Если у нас вообще есть традиция, то только одна: «Всё можно сделать лучше, чем делалось до сих пор
кому: собственникам, топ-менеджерам

Не знаниями и не управленческими компетенциями едиными
Эффективность руководителя зависит не только от его знаний и управленческих компетенций, но и от программного обеспечения (сервисов, приложений, программ), которые управленец использует в повседневной работе. Мы ежедневно стоим в пробках или едем в транспорте, ожидаем кого-то, принимаем телефонные звонки, раздаём и получаем задачи. Наша эффективность определяется в том числе и тем, как мы это делаем.
Ко мне часто обращаются с вопросом:"Какие сервисы и программы вы порекомендуете?"Простое их перечисление большого смысла не имеет. На мой взгляд, важно написать не только названия, но кратко рассказать о сценариях использования сервисов (т.е. какие задачи решаются с их помощью), в чём заключается выигрыш от их применения. Об этом и пойдёт речь. Уверен, что статья будетполезна не только для руководителей, но и для сотрудников, которые поставят перед собой цель увеличить эффективность (или когда им эту цель ставит руководство).
Как получить пользу от статьи? Прочитайте сами, а потом перешлите сотрудникам на изучение. Сделайте для них обязательным использование на рабочем месте выбранных вами сервисов.
Сразу предупреждаю, что пошаговых инструкций не будет. В рамках статьи яконцентрируюсь на сценариях, а вы уже берите под руку своего системного администратора (а кто-то своих детей-подростков) и делегируйте им обучение вас техническим тонкостям.
- В поисках «волшебных таблеток», или о забытой дисциплине
- Ключевые принципы работы, которые помогают мне подбирать нужные сервисы
- Список используемых мною сервисов, программ и приложений для увеличения эффективности
- 1. Мои правила “связи с внешним миром”
- 2. Временный файл для сбора идей и входящей информации
- 3. Режим работы Windows (начиная с версии 7) на два экрана (Split Screens)
- 4. Сервис Wunderlist для ведения списков личных дел
- 5. Сервис Evernote для заметок, конспектов и работы на планшете при отсутствии интернета
- 6. Программа Mindjet MindManger для решения задач и составления планов
- 7. Битрикс24 для планирования рабочих задач
- 8. Сервис Pocket для отложенного чтения статей в т.ч. без интернета
- 9. Сервис Lastpass для централизованного хранения паролей
- 10. "Быстрые клавиши" в наиболее часто используемых программах
- 11. Программа "Будильник" / будильник на телефоне для того, чтобы помнить и успевать вовремя
- 12. Сервис Яндекс.Диск для доступа к файлам и предоставление к ним доступа из любой точки мира
- 13. Приложение iBooks (для устройств на MacOS) для генерации конспектов по итогам прочитанной книги
- Заключение, или О пользе арифметики
В поисках «волшебных таблеток», или о забытой дисциплине
Даже и не надейтесь. Никакое программное обеспечение не заменит вашу личную дисциплину (смиритесь, что “волшебных таблеток” нет). Сервис может значительно сэкономить ваше время (и деньги!), но если вы не открываете список дел и/или не заносите в него каждую задачу, то едва ли вы почувствуете изменения к лучшему.
Для всех наёмных работников (сотрудники, средний и топ-менеджмент) личная дисциплина может быть заменена дисциплиной принудительной со стороны их руководителя или системой наказаний в компании (например, денежный штраф, если рабочая задача не занесена в план). В этом смысле сложнее всего собственникам, им остаётся уповать только на собственную дисциплину.
В статье идёт речь о моём личном опыте и опыте некоторых моих Клиентов. Необходимость использования некоторых сервисов может показаться уж слишком очевидной. Однако, к своему сожалению, я сталкивался со множеством руководителей, которые не были знакомы с программами из моего списка и/или со сценариями их использования.

Ещё одно дополнение. Несмотря на то, что я использую все нижеперечисленные сервисы, все равно я иногда забываю что-то сделать. Однако, на мой взгляд, это происходит на порядок реже, чем если бы я жил “по старинке” и уповал на случайные бумажки на столе и свою память.
Возможно, вы используете другие сервисы и программы или нашли другие приёмы для экономии времени. Буду Вам признателен, если поделитесь наиболее полезными программами/сервисами и алгоритмами их применения в комментариях к статье (находятся в самом низу).
Ключевые принципы работы, которые помогают мне подбирать нужные сервисы
Каждую из программ я когда-то нашёл сам. О некоторых я узнал случайно. Большинство же было найдено путём целенаправленного поиска для реализации моих принципов работы. Они сейчас перед вами:
- Не держать в голове список задач, дел, идей и т.д. Всё, что пришло в голову необходимо тут же зафиксировать.
- Если задача не зафиксирована, то крайне велика вероятность, что она не будет сделана (вы о ней даже и не вспомните, или она напомнит о себе сама, когда будет просрочена).
- Составление планов и фиксация задач — это только первый этап. В дальнейшем всю зафиксированную информацию (идеи, мысли, планы) обязательнорегулярно обрабатывать/дополнять(если у вас есть список задач, лучше в него заглядывать с утра).
- Там, где это возможно, необходимо избегать дублирования задач и информации (если какой-то список дел нужно вести в двух местах, подумайте, как их объединить в рамках одного сервиса).
Список используемых мною сервисов, программ и приложений для увеличения эффективности
Далее я расскажу о “фишках” и программах, которые позволяют мне быть эффективным руководителем, проводить больше времени со своей семьёй и выполнять большинство задач вовремя.
1. Мои правила “связи с внешним миром”

Не удержался и решил добавить отдельным пунктом информацию о том, как я держу связь с внешним миром. Возможно она кому-то пригодится или наведёт, как минимум, на размышления в нужном направлении:
- Те, кому я нужен срочно, знают мой мобильный телефон и могут позвонить (как по рабочим вопросам, так и по личным). Если мне звонят сотрудники с вопросом категории "срочно", я предпринимаю меры, чтобы в следующий раз эта срочная задача не требовала моей оперативной реакции (например, имеется задача "необходимо одобрить платёж", тогда я делегирую одному из топ-менеджеров права одобрять без моего согласования платежи до определённой суммы + устанавливаю срок, до которого меня необходимо информировать (не в день совершения платёжа, а за 2 дня)).
- Остальные рабочие вопросы решаю через электронную почту, мессенджер Битрикс24, или скайп. В почтовом сервисе я помечаю звездочкой все сообщения, которые требуют моей реакции, но действия могут быть отложены на будущее. В дальнейшем выделяю временной интервал и разбираю сразу все выделенные входящие сообщения, отвечая на них "пачкой» (последовательно на все). Когда сообщение отвечено, я снимаю с него “звёздочку”.
- Отвечаю на сообщения в мессенджерах (как на личные, так и на рабочие), только когда работаю за ноутбуком или планшетом (не прерываюсь на обработку каждого сообщения).
- Если сообщение не требует незамедлительной реакции, я создаю себе соответствующую задачу в Битрикс24 (для личных задач я использую сервис Wunderlist).
- На мобильном телефоне у меня отсутствуют скайп, мессенджеры соцсетей и другие приложения для приема/отправки сообщения. Это экономит кучу времени и позволяет спокойно заниматься делами.
2. Временный файл для сбора идей и входящей информации
У меня в сервисе Google Docs заведен специальный “временный файл”, куда я заношу все идеи, вводные и другие несрочные вопросы, которые не имеет смысла или нет возможности преобразовывать в задачи в данный момент времени. При отсутствии интернета я заношу их в аналогичный файл в приложении Evernote или в программе Notepad++ для Windows.
Также я использую временный файл для составления длинных писем и документов, т.к. у всех перечисленных программ есть особенность: в случае внезапного выключения компьютера или другого сбоя текст в них сохраняется. Представьте, сколько я сэкономил времени! Кстати, для моих сотрудников, которые сидят за стационарными компьютерами, использование временного файла в Google Docs обязательно.
Время от времени (как правило, 1 раз в неделю) я разбираю информацию, скопившуюся во “временном документе”: что-то преобразую в задачи, что-то отправляю в план, а что-то удаляю как неактуальную информацию.
Также на компьютере есть специальная папка, куда я сохраняю все неразобранные файлы.
Когда вам надо что-то с кем то обсудить, то использование документа Google Docs для фиксации договоренностей и тезисов — самое лучшее решение. Про другие сценарии применения Google Docs более подробно читайте в статье “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”.
Из официального регламента “Отрытой Студии” для всех сотрудников
Временный файл необходимо использовать во время обсуждений, составления писем, подготовки ко встречам и переговорам, записи ключевых мыслей со слов Клиента и других обсуждений и т.д. (для руководителей проектов — обязательно к исполнению):
- Создать временный текстовый файл Google Docs (и постоянно его использовать в работе).
- Записывать информацию в файл.
- В дальнейшем периодически переносить информацию из файла в нужное место.
- В файле отработанную информацию удалять.
Выигрыши:
- Информация может быть отправлена в несколько разных мест, поэтому удобно её разбивать в рамках одного файла.
- Невозможно случайно удалить записанную информацию, в GoogleDocs ведётся история изменений документа + работает автосохранение введённого текста почти в режиме реального времени.
- У человека с открытым файлом присутствует постоянная готовность к приёму и мгновенной записи информации (время на поиск места для размещения будет затрачено, но позже).
- Все промежуточные мысли находятся в одном месте.
3. Режим работы Windows (начиная с версии 7) на два экрана (Split Screens)
При одновременной работе с двумя документами рекомендую использовать режим Split Screens (сокращает время при одновременной работе с двумя документами на 30-50%). Данный режим доступен в операционной системе Windows 7 и новее. Ссылка на обучающее видео: https://www.youtube.com/watch?v=2PLKnxkmj00 (видео на английском, но для того, чтобы понять принцип, знание языка не требуется).

Примеры сценариев использования:
- Составление договора. В левой части экрана можно открыть реквизиты контрагента, а в правой — шаблон договора.
- Составление регламента на основе структуры, сделанной предварительно в майнд-карте (о них пойдёт речь ниже). В левой части экрана открываем майнд-карту, а в правой — документ, в котором создаем/редактируем регламент.
4. Сервис Wunderlist для ведения списков личных дел
Решаемые проблемы:
- Личные дела забываются ещё быстрее, чем рабочие.
- Личные дела также нужно структурировать, а большие задачи никогда не будут выполнены, если их не разбивать на мелкие.
Краткое описание:
Сервис Wunderlist отлично справляется с составлением списков дел. Я использую его для планирования личных задач (все рабочие находятся в Битрикс24).
Фишка, о которой я узнал, прочитав книгу Девида Аллена “Как привести дела в порядок” (рекомендую к прочтению, естественно), — нужно составлять списки дел, которые привязаны к некоторым обстоятельствам. Например, я живу на Юге, и у меня есть отдельный список для Москвы и для Питера. Как только я вспоминаю какое-либо дело в этих городах, я заношу его туда. Перед поездкой я обязательно просматриваю эти списки, чтобы собрать все необходимые вещи, а, уже находясь в городе, использую список, чтобы ничего не забыть.
Преимущество сервиса Wunderlist — наличие веб-версии (открывается через Chrome или другой браузер) и мобильных приложений под все платформы. Списки автоматически синхронизируются при наличии интернета вне зависимости от того, на каком устройстве вы внесли изменения.
Сценарии использования:
- Планирование личных дел с датами и напоминаниями.
- Составление списков дел с привязкой к месту, например, список продуктов в супермаркете, дела по дороге на работу и т.д.
- Ежедневный отсмотр в начале дня планируемых к выполнению дел.
5. Сервис Evernote для заметок, конспектов и работы на планшете при отсутствии интернета
Решаемые проблемы:
- Многие делают записи на случайных бумажках или в ежедневниках. Бумажки легко теряются, а ежедневник постоянно таскать с собой неудобно, да и найти что-нибудь в нём становится той ещё задачей.
- Бумажные записи проблемно тиражировать и долгосрочно хранить.
- Тонны бумажных конспектов с собой таскать не будешь, значит, и прочитать их не сможешь, когда выдастся свободная минутка (в самолёте, в ожидании чего-либо и т.д.)
Краткое описание:
У Evernote (https://evernote.com/intl/ru/) есть как веб-версия (открывается в браузере), так и приложения для всех типов устройств (планшеты, телефоны). Все заметки автоматически синхронизируются между устройствами (при наличии интернета, естественно).
Кстати, эту статью я пишу в Evernote, находясь в аэропорту без включённого интернета. И лишь затем буду выполнять “шлифовку” в Google Docs на ноутбке.
Так как заметки автоматически синхронизируются между мобильной и веб версиями, внесённая вами информация сразу оказывается в нужном месте. Потом вы её с лёгкостью можете скопировать из веб-версии в любой другой документ на компьютере (набранную в самолёте на планшете в Evernote статью я скопировал в документ Google Docs).

Есть ещё отдельная десктопная (для Windows) программа Evernote, но я её не использую, весь необходимый функционал доступен в веб-версии (открывается с помощью браузера).
У сервиса Evernote есть две версии: бесплатная и платная. Я использую платную, и она себя окупает стократно. Рекомендация: покупайте платную через 30-60 дней использования, после того как поймёте, что сервис вам подходит! Наиболее существенные для меня недостатки бесплатной версии:
- Отсутствие версионности заметок -- это очень важная функция! Если вы случайно что-то удалите в записи, то только версионность позволит вам вернуться (найти удаленный кусок в предыдущей версии заметки)
- Нет возможности оффлайн доступа к документам. Без этого теряется большая часть ценности сервиса.
- Ограничено число устройств, заметки с которых между собой синхронизируются.
Сценарии использования:
- Регулярно использую Evernote для подготовки ко встречам, составления подробного описания задач, текстов регламентов и т.д.
- Evernote идеально подходит и для конспектирования семинаров, выступлений и фиксации идей.
- Evernote бесценен для записи ключевых договорённостей во время встреч и фиксации полученной информации от собеседника. Представьте, как приятно удивляется ваш собеседник, когда по итогам встречи вы высылаете через 5-10 минут все ключевые договорённости!
- Фиксация любой входящей информации: как только мне кто-то сообщает какую-либо информацию, я сразу же заношу её в Evernote. Сейчас я её быстро фиксирую, а потом, разбирая созданные записи
6. Программа Mindjet MindManger для решения задач и составления планов
Решаемые проблемы:
- Не знаем, с чего начать решение задачи (уж больно она большая, да и вообще кажется нерешаемой);
- Разработка, хранение и просмотр любых планов (стратегических, проектов, личных и т.д.)
- Структурирование информации для принятия решения и/или последующего использования созданной визуальной структуры (майнд-карты).
Краткое описание:
Наиболее удобная и продвинутая версия программы Mindjet MindManager (https://www.mindjet.com/ru/) — для Windows. Сразу предупреждаю, что программа платная.
Кроме десктопной версии есть приложения MindManager для мобильных устройств, в которых можно набросать любую простенькую майнд-карту в дороге. При наличии платного аккаунта выполняется синхронизация с созданными на компьютере картами.

Больше информации о майнд-картах и о программе вы можете узнать из статьи “Обзор книги Сергея Бехтерева «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт»”.
Сценарии использования:
- Поиск алгоритма решения различных как рабочих, так и личных задач в “удобной” для мозга форме.
- Составление стратегических рабочих планов или планов по проектам (например: план развития бизнеса, мероприятий по увеличению продаж, совершенствованию бизнес-процессов и т.д.). В программе можно указывать сроки выполнения, ответственных, ресурсы.
- Разработка структуры регламента. Майнд-карта — идеальный инструмент для продумывания структуры регламента.
- Составление личных стратегических планов (план собственного развития на год, план путешествия всей семьёй и т.д.).
- Создание чек-листов. Например, у меня есть майнд-карта "сбор в командировку". Каждый раз, когда я собираюсь в дорогу, я открываю карту, копирую её, отмечаю по списку собранные вещи, пока не пройдусь по всей карте. Также в моей карте перечислен перечень действий, которые необходимо выполнить до поездки. Например: распечатать бланк билета на самолёт, переложить перочинный нож из сумки в багаж (о да, один раз мне пришлось отдать свой нож в аэропорту!).
- Отсмотр созданных майнд-карт, перенос задач в оперативные личные планы (Wunderlist) и рабочие планы (Битрикс24).
7. Битрикс24 для планирования рабочих задач
Решаемые проблемы:
- Тратим много времени на поиск задачи, с которой стоит начать.
- Берём задачи, которые нравятся, а не которые имеют наивысший приоритет. Из-за этого страдает дело.
Краткое описание:
Важное преимущество — в сервисе Битрикс24 можно начинать полноценно работать c задачами и на бесплатном тарифе. Для работы с заранее запланированными задачам в Битрикс24 необходимо перейти в раздел “Задачи” > “Все”.
Чтобы было удобно просматривать сегодняшние задачи, рекомендую создать специальные фильтры "Сегодняшние задачи", "Задачи на следующую неделю" и т.д. Для их создания обратитесь к своему системному администратору.

У программы есть приложение для мобильных устройств, но проблема в том, что оно не работает без интернета. Поэтому, собираясь в поездку, я заранее продумываю список рабочих задач, которые смогу выполнить. Документы сохраняю на Яндекс.Диск, записываю контакты тех, кому планирую звонить, составляю список задач.
Сценарии использования:
- В сервисе Битрикс24 я учитываю все рабочие задачи. Если я планирую что-то или кого-то проконтролировать, то создаю отдельную задачу с планируемым сроком выполнения. Подробно про технологию планирования я рассказал в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)”.
- Очень важный момент: необходимо начинать свой рабочий день с просмотра задач в Битрикс24. В противном смысле даже внесённые будут забываться, а в дальнейшем исчезнет мотивация добавлять новые. Ведь все равно не смотрите!
8. Сервис Pocket для отложенного чтения статей в т.ч. без интернета
Решаемые проблемы:
- Вам встречается интересная статья. Вы начинаете её читать, и “к черту летят” все остальные запланированные дела. Если выбраны "дела", то статья добавляется в лучшем случае в закладки или просто теряется.
- Вы наткнулись на услугу/товар, который вас заинтересовал, но изучать подробно страницу сейчас нет времени. Естественно, всё забывается, и вы пропускаете выгодное предложение или теряете из вида интересного контрагента.
Краткое описание:
Сервис Pocket (https://getpocket.com/) позволяет откладывать интересные публикации для последующего чтения (выкачать можно любую страницу сайта: статью, описание товара, услуги и т.д.). Есть приложение для мобильных устройств и планшетов. На данный момент я использую бесплатную версию, и мне её хватает “за глаза”.
Принцип работы сервиса простой: 1) находите/натыкаетесь на интересную статью/пост в блоге и т.д.; 2) копируете ссылку в Pocket; 3) Сервис выкачивает статью и теперь вы можете её читать без интернета! Это и есть наиболее ценное в сервисе. Сколько полезнейших отложенных статей я прочитал, стоя в очередях супермаркетов, в самолётах, встречая сына из школы или ожидая собеседника на встрече! Бесценно! Кстати, сервис умеет читать статьи голосом.
Также есть возможность отправлять в Pocket любую страницу сайта или статью с компьютера одним кликом мыши. Для этого понадобится установить специальное расширение.

Выкачанным сервисом Pocket статьям можно присваивать теги. Одновременно можно присвоить несколько. Я это делаю следующим образом.
-
первый этап: присваиваю категории в зависимости от тематики статьи (теги называю на английском), например: management, marketing, private
-
второй этап: последующие действия по итогам разбора и изучения сохранённых материалов: tobuy — планирую приобрести; thebest — информация настолько полезна, что её необходимо регулярно перечитывать, и поэтому сохраняю её навсегда; todo — предполагается дальнейшее действие, например, поручить сотрудникам задачу по апгрейду регламента на основе статьи/информации; остальное — попросту удаляю из сервиса после прочтения.
Сценарии использования:
- Отложенное изучение сохраненной информации, когда “выпадает минутка”, в том числе, в самолёте, очереди, такси. Чтение возможно в местах, где интернет-отсутствует.
- Категоризация статей с помощью тегов для облегчения дальнейшего поиска.
9. Сервис Lastpass для централизованного хранения паролей
Решаемые проблемы:
- Забывание паролей. И не всегда есть возможность оперативно их восстановить.
- Компрометация всех паролей при “утечке” в одном месте.
Краткое описание:
Если кратко, то с помощью сервиса Lastpass (https://lastpass.com/ru/) с любого компьютера и устройства вы и только вы получаете доступ к своим паролям. Сразу отмечу, что мне хватает бесплатной версии для личного использования.
У вас всё ещё один пароль от интернет-банка, личной почты, сервиса бронирования билетов в театр и кучи других сайтов и интернет-магазинов, включай женский или автомобильный форум? Поздравляю, получение доступа к вашим данным -- это вопрос времени. А если пароли разные, то возникает проблема их вспомнить.
Сервис Lastpass позволяет хранить все пароли в одном месте в зашифрованном виде. Теперь вам необходимо помнить только один пароль — от аккаунта в сервисе. Есть специальные расширения для всех браузеров (теперь вы можете получить доступ к своим паролям на любом компьютере, и это будете только вы, так как после вашего выхода из расширения никто ваши пароли не увидит).
Теперь вам необходимо помнить только один пароль — от аккаунта в сервисе
У расширения Lastpass для браузеров есть великолепная функция, которая экономит время, — автозаполнение логинов и паролей на страницах, где они должны быть введены.
Для мобильных устройств есть отдельные приложения. Данные между всеми устройствами синхронизируются при наличии интернета.
Кстати, для сотрудников “Открытой Студии” использование сервиса Lastpass в рабочих целях обязательно (значительная экономия времени).
Сценарии использования:
- Сохранять в сервис все пароли (благо он это автоматически предлагает сделать).
- Создавать разные пароли для разных сервисов в целях безопасности личных данных.
10. "Быстрые клавиши" в наиболее часто используемых программах
Диву даюсь, когда мне встречаются кандидаты на работу, которые не знают комбинацию "Сtrl + C" (скопировать фрагмент текста) и "Ctrl+V" (вставить фрагмент теста). Эта комбинация работает почти во всех программах и позволяет сэкономить кучу времени по сравнению с многочисленных щелчками мыши (нажать правую кнопку мыши, выбрать выбрать в меню “копировать” и т.д.).
Например, в Windows будет полезна комбинация клавиш “кнопка Windows + М” для быстрого свёртывания всех окон. Или, например, “кнопка Windows + L” позволит в момент заблокировать экран. А в программе MindManager с помощью комбинации “Ctrl” + “Shift” можно быстро создать нижестоящий топик.
Изучите список комбинаций клавиш для программ, которые вы наиболее часто используете. Выберите комбинации для тех действий, которые вы совершаете в этих программах постоянно и начинайте их “тренировать”. Порой это может ускорить работу с программой в несколько раз.
11. Программа "Будильник" / будильник на телефоне для того, чтобы помнить и успевать вовремя
Решаемые проблемы:
- Срываются звонки, встречи и дела с точным временем только потому, что мы о них забываем
Сценарии использования:
Я стараюсь минимизировать количество рабочих задач, которые необходимо выполнять в точно заданное время. Для меня это логично по следующим причинам: своей компанией управляю дистанционно и регулярно отправляюсь в различные поездки с семьёй или хожу на море и выполняю другие важные и интересные дела (в ближайших планах начать обучать программированию и менеджменту учеников старших классов школы, где учится мой сын).

Но если задача с точным сроком выполнения поступила, я ставлю себе будильник на телефоне (или включаю на компьютере программу “Будильник”: http://free-alarm-clock.en.softonic.com/)
Например, в 15:00 я договорился с человеком о конференции по скайп, которая должна состояться в 17:00. Время звонка на будильнике телефона я выбираю в зависимости от того, где буду находиться незадолго до запланированной конференции (+ сколько мне потребуется добираться до средств связи). Если я буду у компьютера в это время, то поставлю будильник на 16:55.
12. Сервис Яндекс.Диск для доступа к файлам и предоставление к ним доступа из любой точки мира
Решаемые проблемы:
- Разные версии документов на разных компьютерах. Попробуй разберись, где новая, а где старая.
- Нет доступа к документу тогда, когда он необходим.
- “Жестокая” потеря важных документов вместе с выходом из строя жёсткого диска или внешнего устройства памяти.
Краткое описание:
Яндекс.Диск (https://disk.yandex.ru/client/disk) — подходящий сервис, если вам необходимо синхронизировать документы между несколькими компьютерами (например, на работе вы сидите за компьютером, а дома — за ноутбуком).
Если установить приложение Яндекс.Диск на планшет или телефон, то вы сможете обмениваться файлами и документами между мобильным устройством и компьютером (например, когда я еду в командировку, то: 1) закачиваю с компьютера на Яндекс.Диск документы, которые планирую изучить в дороге); 2) открываю Яндекс.Диск на планшете, захожу в нужную папку и выбираю нужные мне документы, они автоматически загружаются и становятся доступными для чтения, даже когда на планшете не будет интернета).
Все документы, хранящиеся в Яндекс.Диск автоматически синхронизируются при наличии интернета
Все документы, хранящиеся в Яндекс.Диск, автоматически синхронизируются при наличии интернета. Есть также возможность быстро поделиться любым документом с любым человеком. Один клик, и он получает ссылку на просмотр файла.
Сценарии использования:
- В офисе и дома вы работаете с одной и той же папкой в Яндекс.Диск и видите единый список документов.
- Когда вам нужно предоставить доступ к папке с кучей документов, то вместо того, чтобы все их отправлять почтой, вы делаете один клик и отправляете ссылку.
- Возможность делать скриншоты на компьютере. Вместо того чтобы долго объяснять, на какую кнопку нажимать сотруднику, я делаю скриншот одним кликом, прикрепляю стрелку и отсылаю ссылку на просмотр файла сотруднику.
13. Приложение iBooks (для устройств на MacOS) для генерации конспектов по итогам прочитанной книги
Решаемые проблемы:
- Информации нас окружает много, поэтому мы быстро забываем, что написано в книге, а перечитывать ее не всегда есть время и желание.
Краткое описание:
Приложение iBooks позволяют автоматически генерировать конспект на основе выделенных фрагментов текста и проставленных в нём комментариев.
А теперь внимание, вопрос: есть ли аналогичное по удобству приложение (обязательно с перелистыванием страниц) для Android?
Сценарии использования:
- Выделяете ключевые мысли и цитаты в книге и потом формируете себе конспект нажатием одной кнопки. Теперь, чтобы вспомнить самое важное, нет необходимости повторно прочитывать и/или пролистывать всю книгу.
- Комментариями можно отмечать идеи применения информации из книги в вашей работе/бизнесе.
Заключение, или О пользе арифметики

На этом про сервисы и программы для увеличения эффективности пока всё. Коллеги, жду ваших дополнений в комментариях. Буду признателен за ссылки на программы, которые помогают лично вам, с кратким сценарием применения.
И помните, что никакая программа не заменит дисциплины, которая вам очень пригодится, чтобы привыкнуть как к регулярности внесения данных (задачи, записи), так и к регулярности их дальнейшей обработки и использования!
Напоследок рекомендация для руководителей: включайте во внутренние регламенты необходимость использования тех или иных сервисов для повышения эффективности сотрудников (рекомендую мой мини-тренинг «Мастер регламентов»). Даже если один человек сэкономит 5 минут в день, то в месяц это будет 5*21 = 105 минут (1 час 45 минут). Если же таких сотрудников 100 человек, и каждый из них сэкономит по пять минут в день в течение месяца, то выйдет 105*100 = 10500 минут = 175 часов = ~29 рабочих дней. А уж сколько убытков вам удастся избежать только потому, что все важные дела зафиксированы!