менее хочу попробовать. Как объяснить им необходимость такого контроля? Как избежать вырождения инструмента в пустой ритуал? Прошу прислать пример отчета.
  • Добрый день, сейчас на пороге внедрения планирования и отчетности сотрудников. Буду благодарна за присланные образцы.
  • А где в битриксе24 можно установить "план на день"?
  • читаю с интересом ваши статьи! большое спасибо! Пробовал разные способы отчетов своих подчиненных. Но в итоге все скатывается к формальным отчетам. Хочу применить ваш метод, были интересны планы
  • Планирование у нас ведется ежемесячное, а вот для ежедневного пока мысли не дошли, интересно попробовать ежедневные планы и отчеты, поэтому вышлите, пожалуйста, Примеры ежедневных планов работ и хороших рабочих отчётов.
  • Алексей, примеры выслал. Попробовать ежедневные рекомендую. С их помощью вероятность выполнения ежемесячных планов вырастает в разы :-)
  • Не давать подчинённым "профанировать" отчёты — ваша задача, как руководителя. При подобных попытках рекомендую применять наказания.
  • Образцы отправил, но что-то совсем Вы мало своими мыслями на это счёт поделились. Надеюсь, что будущие комментаторы будут с этой точки зрения щедрее :-)
  • Единственный способ — не предоставлять такой возможности для сотрудников. Рекомендую к прочтению статью "Депремирование сотрудников: как сделать, чтобы они сами себя штрафовали за “косяки”: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/penalties-for-employees-principles/
  • Проверять отчёты у подчинённых — задача непосредственных руководителей.
  • Сейчас внедряем планирование и отчеты по вашей технологии для новой должности, чтобы максимально эффективно использовать человеческий ресурс и проанализировать правильность принятого решения по увеличению штата. Если это положительно скажется, будем переносить на другие должности и подразделения!
  • Добрый день! Очень ценная статья и самое главное актуальная. Примерами внедрения пока похвастаться не можем, у нас отчетность по факту формальная. Буду очень благодарен если Вы мне пришлете примеры , готов дать обратную связь о результате применения.
  • Ильдар, за обратную связь буду признателен :-) Примеры выслал. Удачи и настойчивости при внедрении!
  • Технология, при верном применении, сразу показывает объективную загрузку человека и его результаты работы.
  • Это интересно, но лучше если бы все было рассказано с применением Битрикс 24. Хочу увидеть ваши примеры сможете прислать?
  • Когда-нибудь опубликую и регламент, который полностью описывает как планирование задач, работу с задачами и формирование отчётов реализовать в Битрикс24.
  • Хочу внедрить в своей компании. Вижу, что задачи поставлены, а как идёт выполнение - не понятно! Думаю, будет много сопротивления)
  • Евгений, добрый день! Спасибо за хорошие статьи. Интересно узнать минусы применения описанного подхода. Какие возникают проблемы с "текучкой" кадров? Какой процент подходящих кандидатов отклоняют офер? Возможно есть другие отрицательные моменты. Поделитесь?
  • Евгений, здраствуйте! Спасибо за объемный и понятный материал, который Вы пишите в своих статьях. Сейчас активно работаю над планированием. Начинала с недельного, поняла, что ежедневный действительно эффективнее. Хотелось бы больше рекомендаций о разноплановых задачах, особенно, когда появляются внезапные задачи и сдвигают твой дедлайн. Буду благодарна за пример планов и рабочих отчетов. Запрос в FB уже давно у Вас)
  • Отличная статья, руководство к действию. На примере статьи делаю первые регламенты по отчетам и внедряю в свою компанию
  • Спасибо за статью и за все остальные! Использую ее для внедрения планирования в своем отделе.
  • Спасибо за статью, и вообще за дневник. Хотелось бы у себя внедрить. Хотелось бы увидеть реальный план в Вашей организации.
  • Спасибо за статью, и вообще за дневник. Хотелось бы у себя внедрить. Хотелось бы увидеть реальный план в Вашей организации.
  • Спасибо за статью, и вообще за дневник. Хотелось бы у себя внедрить. Хотелось бы увидеть реальный план в Вашей организации.
  • Максим, спасибо за тёплые слова. Желаю Вам целеустремлённости и терпения при внедрении.
  • Существует болевая точка- приоритетность задач! Буду признательна в предоставлении планов и отчетности!
  • При написании планов мои сотрудники (те, которые работают меньше 3-х месяцев), расписывают план действий по решению каждой задачи. Также все сотрудники, отчитываясь о выполненных задачах заполняют графу "Анализ". В этой графе они предлагают меры по повышению эффективности выполнения подобных задач, то есть меры по сокращению затрачиваемого времени и повышению итогового результата.
  • Круто, спасибо, сберегли кучу времени на пробы/ошибки
  • В целом предложенное решение намного лучше чем полное отсутствие планирования. Непонятно зачем нужно дублирование в гугл док. Ведь все задачи можно планировать и контролировать прямо в битрикс.
  • Да, сейчас так и происходит, опубликовал соотв. регламент в статье "Как организовать работу с задачами, учёт времени, контроль и составление планов для сотрудников с помощью Битрикс24: Подробный регламент": http://openstud.ru/blog/for-businessmen/bitrix24-work-with-tasks/
  • "Ретроспектива" по итогам выполненной задачи — хорошая практика. Её дополняет технология экспериментов, подробнее в статье "Метод экспериментов: Как руководителю избежать трагических ошибок при разработке и развитии технологий и бизнес-процессов": http://openstud.ru/blog/for-businessmen/management-experiments/
  • Наталья, рекомендую для каждой должности составить таблицу приоритетов. Это позволит сэкономить не только ваше время, но и сотрудников.
  • Интересно. В данный момент хочу совершить вторую попытку внедрения планирования, хотя бы еженедельного. Первая была неудачной.
  • Спасибо за статью! Буду признательно за примеры плана, на данный момент учусь планировать рабочий час.
  • Согласна с теми, кому необходим пример планирования и отчетности! Буду признательна за реальные примеры!
  • Полезная статья.
  • Очень полезно. Спасибо
  • Отличная статья! Можно примеры отчетов?
  • Постоянно не успеваю. пришлите пример, буду внедрять
  • Благодарю за ваши статьи! Как раз сейчас пытаемся понять, как внедрить планирование в коллективе, как пережить негатив со стоны коллектива :))) и информация, которую вы предоставляете, очень помогает! Очень бы хотелось ознакомиться с примером отчета.
  • Постоянно не успеваю, пришлите пожалуйста пример, буду внедрять
  • Пришлите пожалуйста пример,буду благодарна.

Комментарии

Прозрачные и конкретные планы, а также работа с приоритетами задач позволяют избегать форс-мажорных обстоятельств и жизни в постоянном "режиме МЧС".

написал Станислав Кошкин, 19 Мая 2014

Полезная статья. Планирование надо внедрять почти на каждом предприятии. В рабочий отчет по итогам дня я бы добавил еще номер задачи из плана на этот день.

написал Андрей, 20 Мая 2014

Добрый день!
Понравилось, что сотрудники всё делают сами и планы составляют и отчеты пишут.
Но может быть не писать отчеты, а брать тот же план и выставлять статус задачи к текущему моменту и комментарий к ней. Так легче будет сопоставлять то что надо было сделать в конкретный период и что фактически было сделано и сколько "лишних" задач появилось и их статус тоже.

написал Марина, 19 Мая 2015

Полезная статья. Если приоритетность задач расставлять в %, то можно еще привязать степень выполнения к премиальной части зарплаты... Мы практикуем. Как по мнению автора, имеет ли смысл вообще привязывать этот инстумент к зарплате или другим (каким?) мотивирующим инструментам? Спасибо!

написал Юлия, 18 Июня 2015
Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле