Как управлять ожиданиями кандидатов на работу и сотрудников с помощью документа «Внутренний FAQ: типовые вопросы от сотрудников и ответы на них», и сэкономить нервы, время и деньги. Пример «боевого» документа

Отношения, зародившиеся во лжи… в результате от неё же и погибнут

Автор неизвестен

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Липовые ожидания — словно повязка на глазах у человека и путь в отношениях, в конце которого очень часто находится обрыв.

«Иногда они разрушаются», или Как умирают надежды при выходе нового сотрудника на работу

Вы, как руководитель, долго искали себе добросовестного, знающего и опытного сотрудника. Были потрачены десятки часов на собеседования и, наконец, тот самый отличный специалист был найден.

Вы несказанно рады, что ваша компания/подразделение пополняется профессионалом высочайшего уровня. Воображение уже построило сладостные картины, как за счёт такого замечательно сотрудника теперь дела в компании пойдут по-другому, вы сможете улучшить качество работ, и конечно же получить дополнительную прибыль. Но…

Буквально через два-три дня, утром, вы обнаруживаете пустое рабочее место новичка. Работник, на которого возлагались такие большие и радужные надежды, не приходит через час, через два, и даже через три часа (начинает умирать последняя надежда).

Буквально через два-три дня, утром, вы обнаруживаете пустое рабочее место новичка

Не торопитесь радоваться, если вы оформляете сотрудника официально в первый рабочий день. Вместо пустого стола вы можете обнаружить новичка у дверей своего кабинета с заявлением об увольнении по собственному желанию. В обоих случаях руководителю хочется закричать во весь голос: “***, за что!”

Подождите, ведь это ещё не худший вариант! Только представьте, что всё то же самое могло бы произойти через 2 недели, или через месяц после того, как сотрудник вышел на работу и в его обучение были вложены немалые деньги и время, как ваше личное, так и коллег. Задача данной статьи — помочь вам сэкономить время и деньги, ну и, конечно же, моральные силы :-)

Обманывать ожидания — вставать на «путь войны»

Почему так происходит? Да, есть, конечно, экзотические случаи, когда работнику понадобилось на следующий день после выхода на работу переезжать в другой город, или ему сделали предложение в другой компании, от которого он просто не смог отказаться.

Однако гораздо чаще причина более банальна: ожидания сотрудника относительно условий работы и её организации в вашей компании оказались далекими от реальности. Обман ожиданий — это тот же самый обман, который, если перефразировать высказывание древнего китайского стратега Сунь Цзы, — путь войны (в оригинале цитата звучит как “война — путь обмана”)

Обман ожиданий бывает настолько сильным, что вновь вышедший сотрудник незамедлительно увольняется. Если же уровень несовпадения ожиданий с реальностью средний или выше среднего и сотрудник у вас остаётся работать, будьте бдительны. На путь войны вы уже ступили, а значит ответные “боевые действия” и “обман” — не за горами. Как этого избежать? Разве что придумать отдельную стратагему, но и тогда шансы на успех сомнительны. Не лучше ли до этого не доводить?

Быстрый уход сотрудника после нескольких дней работы я называю для краткости “потеря на старте”. Да, каждый руководитель “терял на старте” сотрудников. Но у кого-то это большая редкость, а у кого-то — “каждый второй случай”. Возникает резонный вопрос: “Что необходимо сделать, чтобы минимизировать риск возникновения “потери на старте”? Сформировать у кандидата максимально близкие к реальности ожидания относительно организации и условий работы!

Иногда ожидания могут невероятно расходиться с “как на самом деле” :-)

Как это сделать, я подробно рассказываю в статье “Пошаговый алгоритм поиска и подбора руководителей-соратников: где искать и как проводить собеседование при приёме на работу”. Здесь же я расскажу подробно лишь про один из элементов технологии “ознакомления с реальностью” — файл со списком частых вопросов от сотрудников с ответами на них. Кратко я называю этот документ “Внутренний FAQ”.

Во “Внутренний FAQ” я рекомендую добавлять правила на следующую тематику: продолжительность рабочего дня и учёт рабочего времени; основные принципы выплаты отпускных, зарплаты и больничных; вопросы, связанные с организацией рабочего места; ограничения по использованию корпоративного оборудования и личных устройств.

Рекомендую делать в виде отдельных регламентов всё, что касается технических особенностей работы в тех или иных корпоративных сервисах; пошаговые алгоритмы действий, в том числе при планировании и создании регламентов по вознаграждениям с продаж и достижениям грейдов (подробнее об этом в моём мини-тренинге «Мастер регламентов»).

Сценарии использования «Внутреннего FAQ»

Прежде чем перейти к “шаблону FAQ”, предлагаю зафиксировать основные сценарии его использования и приносимую пользу:

• Во-первых, как уже упоминалось выше, “Внутренний FAQ” оказывает неоценимую помощь в формировании правильных ожиданий у тех, кто устраивается на работу в вашу компанию. Отправьте кандидату на ознакомление “Внутренний FAQ” до того, как он примет окончательное решение о работе в вашей компании (рекомендую отправлять в одном письме вместе с тестовым заданием). Так вы значительно уменьшите вероятность сценария “потеря на старте”.
• Во-вторых “Внутренний FAQ” фиксирует ключевые правила в легко понятной и читаемой форме для всех сотрудников, которые уже работают в вашей компании. Наличие документа помогает избежать множества потенциальных конфликтных ситуаций из разряда “почему мне не засчитали в рабочее время утренний поход в кафетерий?”
• В-третьих, документ освобождает память руководителя от необходимости помнить, когда и какие им были установлены правила. К тому же, это невозможно.
• В-четвертых, FAQ используется при делегировании работы по подбору сотрудников HR-специалистом. Многие специалисты по персоналу ошибочно полагают, что их КПД — это количество принятых сотрудников. Реальный же показатель — это количество успешно работающих. Так вот, чтобы HR не пели дифирамбы про “счастливое братство свободолюбивых людей” в вашей компании, когда на самом деле у вас в почёте порядок и дисциплина, сделайте обязательной отправку “Внутреннего FAQ” новичкам.

Как постепенно менять право обычая: краткая рекомендация

Если право обычая относительно упоминаемых в FAQ вопросов, сложившееся годами, сильно отличается от предлагаемых ниже ответов, то не торопитесь “одним махом” внедрить эти правила, да ещё и все. Действуйте постепенно. Вначале опишите существующие правила, потом постепенно их дополняйте.

Например, сейчас в вашей компании не определено время начала рабочего дня. Сделайте следующее. В ответе на соответствующий вопрос составьте схему преобразования от сегодняшнего права обычая до требуемого.

Пример для вопроса “Когда начинается рабочий день?”: “когда заходите в здание офиса (через 1 месяц) → когда входите в рабочий кабинет (ещё через 1 месяц) → когда включаете компьютер (ещё через 1 месяц) → когда начинаете выполнять первую рабочую задачу (ещё через 1 месяц)”. Не забудьте зафиксировать стартовую дату. Сотрудники же сами не заметят.

Пример «боевого» внутреннего FAQ для компании (отработан на практике в моей компании)

Далее я приведу пример документа “Список типовых вопросов от сотрудников и ответов на них”, который используется в моей компании. Специально привожу пример “боевого” документа (однако некоторые разделы и вопросы я всё же исключил), т.к. считаю: самая лучшая теория — это теория, проверенная на практике. Намеренно привожу его без корректуры со стороны редактора, чтобы было “как есть”. Так что заранее извиняюсь за возможные стилистические, орфографические и пунктуационные ошибки.

Мой базовый вариант конечно же не “написан кровью”, как военный устав, но зато оплачен деньгами, временем и нервами

На основе опубликованного ниже образца вы сможете разработать свой собственный “Внутренний FAQ”. Экономьте время и не изобретайте велосипед. Копируйте, улучшайте и доводите до сотрудников. Кроме вопросов и ответов, я сохранил вводные моменты, которые могут быть полезны в документе такого плана.

Определения и условия

Компания — подставьте сюда название вашей компании

Сотрудник — сотрудник, официально оформленный на работу в Компании.

Правила дополнения FAQ

• Компания оставляет за собой право вносить изменения в FAQ. Если они существенные, то Компания будет при этом информировать Сотрудников, которых касаются эти изменения. — комментарий: заведите себе хорошее правило, любые договорённости и обещания должны действовать определённое время. Естественно, когда время можно определить заранее, то лучше указать конкретную дату.
• FAQ не является юридически значимым документом. Информация в нём предоставлена для ознакомления с правилами игры и является частным мнением :-) комментарий: эту фразу имеет смысл оставить для того, чтобы не было желающих искать, в чём какие-то из пунктов могут формально не совпадать с ТК РФ.

1. Время

Как отмечаться на рабочем месте? Каковы правила?

При прибытии на работу (или при “удалённой работе” нажимаем кнопку “Начать рабочий день”, при уходе — “Завершить рабочий день”).

• Если есть перерыв (обед, отлучился по личным делам, перекур, поговорить по телефону и т.д.) необходимо нажать кнопку “Перерыв”.
• В случае отсутствия, необходимо его самостоятельно внести в “График отсутствий” корпоративного портала. Варианты отсутствий:
• Прогул.
• Отпуск.
• Отгул за свой счёт.
• Больничный.
• Работа из дома (больничный).
• Работа из дома (согласовано).
• Командировка.
• Преднамеренное искажение данных расценивается как целенаправленный обман.
• В случае если кнопку вовремя нажать не удалось (технические причины, встреча и т.д.), то необходимо вручную скорректировать время начала работы в Корпортале, указав обязательно реальную причину.
• Для офисных сотрудников, при начале рабочего дня позже 10:00, обязательно необходимо указать причину в комментарии к конкретному дню.

Когда начинается и заканчивается моё рабочее время?

Рабочий день начинается:

• при нахождении в офисе:
• С момента начала выполнения первой рабочей задачи и нажатия кнопки “Начать рабочий день”. (кофепития, утренние туалеты, обсуждение новостей за вчерашний день, светские беседы и т.п. проводить необходимо до начала рабочего дня в своё личное время).
• при выезде к Клиенту или по другим делам
• С момента, как Сотрудник открыл дверь офиса Клиента.
• при удалённой работе
• С момента начала выполнения первой на сегодняшний день задачи и нажатия кнопки “Начать рабочий день”.

Рабочий день заканчивается:

• при нахождении в офисе:
• С момента завершения выполнения последней рабочей задачи и нажатия кнопки “Завершить рабочий день”. (сборы, одевание, вечерний, туалет, обсуждение вечерних планов с друзьями и семьёй, и т.п. проводить необходимо после завершения рабочего дня в своё личное время).
• при выезде к Клиенту или по другим делам
• С момента, как Сотрудник закрыл дверь переговорной Клиента.
• при удалённой работе
• С момента, когда было завершено выполнение последней на сегодняшний день задачи и нажатия кнопки “Завершить рабочий день”.

Каково официальное время работы офиса Компании?

• Официальное рабочее время: с 10:00 до 19:00, перерыв на обед — 1 час, c 13:00 до 14:00. Перерыв на обед не может быть сокращен (вопрос полноценного отдыха).
• При отклонении от официального времени необходимо проинформировать исполнительного директора и/или вышестоящего руководителя.
• Если вдруг необходимо уйти раньше, чем запланировано или позже прийти, то свой уход (поздний приход) необходимо заранее (не позднее, чем за 2 часа) согласовать с исполнительным директором и непосредственным руководителем.
• Данная возможность рассматривается как поощрение и не предоставляется на регулярной основе.
• В случае форс-мажора и невозможности связаться с исполнительным директором для согласования отсутствия на рабочем месте из-за возникновения форс-мажорной ситуации, необходимо написать сообщение в чат корпоративного Битрикс24 исполнительному директору о времени и причине отсутствия.
• Сокращённые рабочие дни (пятницы, предпраздничные и прочая “халява”) в нашей компании отсутствуют.
• Если Вам таки очень важно в какой-то день уйти пораньше, то можно отпроситься у исполнительного директора, но эти часы не засчитываются как рабочие.

Хотел бы приходить в другое время. Возможно ли это? Какая продолжительность рабочего дня?

• Нет, невозможно. В особых случаях (когда нужно отсутствовать в какое-то конкретное время) этот вопрос необходимо согласовать с исполнительным директором не позднее, чем за 1 рабочий день. Исключения по срокам могут быть в случае форс-мажора. Статус форс-мажора события необходимо согласовать с исполнительным директором.
• Продолжительность работы устанавливается в соответствие с корпоративными требованиями:
• на текущий момент звучит так: “Каждый сотрудник должен потратить не менее 8 часов своего рабочего дня на выполнение поставленных задач и развитие компании”.
• необходимые технические перерывы для решения задач необходимо учитывать во времени (как планируемом, так и фактическом) на выполнение данных задач.

Меня попросили задержаться на работе. Как к этому относиться?

Вас могут попросить задержаться, если что-то очень сильно “горит”. Если “задержка” была серьёзной это время может быть компенсировано (например, на следующий день можно прийти на час позже, но заранее предупредив об этом непосредственного начальника) по устной договорённости с непосредственным начальником.

Я не успеваю выполнять свою работу в рабочее время. Что делать?

Подойти к непосредственному руководителю или исполнительному директору и объяснить ситуацию. Мы проверим уровень вашей нагрузки. Здесь возможны 2 варианта:

• Если Вы не успеваете из-за “перегруженности” — это недоработка Компании. Мы разделегируем часть ваших обязанностей, придумаем как увеличить вашу эффективность.
• Если дело в ваших знаниях или низкой трудоспособности — узнавайте больше, больше времени уделяйте на решение задач. Обучайтесь в свободное от работы время.
• Чтобы разобраться в чём дело, мы понаблюдаем некоторое время за вашими индивидуальными ежедневными и еженедельными планами.

Что делать, если у меня вдруг внезапно кончились задачи?

• Коллеги, необходимо заранее планировать свои задачи. А также потенциальные “простои” в работе. О них необходимо заблаговременно (как только возможно) предупреждать непосредственного начальника и исполнительного директора.
• Если вдруг простой случился, необходимо немедленно об этом известить исполнительного директора или замещающее его лицо.
• Если факт “простоя” Сотрудника в работе обнаруживается лишь “по факту”, то время простоя не учитывается как рабочее время.

Можно ли работать над “левыми” проектами? Что будет если вдруг кто-то узнает? Как мне решать свои личные вопросы на рабочем месте, находясь в офисе?

• В офисе Компании запрещено:
• работать над какими-либо “левыми” или своими проектами (обеденный и любые другие перерывы — не исключение).
• отвлекаться на свои личные задачи и проблемы (постоянные и длительные телефонные звонки, длительные перекуры и т.д.). (если есть срочная личная проблема и её необходимо срочно решать — нажимайте кнопку “Перерыв”. При личном телефонном разговоре — также выходите из общего кабинета).
• Коллеги, планируйте своё время так, чтобы решать все эти задачи вне офиса и вне рабочего времени.
• При вскрытии фактов работы в офисе Компании над “левыми” и личным проектами — сразу прощаемся, причём без выплаты отпускных и бонусов.
• При отвлечении на свои личные проблемы без выполнения вышеуказанных действий — сначала предупреждение.

Как учитываются технические перерывы (заварить кофе, вымыть руки и т.д.)?

• Время технического перерыва “размазывается” по выполняемым задачам в течении дня.
• Если при этом время выполнения задачи превышает её эффективное выполнение — сокращайте количество технических перерывов, либо нажимайте кнопку “Перерыв” в корпоративном портале в случае прерывания рабочего процесса.

Как учитываются перекуры?

• Кратко: как личное время.
• Подробнее: на “загнивающем” Западе уже давно подсчитывают убытки от перерывов на “перекур”. Вот одна из заметок на тему подсчёта затраченного времени на “перекуры”: http://blog.toggl.com/2014/12/smoke-break-timer/
• Время перекуров — исключается из общего рабочего времени. Во время выхода на перекур необходимо ставить свой рабочий день на “перекур”.

2. Рабочее место

Будут ли у меня ключи от кабинета? Что если я их потеряю?

• Да, ключи выдаются под подпись.
• Если ключи будут утеряны (и т.п.), необходимо сделать дубликат, но за свой счёт. Аналогично в отношении любых других выданных Компанией материальных средств (телефоны и т.д.)

Какие на данный момент есть правила использования компьютеров и оргтехники?

• Компьютер должен работать постоянно (т.е. его НЕ нужно выключать на ночь и выходные, обеденные перерывы и т.д.)
• При уходе с рабочего места компьютер должен быть заблокирован (комбинация клавиш “кнопка Windows” + “L”.
• В случае неисправностей в работе оборудования или программного обеспечения — необходимо сразу же отправить заявку системным администраторам.
• В случае необходимости покупки какого-либо оборудования / устройства в рабочих целях — необходимо обратиться к исполнительному директору.

Мне не нравится расположение стола и то, что в мой монитор смотрят коллеги

• У нас нет каких-то базовых правил по расположению столов. Но бывают определённые бизнес-соображения (например, “при данном расположении стола, стул может оставлять своей спинкой следы на стене” или “в это помещение должно вместиться 5 столов”).
• Если Вы так трепетно относитесь к своей картинке в мониторе, то у нас могут возникнуть резонные вопросы: “Чем Вы занимаетесь в рабочее время?”

Какие правила использования корпоративной информации? Что считается коммерческой тайной? Как мне обращаться с файлами, историей переписки в почте и других моих рабочих аккаунтов?

• Общие принципы использования корпоративной информации и коммерческой тайны определены в индивидуальном “Соглашении о конфиденциальности”.
• Запрещается удалять историю переписки и любую другую рабочую информацию и данные в корпоративных аккаунтах (любые письма из почтовых ящиков, полученные от контрагентов и отправленные им; историю переписки в скайп и других мессенджерах, и т.д.).
• Все файлы должны быть чётко структурированы в соответствии с действующими корпоративными регламентами. Запрещается несанкционированное удаление рабочих файлов, как с локального диска, так и из общих папок.
• Запрещается использовать корпоративные и рабочие аккаунты или другие иные данные от аккаунтов контрагентов Компании после прекращения трудовых отношений с Компанией или устного распоряжения.
• Запрещается использовать каким-либо образом контакты Клиентов, потенциальный клиентов, исполнителей и др. (в т.ч. и после прекращения трудовых отношений).

При каких моих действиях меня ждёт увеличение денежного вознаграждения и рост в Компании?

• Выполнение задач в соответствии с правилами “Регулярного менеджмента”.
• Позиция “лояльность” по отношению к системе управления Компании.
• Активное участие в развитии текущих и новых бизнес-процессов Компании.
• Непрерывный профессиональный рост.

При каких моих действиях меня могут уволить из компании?

• Выполнение “левой” работы в офисе.
• Использование клиентской базы или других контактов для своих личных целей или целей третьих лиц.
• Предоставление заведомо ложной информации руководителю (обман).
• Позиция “конфронтация” по отношению к системе управления Компании.
• Низкая эффективность труда.
• Нежелание или отсутствие возможности профессионального развития.

Могу ли я использовать оборудование и расходные материалы компании в личных целях?

Офис — это НЕ пространство изобилия. Всё что куплено на деньги компании принадлежит ей.

• Стационарные и мобильные телефоны (в том числе СИМ-карты) и принтеры запрещено использовать в личных целях.
• Также запрещено использовать в личных целях любые принадлежащие Компании расходные материалы, устройства, мебель и т.д.
• Использование возможно в случае форс-мажора, но с обязательным уведомлением исполнительного директора.
• Компьютер, сканер и подобные устройства в случае отсутствия необходимости покупки к ним расходных материалов могут быть использованы по согласованию с исполнительным директором (естественно, в личное время).
• Данная позиция со стороны руководства объясняется следующим: “Офис — это НЕ некое пространство изобилия, где можно решать свои личные задачи за счёт Компании. Для своих личных задач есть копи-центры, МФУ дома, личный мобильный телефон и т.д.”

Могу ли я использовать личные компьютеры, планшеты и другие устройства на рабочем месте в офисе?

• На рабочем месте в офисе разрешается использование только компьютеров, предоставленных Компанией для работы.
• Личная переписка, общение не связанное с работой, и т.д. должна происходить за пределами рабочего пространства (диваны в коридоре, во время обеда в кафе и т.д. — при нажатой кнопке “перерыв”, естественно). В рабочее время отключайте интернет в своём телефоне, чтобы не отвлекаться.
• Возможно использование личного телефона, но только для приёма входящих звонков с последующим выполнением действий, описанных в ответе на вопрос "Можно ли работать над “левыми” проектами? Что будет если вдруг кто-то узнает? Как мне решать свои личные вопросы на рабочем месте, находясь в офисе?"

3. Зарплата, отпускные, отгулы, больничные и т.д.

Когда выплачивается зарплата?

• За текущий месяц — в первый рабочий день следующего месяца (Пример: за “СЕНТЯБРЬ” зарплата выплачивается в первый рабочий день “ОКТЯБРЯ”.

Как выплачивается мне зарплата? Какие налоги удерживаются? В каком случае выплачиваются проценты с продаж (бонусы)?

• Официальная зарплата за текущий месяц перечисляется на банковскую карту Сотрудника ориентировочно в последний рабочий день текущего месяца (или 2 раза в месяц, разделённая на 2 части)
• Из своей официальной зарплаты Сотрудник оплачивает государству налог на доходы физических лиц (НДФЛ), который на данный момент составляет 13%. НДФЛ автоматически удерживается (и перечисляется в адрес государства) при перечислении официальной зарплаты на карточку Сотрудника.
• Налоги в Пенсионный Фонд, страхование и т.д. оплачиваются за счёт Компании.
• Проценты по совершённым продажам (бонусы) выплачиваются только в том случае, если Сотрудник к моменту их выплат находится в штате компании.

Депремирование: что значит это ужасное слово и как применяется? Какова статистика по депремированию?

• Бюджет депремирования (премия за безупречность) выделяется из 10% общей зарплаты. Например, общая зарплата: 40.000 руб./мес. Значит, бюджет на депремирование будет 4.000 руб. А размер одного депремирования (10% от бюджета депремирования): не более 400 руб.
• Обязательство себя самостоятельно депремировать Вы берёте в случае, когда Вы полностью согласны с нарушением Вами одной или нескольких “парадигм регулярного менеджмента”. Выполнение данного обязательства исключительно вопрос вашей воли. Никто не может своим решением Вас депремировать, только Вы сами. Также Вы всегда можете подать апелляцию на формат разбора управленческой ситуации напрямую генеральному директору (Про “управленческие ситуации” см. подробнее “Управленческие ситуации: как их разбор решает проблему «заколдованного круга» воспитательных бесед с подчинёнными (с примерами)”

Фраза “за брак расплата — твоя зарплата” актуальна в наше время как никогда

• Этапы введения депремирования для новых сотрудников:
• Первый месяц (“холостые выстрелы”): факты нарушения парадигм регулярного менеджмента заносятся в электронное личное дело сотрудника, подробно разбираются, но депремирования не происходит.
• Второй месяц (“выстрелы солью”): факты нарушений и проступков заносятся руководителем в личное дело и депремируются в размере 50% (т.е. вместо 400 руб. из примера, размер: 200 рублей).
• Третий месяц и далее (“стрельба боевыми”): все факты заносятся в личное дело, размер штрафа составляет 10% от премии за безупречность.
• Статистика: редко кому удавалось “депремироваться” более 2-3 раз за месяц (800 руб. из примера).
• Подробнее про депремирование читайте в статье “Депремирование сотрудников: как сделать, чтобы они сами себя штрафовали за “косяки”

Что будет, если по итогам месяца моё среднее рабочее время меньше 8 часов в день?

• В данном случае общая заработная плата будет пересчитана исходя из фактически затраченного времени на выполнение задач (сокращённых дней в компании нет).
• Раз вы получите меньше за меньшее количество отработанного времени — это НЕ значит, что мы обрадуемся. Поэтому если вам по личным причинам пришлось пропустить рабочее время — мы ожидаем, что вы его наверстаете в своё личное время.
• Также, если задерживаться на работе на 30 минут ежедневно, то зарплата выйдет больше. В данном случае должны быть веские обоснования подобных задержек, а сам факт необходимости регулярных задержек должен быть утверждён генеральным директором.

Как учитываются отгулы? Действия, если я хочу в отгул?

• Отгул предоставляется исключительно за свой счёт.
• Согласовать дату отгула с непосредственным начальником и исполнительным директором.
• Заранее написать заявление на отгул и отдать исполнительному директору.

Могу ли я работать удалённо в отдельных случаях (приболел, меняют окна и т.д.)?

• Да, такая возможность есть. Необходимо заранее согласовать с непосредственным начальником и исполнительным директором.
• Однако, приоритет отдается работе в офисе. Поэтому нужно иметь обоснование удаленной работы
• Позаботьтесь заранее о наличии у Вас гарнитуры (наушники + микрофон) для общения голосом по скайп и видео-камеры. Должен быть монитор не ниже 17”, надёжный и быстрый Интернет, а также производительный компьютер.
• При этом производится 100% оплата отработанного времени.
• Данная возможность рассматривается как поощрение.
• В случае болезни и работе из дома расчёт происходит следующим образом:
• “рабочими” засчитываются только те часы, в рамках которых решались задачи.
• “больничным” засчитываются те часы, которые “вы не смогли отработать” из 8 часового дня (число больничных часов сложенное с часами отработанными в этот день не может превышать 8 часов).

Как оплачивается больничный? Как рассчитывается оплата больничного?

• Требования к предъявлению больничного листа:
• больничный лист не обязателен, если больничный длится менее или равен 3 (трём) рабочим дням.
• больничный лист обязателен к предъявлению, если больничный длится более 3 (трёх) рабочих дней;
• если условия предоставления больничного листа нарушаются, Компания оставляет за собой право рассчитать такой больничный, как отгул за свой счёт;
• больничный рассчитывается бухгалтерией. При расчёте используется общая зарплата и официальные государственные коэффициенты, зависящие от трудового стажа, указанного в трудовой книжке.

Как рассчитываются отпускные? С кем согласовывается отпуск? Когда оплачивается?

• Их рассчитывает бухгалтерия исходя из общей зарплаты (оклада).
• Бонусы, вознаграждения за продажи, денежные поощрения и т.д. НЕ учитываются при расчёте отпускных.
• Отпуск предоставляется только после 6 месяцев работы в Компании.
• Отпуск разбивается на 2 равные части по 2 недели. Исключения бывают, но обсуждаются отдельно и рассматриваются, как поощрение. По желанию Сотрудника и согласованию с Компанией отпуск может быть заменён денежной компенсацией.
• Отпуск согласовывается с непосредственным начальником, исполнительным директором и генеральным директором. И заносится в специальную таблицу отпусков (в первую рабочую неделю нового года)
• Отпускные выплачиваются в последний рабочий день перед отпуском.
• Сумма отпускных рассчитывается исключительно по фактическому количеству отработанных месяцев в Компании. (если требуется количество дней больше, чем есть фактически, они могут быть “закрыты” отгулами за свой счёт по согласованию с руководством).
• Отпуск возможен только официальный, альтернатива неофициальному отпуску — взять несколько дней отгулов за свой счёт.

В каких случаях мы можем НЕ согласовать предложенную Вами дату отпуска?

• Невозможность перенести ранее запланированную работу, появившуюся до того, как Вы назвали конкретные даты желаемого отпуска.
• В Декабре и Январе уйти в отпуск — крайне маловероятное событие, из-за обычной загрузки в это время.
• Планируемые даты вашего отпуска НЕ должны пересекаться с планируемыми датами отпуска другого специалиста компании, решающего аналогичные задачи и/или на аналогичной должности.
• При переносе заранее запланированного отпуска НЕТ гарантий, что перенос будет согласован (см. пункты выше)

Если так случится, что мне понадобится декретный отпуск?

• Компания будет относиться к этому лояльно, если Сотрудник проработал (и причём продуктивно) более 12 месяцев в Компании (Согласитесь, не очень приятно, если в вашу компанию устраиваются только для того, чтобы “пересидеть” декрет).
• Если вы себя зарекомендовали, как ценный специалист, мы будем готовы с вами работать и во время декретного отпуска в дистанционном формате (если у Вас будет такая возможность и желание) до тех пора, пока данное сотрудничество будет взаимовыгодным.

Оплачивается ли обучение и повышение квалификации? Каковы принципы?

• План обучения сотрудника регулируется посредством системы грейдов и профилем рабочего места.

Да, обучение сотрудника — процесс обязательный для каждого. А в вашей компании нужны те, кто не желает или не может обучаться?

• Обучение в рамках разработанной системы грейдов и профиля рабочего времени выполняется Сотрудником за свой счёт (речь идёт о работе с распространёнными внешними сервисами, прохождении курсов, чтение литературы и статей, просмотр видео-уроков и т.д.). Подробнее про грейды читайте в статье “Система грейдов, или Как вырастить руководителей и сотрудников-профессионалов”
• Обучение внутренним регламентам и процессам выполняется за счёт Компании.

Какая система компенсаций принята в компании?

При поездке по рабочим вопросам:

• на общественном транспорте — все расходы компенсируются по итогам месяца. Правила подсчёта: если поездка в начале (или в конце) рабочего дня, то на метро — только в одну сторону.
• на личном транспорте — компенсация отсутствует. Компенсация по отдельным случаям использования личного транспорта (доставка чего-либо и т.д.) могут обсуждаться в индивидуальном порядке.

Мобильная связь, стационарные телефоны:

• Для тех, кому она необходима компенсируется в рамках 300 руб/мес исключительно на рабочую сим-карту. Междугородняя, международная связь не компенсируется.
• при необходимости междугороднего, международного звонка необходимо воспользоваться стационарным телефоном от Mango. Важно! Звонок должен быть исключительно по рабочему вопросу. Если нет — должен быть предварительно быть согласован с исполнительным директором.

4. Еда, приём пищи

Можно ли обедать за рабочим местом?

• Можно пить кофе (чай) и “грызть” печеньки и снеки :-)
• Любая еда, требующая разогревания или имеющая специфический запах должна употребляться в столовой.

Кофе, чай и др.

• Все Сотрудники Компании должны иметь доступ к предоставленным за счёт Компании: заварному кофе, чаю, сиропам, сахару и т.д. Если у Вас есть “проблемы” с доступом, обратись к непосредственному начальнику или исполнительному директору.
• Заказ осуществляется в рамках суммы N тыс. руб.

Бонус для внимательных читателей: дополнительные вопросы и ответы, не вошедшие в пример FAQ

Осталось несколько вопросов и ответов, которые я сохранил “на десерт”. Хотите их получить? Для этого вам необходимо на практике отработать их написание (это будет полезно, т.к. фактически вы начнёте составлять “внутренний” FAQ для своих сотрудников.

Выполните 2 простых действия, чтобы получить бонус:
1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Напишите вопрос и ответ, которые вы бы добавили для своих подчинённых. Ответ должен содержать не менее 15-ти слов и быть, как и вопрос, осмысленным).

2) Отправьте запрос на получение бонусных материалов через личные аккаунты Евгения Севастьянова в социальных сетях (через личное сообщение):

Вместо заключения: Применяйте методику управления ожиданиями для всех остальных!

Что делать, если вы руководитель подразделения, а директор компании не торопится создать FAQ? Сделайте для своего отдела! Единственное, когда появится Общий FAQ, избегайте дублирования и ссылайтесь на него вместо того чтобы “задраивать” информацию.

И ещё одна маленькая рекомендация. Применяйте методику управления ожиданиями не только для вновь приходящих и действующих сотрудников, но и для ваших потенциальных и действующих клиентов, партнёров, подрядчиков, да и в семейных отношениях этот принцип работает великолепно.

Вы удивитесь, насколько более гладкими станут ваши отношения и сотрудничество с людьми, когда они узнают о ваших условиях работы и особенностях взаимодействия заранее.