Звонки по России:
+7 (812) 643-42-70
Заказать звонок
Комплексное продвижение сайтов
и управленческий консалтинг
Каталог услуг
  • +7 (812) 643-42-70
  • +7 (495) 540-47-72
  • +7 (812) 643-42-70
  • +7 (495) 540-47-72

Как построить систему регламентов в компании, продумать структуру и систему доступов к информации для сотрудников

Скорость нужна, а поспешность вредна
Александр Суворов

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

От структуры папок системы регламентов зависит многое: удобство использования и администрирования, вероятность ошибок и несанкционированного доступаОт структуры папок системы регламентов зависит многое: удобство использования и администрирования, вероятность ошибок и несанкционированного доступа

Редкий руководитель в наше время недооценивает полезность системы регламентов для роста производительности и эффективности труда сотрудников. Если у вас всё же есть сомнения, начните чтение со статьи “Система регламентов в компании как краеугольный камень эффективности руководителя”.

Почти каждый собственник, топ-менеджер и руководитель хочет выстроить систему регламентов в своей компании/подразделении сразу, как только узнаёт о её преимуществах.

Однако «Скорость нужна, а поспешность вредна», — говорил великий русский полководец Александр Суворов. Прежде чем приступать к разработке регламентов, предлагаю задаться вопросами: "Какая должна быть структура у системы регламентов?” и “Есть ли типовые варианты и принципы, или для каждой компании система регламентов строится по-своему?”

В статье-руководстве, которая сейчас перед вами, я подробно рассказываю о типовом подходе к формированию структуры системы регламентов. Материал основан на моём опыте построения структуры как в своей компании, так и у наших Клиентов.

Типовая структура папок системы регламентов: подробное описание на реальном примере

От структуры папок системы регламентов зависит многое: удобство использования для сотрудников; лёгкость дальнейшего развития и администрирования; вероятность возникновения ошибок и несанкционированного доступа.

Все документы в рамках системы регламентов структурированы в папках. Папки могут быть вложенными. Прежде чем продолжать чтение, обязательно изучите разделы “Структура папок, иерархия (на примере файловой системы)” и “Предоставление доступа: иерархия, наследование, пользователи, группы”, а также полностью прочитайте всю статью “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”. Также изучите статью “Система регламентов (часть 2): требования к функционалу текстового редактора для составления регламентов”.

Доступы к папкам, там, где это возможно, предоставляйте всегда на уровне групп, когда дело касается должностных инструкций и регламентов. Давайте доступ на уровне пользователей, когда речь идёт о личных документах сотрудника.

В чём смысл использования групп? Их использование значительно упрощает администрирование и предоставление доступов к документам.

Используйте группы пользователей для упрощения администрирования и минимизации вероятности ошибки

Сотрудник перешёл в другой отдел? Старый ушёл, а на его место пришёл новый? Теперь нет необходимости расставлять заново права доступа у папок в системе регламентов. Просто перенесите сотрудника из одной группы в другую. После этого у него будет доступ только к тем документам, которые доступны в новой группе.

Предлагаю разобрать на конкретном примере структуру папок системы регламентов. Допустим, у компании следующая организационная структура:

  • генеральный директор;
  • исполнительный директор (управляющий);
  • департамент по работе с клиентами. В его состав входят: 1) руководитель департамента, 2) отдел поддержки и обслуживания клиентов (менеджеры + руководитель отдела); 3) отдел холодных звонков (операторы + руководитель отдела); 4) отдел активных продаж (менеджеры по продажам + руководитель отдела).
  • департамент обеспечения, в который входят: отдел бухгалтерии (главный бухгалтер + бухгалтеры), отдел обеспечения (секретари, курьеры), юридический отдел (юристы + начальник отдела).
  • департамент производства, в который входят: склад, производственная площадка, отдел дизайнеров.

Структура папок системы регламентов будет в точности повторять организационную структуру компании. Потребуются следующие корневые папки:

Папка “Генеральный директор”

Содержит регламенты и инструкции для генерального директора. Доступ: полный доступ только у генерального директора.

Даже если вы — генеральный директор, используйте свою память для хранения более ценных знаний, нежели типовая речь при “выходе нового сотрудника на работу” или “сценарий проведения внешнего аудита для бухгалтерии”. В этом вам помогут регламенты для себя самого :-)

Папка “Исполнительный директор”

Регламенты для исполнительного директора. Доступ: полный доступ только у генерального директора и у исполнительного директора.

Далее подразумевается, что исполнительный и генеральный директор имеют доступ ко всем остальным папкам.

Папка “Департаменты”

Содержит внутри себя подпапки для каждого департамента + отдельная подпапка для руководителя департамента (см. скриншот ниже). В каждой подпапке департамента создавайте подпапки его отделов. В подпапках отделов сделайте папки для каждой должности (здесь будут храниться регламенты для этой должности) + отдельная папка для начальника отдела, где хранятся регламенты его работы.

Пример: структура папки “Департаменты” фактически повторяет структуру компании.Пример: структура папки “Департаменты” фактически повторяет структуру компании.

Доступ предоставляется по следующим принципам:

  • Группа “Руководитель департамента по работе с клиентами”получает доступ на редактирование папки “Департамента по работе с клиентами”. Из этого автоматически следует возможность редактировать все остальные подпапки: и отделов, и должностей (помните о наследовании прав доступа!). Аналогично права необходимо присвоить для всех папок департаментов компании.
  • Группа “Руководитель отдела поддержки” имеет доступ на редактирование к папке “Отдел поддержки” (автоматически и ко всем нижележащим папкам).
  • Группа “Менеджеры отдела поддержки” имеет доступ к папке “Менеджеры отдела поддержки”, где хранятся их должностные инструкции.

В итоге у каждой должности в компании должна быть своя папка, внутри которой могут быть созданы дополнительные подпапки для структурирования информации (если регламенты могут быть разделены по тематикам или каким-либо другим критериям). К “папке для должности” (например, “Менеджеры отдела поддержки”) имеют доступ следующие группы и пользователи:

  • Группа “Должность сотрудника”, в которую включён сам сотрудник.
  • Все вышестоящие руководители сотрудника (также на уровне групп).
  • Сотрудники других подразделений. Доступ предоставляется только в случае необходимости, с правами “комментирование/рецензирование” или “только чтение”.

Папка “Общая документация”

Может содержать две подпапки “Общая - Офисные сотрудники” и “Общая - Все сотрудники”. Идея в том, чтобы аутсорсеры НЕ получали доступ к информации, касаемой организации работы офиса (вспоминаем принцип “меньше знаешь - крепче спишь!”). Соответственно у аутсорсеров есть доступ только в папке “Общая - Все сотрудники”.

Папка “Технические данные”

Для каждого сотрудника в этой папке создается файл-документ с его личными паролями (шаблон имени файла: “Фамилия-Имя-данные-сервисов”). Каждый сотрудник имеет доступ только к своему документу. В него он вносит информацию о всех аккаунтах, не только на корпоративных, но и на бесплатных сервисах, используемых в работе.

Если вы используете технологию “личных дел” в работе с сотрудниками (о ней чуть ниже), то в нём имеет смысл указать ссылку на документ с паролями, чтобы сотруднику было удобно его находить.

Папка “HR”

Внутри себя дублирует организационную структуру компании. Имеет следующую структуру вложенности: “Департамент → Отдел → Личная папка сотрудника” (см. пример на скриншоте ниже).

У руководителя департамента должен быть доступ на редактирование всей папки “Департамент по работе с клиентами”. У руководителей отдела — полный доступ на редактирование папок отделов. У линейных сотрудников — доступ только к своим личным папкам. Обратите внимание, что у папок есть префикс HR, который позволяет отличать эти папки от других папок, где используется Имя и Фамилия сотрудника. В каждой личной папке сотрудника обычно хранятся следующие документы и подпапки:

Пример структуры папки “HR”. Обратите внимание, что она повторяет структуру компании.Пример структуры папки “HR”. Обратите внимание, что она повторяет структуру компании.

Папка “Шаблоны документов”

Здесь собраны все шаблоны документов. Внутри папки могут быть созданы подпапки по тематикам шаблонов. Примеры таких подпапок: “Менеджмент - шаблоны”, “Маркетинг - шаблоны”, “Продажи - шаблоны” и т.д.

Преимущество хранения всех шаблонов в одной папке — централизация и удобство поиска среди документов. Основной недостаток — необходимость отдельно продумывать систему прав доступа для папки “Шаблоны документов” (если вы не хотели бы делать все шаблоны доступными для всех). Самый простой вариант — предоставлять доступ тем группам сотрудников, кто использует их в работе.

Второй способ организации хранения шаблонов — создавать в каждой папке “Департаменты” (или “папке отдела”) подпапки для хранения шаблонов. Например, в папке “Отдел поддержки” создать папку “Шаблоны поддержка”. В этом случае права доступа наследуются и не требуют дополнительной настройки.

Папка “Внутренние проекты”

Предназначена для хранения документации по внутренним проектам. Внутри папки для каждого проекта необходимо создавать отдельную папку (краткое имя проекта) с доступом для участников проекта или групп по должностям.

Рекомендую нумеровать проекты (добавлять своего рода “внешний ключ”) и отражать эту нумерацию в названии папок в с помощью префикса. Номера присваивать в порядке появления новых проектов, начиная с числа “001”. Чтобы отличать нумерацию от “клиентских проектов” добавляйте к префиксу букву, например, букву “В” (от слова “внутренний”). Получится что-то вроде: 001В-Название-проекта, 002В-Название-проекта, …, 036В-Название-проекта, …, 573В-Название-проекта.

Пример использования нумерации папок для внешних проектов. У внутренних - к числу добавляйте букву “В”.Пример использования нумерации папок для внешних проектов. У внутренних - к числу добавляйте букву “В”.

Кроме того, такой формат записи (обязательно с нулями для отсутствующих разрядов числа) позволяет удобно сортировать папки. Использование этих номеров в задачах или при упоминании внутреннего проекта однозначно помогает понять, о каком конкретном проекте идёт речь.

Подробнее о том, как управлять проектами, читайте в статье “Как управлять проектами и составными задачами и планировать их: Пошаговая инструкция для руководителей и сотрудников”.

Папка “Клиентские проекты”

Логика предоставления доступа аналогична папке “Внутренние проекты”, т.е. доступ есть только у тех сотрудников, кому он необходим. Нумерация проектов может использоваться без дополнительной буквы. Название можно давать по названию клиента и потом в дальнейшем использовать номер и название для всех связанных задач.

Рекомендация. Используйте нумерацию клиентских проектов для формирования уникальных номеров договоров, счетов, актов и других документов. Тогда вы всегда сможете сказать, к какому проекту принадлежит тот или иной документ.

Например, если есть проект под номером “134”, то все документы по этому проекту начинаются с числа 134, например, счёт №134.001 и договор №134/01.

Используйте нумерацию клиентских проектов для формирования уникальных номеров договоров, счетов, актов и других документов

Само собой, любой проект можно делить на подпроекты. Рекомендую давать папкам для подпроектов (естественно, их необходимо создавать внутри папки проекта) имена в формате “Суть работы-Имя проекта”. Тогда специалист, которому необходим доступ к этой папке, легко поймет, к какому проекту она относится, без необходимости получать доступ к папке всего проекта. Например: “134-Проектирование-РЕНЕССАНС”.

Если по проекту необходимо хранить общую информацию, соберите её в отдельную подпапку в папке проекта. Укажите прямую ссылку на эту подпапку в документах всех подпроектов (для размещения ссылки выберите один ключевой документ подпроекта). В этом случае можно будет обойтись без отдельного монтирования “общей папки” подпроекта в рабочем пространстве сотрудника.

Дополнительные фишки

Здесь я приведу маленькие полезности, которые я использую для удобства при работе со структурой регламентов.

Папка “000-архив”

В каждой папке из структуры имеет смысл создавать отдельную подпапку с префиксом “000-архив-”, куда можно складывать устаревшие и более неактуальные документы. Например, в папке “Менеджеры отдела поддержки” можно создать папку “000-архив-менеджеры отдела продаж”.

Удалять такие документы я не рекомендую. В глобальном поиске по документам они будут участвовать. В будущем информация из них может помочь сэкономить время.

Нумерация папок в виде префикса

Думаю, что вы уже обратили внимание на использование нумерации в папках проектов. Там она имела двойной смысл: 1) присвоить уникальный номер проекта; 2) удобство сортировки.

Именно для удобства сортировки папки выстраиваются в той последовательности, которая более логична, а не по алфавиту. Для этого используются префиксы в формате “01-”, “02-”, “03-” и т.д. “01” присваивайте той папке, которую вы хотите видеть первой в списке, “02 — второй и т.д. В нужном порядке они выстроятся при сортировке “по возрастанию”. Пример реализации - ниже на скриншоте.

Пример использования нумерации папок для их отображения в нужном порядке.Пример использования нумерации папок для их отображения в нужном порядке.

Варианты формирования структуры папок/каталогов и прав доступа в системе регламентов

Рабочее пространство — это точка, в которой сотрудник заходит в систему регламентов и видит её структуру.

Существует два метода формирования дерева каталогов для отображения на рабочем пространстве у сотрудника. Нюансы и тонкости методов будут понятны скорее техническим специалистам. Однако я их намеренно привожу в статье, поскольку от варианта использования зависит и вероятность ошибочного предоставления доступа. Моя рекомендация — используйте метод №1.

Преимущества и недостатки рассматриваются с позиции сравнения двух методов. Расскажу о методах на примере сотрудника из папки “Отдел поддержки”, который, напоминаю, входит в “Департамент по работе с клиентами”.

Метод №1 (рекомендуемый): Доступ только к необходимым папкам

Ключевая идея: доступ предоставляется сотруднику только к необходимым папкам. Остальные папки он не видит. Для того чтобы сформировать рабочее пространство для конкретной должности, потребуется отдельно “монтировать” все папки, к которым у него есть доступ, если они не связаны между собой иерархически.

То есть менеджеру отдела поддержки НЕ будут видны папки “Департаменты”, “Департамент по работе с клиентами”, “Отдел поддержки”. Он будет видеть только папку “Менеджеры отдела поддержки”.

Преимущества:

  • Минимизация риска предоставления доступа к “чужим” папкам и конфиденциальной информации. Пожалуй, это ключевое преимущество метода, поэтому я его и рекомендую для использования.

Недостатки:

  • Сложность при настройке рабочего пространства сотрудника. Для каждой должности необходимо собирать “свою” структуру папок в рабочем пространстве. Для экономии времени администратора и минимизации вероятности его ошибки, рекомендую составить отдельный регламент, в котором указать “какие папки и для какой должности необходимо монтировать”.
  • Смена сценария использования папок “Внутренние проекты” и “Клиентские проекты”. Администратору необходимо будет создавать каждому сотруднику в его личном рабочем пространстве дополнительный папки “Внутренние проекты - И.Фамилия” и “Клиентские проекты - И.Фамилия” и уже в них “монтировать” проекты или подпроекты, к которым у них есть доступ.

Метод №2: Доступ к корневой папке

Ключевая идея: Все группы, в которых состоят сотрудники, имеют доступ к корневой папке (как правило, её называют по имени компании, например “РЕНЕССАНС”), в которую складывают все папки, перечисленные в рамках типовой структуры: “Генеральный директор”, “Департаменты”, “Все сотрудники” и т.д.

Например, группе “Менеджеры отдела поддержки” предоставляют доступ к папке “РЕНЕССАНС” на “чтение”. Доступ наследуется на подпапки всех уровней. После этого администратор проходит по структуре и вручную убирает доступ с тех папок, которые не должны видеть менеджеры отдела продаж.

Развитие системы регламентов и структуры папок при варианте “Доступ к корневой папке” сродни известной игре “Ну, погоди!” на высоком уровне сложности. “Разбитые яйца” гарантированы :-)Развитие системы регламентов и структуры папок при варианте “Доступ к корневой папке” сродни известной игре “Ну, погоди!” на высоком уровне сложности. “Разбитые яйца” гарантированы :-)

При этом необходимо распространить доступ на “чтение” на все папки, которые содержатся на пути к ключевым папкам сотрудника. Обратите внимание, что в транзитных (промежуточных) папках должны быть только другие подпапки. Если же в них будут документы, то доступ к ним будет у многих групп пользователей.

В итоге группа “Менеджеры отдела поддержки” получит доступ на чтение к папкам “Департаменты”, “Департамент по работе с клиентами”, “Отдел поддержки”. Ко всем остальным папкам внутри папки “Департаменты” доступ необходимо будет “снимать” вручную.

Недостатки способа:

  • Основной риск — предоставление ошибочного доступа к конфиденциальной информации. Можно банально забыть убрать доступ с папок или подпапок, к которым доступ НЕ должен предоставляться для данной группы сотрудников (напоминаю, что доступ автоматически наследуется на все подпапки всех уровней вложенности при предоставлении доступа на “чтение” к корневой папке).
  • Сложность создания новых групп (в процессе работы с регламентами такая необходимость обязательно возникнет). Чтобы их добавить, придётся “пройтись” заново по всей структуре папок. При этом сохраняется риск ошибки и предоставления доступа к конфиденциальной информации.
  • Сложность создания новых подпапок. К ним автоматически будут получать доступ на “чтение” все группы, у которых предоставлен доступ на “чтение” к вышестоящим папкам (это происходит опять же вследствие механизма “наследование”).
  • Для личных папок сотрудников, которые находятся в папке HR, всё равно придётся предоставлять индивидуальный доступ.

Преимущества способа:

  • Более удобно и быстро формировать структуру регламентов в рабочем пространстве сотрудника, т.к. необходимо “монтировать” только корневую папку.

Развитие структуры системы регламентов

Вариантов реализации структуры регламентов множество. Возможно, вам будет удобно часть структуры построить по методу “Доступ только к необходимым папкам”, а другую часть — “Доступ к корневой папке”.

Дополняйте приведённую мной структуру новыми папками, экспериментируйте с правами доступа (естественно, по принципу “сделали и сразу же проверили”, а не “сделали и время покажет”). Развивайте структуру регламентов вашей компании, но всегда помните, что в рамках развития вам будет необходимо искать баланс среди параметров: удобство использования/риск ошибки/удобство администрирования.

Буду признателен за вопросы к статье, а также если поделитесь своим опытом структурирования регламентов и распределения доступов.

В следующих статьях я приведу список ключевых регламентов, кратко расскажу об их предназначении, особенностях и содержании.

  • Не совсем понятно как реализовать на практике. Думаю, что один раз увидеть было бы проще чем много раз рассказать. Насколько я понимаю данная структура делается на google doc's (привет санкциям). Возможно ли предоставить доступ к аналогично-тестовой структуре? И что будет со всей структурой регламентов, если в один совсем не прекрасный момент гугл запретит к ней доступ, как это случилось с частью сервисов у нас в Крыму? Или прекратит поддержку и свернет проект, как они сделали с Picasa? Есть ли какой-нибудь независимый сервис-программа для поддержки структуры регламентов с возможностью разворачивания на своем сервере?
Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле


Задать вопрос эксперту Евгению Севастьянову

Евгений Севастьянов

генеральный директор
Телефон:+7 (911) 132-32-99
Личная информация:

Ключевые компетенции: разработка стратегии по развитию бизнеса в интернете, применение контент-маркетинга, внедрение регулярного менеджмента и управленческий консалтинг. Ученик Александра Фридмана.

Регулярно проводит обучающие мероприятия, выступает на конференциях. Статьи Евгения Севастьянова широко известны среди руководителей.

Оставьте свой номер телефона и вопрос и эксперт свяжется с вами в указанное время

Ваше имя*
Это поле не должно быть пустым
Телефон*
Это поле не должно быть пустым
Укажите, пожалуйста, телефонный номер
Текст сообщения*
Это поле не должно быть пустым