Автоматизация работы бизнеса: четыре ключевых выигрыша

Автоматизация — это старания мужчин упростить работу настолько, чтобы её могли делать женщины.

Автор неизвестен

Истинное лицо автоматизации бизнеса

Проверено опытом. От автоматизации бизнеса выигрывают все: владелец компании и топ-менеджмент, добросовестные сотрудники и, самое важное, Клиенты.

На мой взгляд, автоматизация бизнеса должна решать прежде всего следующие четыре задачи:

• Независимость от сотрудников.
• Масштабируемость бизнеса.
• Предсказуемое качество работы для ваших Клиентов.
• Предсказуемая прибыльность выполняемых работ.

Ниже предлагаю тезисно разобрать основные походы к решению каждой из задач.

1. Независимость от сотрудников

• Составьте профиль рабочего места для каждой должности: описание основных требований и задач.
• Регламентируйте все ключевые и второстепенные бизнес-процессы. Каждый сотрудник должен активно участвовать в разработке регламентов (рекомендую мой мини-курс «Мастер регламентов»).
• Как результат будут отсутствовать "незаменимые" люди. Это важно и для Вас и для ваших сотрудников. Ведь если у человека начинается звездная болезнь, то, как правило, конструктивный диалог с ним не возможен, и, в конечном итоге, приходится прощаться.
• Введите денежную ответственность за несоблюдение регламентов.

2. Масштабируемость бизнеса

• Разработанные регламенты и алгоритмы выполнения работ позволяют при необходимости значительно ускорить обучение новых сотрудников.
• Рекомендую принимать решение о найме дополнительных сотрудников по следующему принципу "Работы настолько много, что текущие уже не справляются". Иначе говоря, "Сначала продай, а потом нанимай".

3. Предсказуемое качество работы для ваших Клиентов

Прибыльность работ для Вас и Клиента — залог успешного сотрудничества

• Продумайте технологию выполнения услуги / процедуры.
• Задайте стандарты качества.
• Напишите регламент (или поставьте задачу по его написанию) по выполнению данной услуги / процедуры.
• Разработайте процедуры контроля (иногда их удобно делать в виде проверочных чек-листов). Назначьте ответственного за контроль.

4. Предсказуемая прибыльность выполняемых работ

• Оцените средние затраты за 1 час работы для каждого рабочего места. Учтите: зарплату, больничные, отпускные, офисное пространство, стоимость оборудования, управленческие затраты, затраты на обучение.
• Исходя из затрат, заложите норму прибыли, которую Вы бы хотели получать. Отсюда у Вас получится минимальная стоимость рабочего часа сотрудника для Клиентов.
• Разбейте выполнение работы на маленькие операции. Оцените время по специалистам для выполнения каждой операции. Выведите систему оценки бюджета работ для Клиента, исходя из затрачиваемых часов ваших специалистов, в зависимости от количества выполняемых операций.
• При применении данной схемы также выигрывает Клиент — чем больше у него бюджет, тем больший объем работ он получает от вашей компании.
• Ваш бизнес также выигрывает, ведь теперь объем услуг не зависит от напористости и конфликтности Клиента. А значит исключены случаи, когда Вы работаете себе в убыток.

5. Безопасность бизнеса

• Тема, о которой я хотел бы поговорить отдельно и развернуто. Планирую посвятить ей статью целиком. Как раньше говорили, "читайте в следующих выпусках".