Автоматизация — это старания мужчин упростить работу настолько, чтобы её могли делать женщины.

Проверено опытом. От автоматизации бизнеса выигрывают все: владелец компании и топ-менеджмент, добросовестные сотрудники и, самое важное, Клиенты.
На мой взгляд, автоматизация бизнеса должна решать прежде всего следующие четыре задачи:
- Независимость от сотрудников.
- Масштабируемость бизнеса.
- Предсказуемое качество работы для ваших Клиентов.
- Предсказуемая прибыльность выполняемых работ.
Ниже предлагаю тезисно разобрать основные походы к решению каждой из задач.
1. Независимость от сотрудников
- Составьте профиль рабочего места для каждой должности: описание основных требований и задач.
- Регламентируйте все ключевые и второстепенные бизнес-процессы. Каждый сотрудник должен активно участвовать в разработке регламентов (рекомендую мой мини-курс «Мастер регламентов»).
- Как результат будут отсутствовать "незаменимые" люди. Это важно и для Вас и для ваших сотрудников. Ведь если у человека начинается звездная болезнь, то, как правило, конструктивный диалог с ним не возможен, и, в конечном итоге, приходится прощаться.
- Введите денежную ответственность за несоблюдение регламентов.
2. Масштабируемость бизнеса
- Разработанные регламенты и алгоритмы выполнения работ позволяют при необходимости значительно ускорить обучение новых сотрудников.
- Рекомендую принимать решение о найме дополнительных сотрудников по следующему принципу "Работы настолько много, что текущие уже не справляются". Иначе говоря, "Сначала продай, а потом нанимай".
3. Предсказуемое качество работы для ваших Клиентов

- Продумайте технологию выполнения услуги / процедуры.
- Задайте стандарты качества.
- Напишите регламент (или поставьте задачу по его написанию) по выполнению данной услуги / процедуры.
- Разработайте процедуры контроля (иногда их удобно делать в виде проверочных чек-листов). Назначьте ответственного за контроль.
4. Предсказуемая прибыльность выполняемых работ
- Оцените средние затраты за 1 час работы для каждого рабочего места. Учтите: зарплату, больничные, отпускные, офисное пространство, стоимость оборудования, управленческие затраты, затраты на обучение.
- Исходя из затрат, заложите норму прибыли, которую Вы бы хотели получать. Отсюда у Вас получится минимальная стоимость рабочего часа сотрудника для Клиентов.
- Разбейте выполнение работы на маленькие операции. Оцените время по специалистам для выполнения каждой операции. Выведите систему оценки бюджета работ для Клиента, исходя из затрачиваемых часов ваших специалистов, в зависимости от количества выполняемых операций.
- При применении данной схемы также выигрывает Клиент — чем больше у него бюджет, тем больший объем работ он получает от вашей компании.
- Ваш бизнес также выигрывает, ведь теперь объем услуг не зависит от напористости и конфликтности Клиента. А значит исключены случаи, когда Вы работаете себе в убыток.
5. Безопасность бизнеса
- Тема, о которой я хотел бы поговорить отдельно и развернуто. Планирую посвятить ей статью целиком. Как раньше говорили, "читайте в следующих выпусках".
Евгений, спасибо за статью, интересно - но мало. У меня вопрос возник, можно ли заниматься автоматизацией бизнеса в первые два года его существования? Как мне показалось эта проблема должна решаться уже у более состоявшихся компаний. Есть ли зависимость тут?
—написал Павел Александрович, 29 января 2014Автоматизацией имеет смысл заниматься с момента основания компании. Я за это взялся более или менее серьёзно только через 1,5 года. Нечего сказать — потерял время.
—написал Евгений Севастьянов, 4 февраля 2014«Введите денежную ответственность за несоблюдение регламентов.»
—написал Алексей Тыщенко, 6 февраля 2014Как это выглядит? Можно какой-нибудь кейс разобрать?
Алексей, предлагаю следующий кейс.
—написал Евгений Севастьянов, 6 февраля 2014У каждого сотрудника часть денежного вознаграждения состоит из так называемой "премии за безупречность". При каждом нарушении регламента вычитается 10% из этой премии.