Личные дела для сотрудников: Как учитывать дисциплинарные проступки, достижения, косяки и договорённости

За разницей в средствах часто стоит разница в целях

Автор неизвестен

кому: собственникам, топ-менеджерам

Личное дело выходит далеко за рамки обычного досье на сотрудника. Ещё большой вопрос, кому оно более полезно: руководителю или сотруднику!

Проблема «Такое разве было раньше?»

Представьте, что вы — руководитель — встречаетесь с сотрудником, чтобы обсудить его проступок: опоздание, невыполнение регламента или поручения, да всё что угодно. Вы на ходу разбираете с подчинённым ситуацию и упоминаете о том, что ”ситуация повторялась уже неоднократно”, поэтому его ждёт “суровое наказание”.

И что вы слышите в ответ от сотрудника? Правильно: “скажите, пожалуйста, при каких обстоятельствах эта ситуация, как вы сказали, повторялась?” Вопрос может свидетельствовать не только о желании уйти от ответственности. Возможно, подчинённый в действительности не помнит всех обстоятельств и тогда ваше наказание вызовет скорее обиду, чем воспитательный эффект.

Проблема «Мы разве об этом договаривались?»

Как часто вам приходилось сталкиваться с тем, что договорённости об условиях сотрудничества трактовались по-разному подчинённым и руководителем? А случаи, когда сотрудник стремится прорваться со своими задачами к самому высокому руководителю, чтобы тот оценил его работу и усилия? В итоге сотрудники тратят время (своё и руководителя) на бесполезные действия. Что с этим делать?

Один из способов решения проблемы - ведение “личных дел” сотрудников. “Личное дело” — это документ в электронном виде, в котором фиксируются все договорённости, проступки, косяки и, конечно же, успехи и достижения конкретного сотрудника. Личное дело стоит завести на каждого сотрудника компании, кроме собственника. Но я бы крайне рекомендовал вести “личное дело” и на самого себя. Скоро поймёте, почему.

В этой статье я расскажу, как с помощью “личных дел” сотрудников выстроить прозрачную систему управления в компании: отделять мнение от фактов, своевременно принимать правильные решения, предотвращать искажение договорённостей и не допускать интриг и сплетен.

На первый взгляд может показаться, что “личное дело” — это пережиток прошлого и скорее относится к временам господства НКВД, нежели к современным управленческим технологиям. Однако мой опыт показывает, что “личное дело” крайне полезно как для руководителя, так и для сотрудника и вот чем.

Польза для руководителя от «личного дела»

• Получить “вторую память” — место, где зафиксированы факты о важных для системы управления компании действиях сотрудника.
• Опираться при принятии решения в большей степени на факты, чем на “мнения о фактах” , что увеличивает вероятность принятия верного решения. (Пример: сотрудник кажется, на первый взгляд, неактивным, т.к. не стремится участвовать в общих собраниях. Вышестоящий руководитель уже думает о том, что на это место требуется “более работоспособный”. Однако если в личном деле этого сотрудника окажется несколько благодарностей за развитие процессов в компании, руководитель всё-таки трижды подумает, прежде чем прощаться с таким сотрудником). Аналогично могут оказаться полезными и зафиксированные нарушения, проступки.
• Получать оперативную обратную связь от сотрудника - с чем тот согласен, а с чем — нет. С поощрениями редко кто не соглашается. Но применённое наказание с выводами и зафиксированные договорённости по итогам устного разговора обязательно должны быть подтверждены сотрудником.
• Влиять на дальнейшее поведение сотрудника. Когда человек знает, что “все ходы записаны”, то у него гораздо реже возникает желание что-либо целенаправленно нарушать.
• Отслеживать тенденции в работе. Изучение личного дела 1 раз в месяц (вышестоящие руководители могут делать это 1 раз в 3-6 месяцев) даёт представление о тенденциях в действиях сотрудника. Повторяются ли одни и те же нарушения? Наблюдается ли профессиональный рост у сотрудника или он допускает одинаковые ошибки? Если сотруднику дали обратную связь, что он должен лучше развивать регламенты в случае нахождения нестыковок, есть ли тенденция к тому, что он начал так действовать?
• Фиксировать подтверждение договорённостей сотрудником в документальном виде. При необходимости ссылаться на факт подтверждения. Когда договорённости зафиксированы, всегда меньше желающих их целенаправленно или “по забывчивости” нарушать.

Дополнительные выигрыши для топ-менеджмента и вышестоящих руководителей

Для топ-менеджмента и собственников технология ведения личных дел просто бесценна и даёт следующие выигрыши и дополнительные возможности:

Оценивайте, как непосредственный руководитель ведёт управленческую работу с подчинёнными, регулярно заглядывая в личные дела

• Оценить в формализованном виде, как непосредственный руководитель управляет своими сотрудниками (без длительных опросов и личных бесед): обращает ли внимание на достижения и нарушения? Какие меры принимает для их предотвращения в будущем? Как меняются тенденции в действиях его подчинённых со временем? Хочу обратить внимание на то, что это очень важная возможность. Ведь зачастую собственники лишь догадываются о том, какие тенденции развиваются в том или ином подразделении и какое управленческое воздействие оказывает на своих подчинённых непосредственный руководитель.
• Снизить количество времени, затрачиваемого сотрудниками на интриги, уменьшить их масштаб. Взаимодействие сотрудников друг с другом становится значительно более конструктивным. Ведь теперь действует правило: проступки, косяки и благодарности, упоминаемые, но отсутствующие в личном деле (нашёптывания, слухи, суждения и т.д.) — не рассматриваются в качестве фактов. Какой смысл “плести интриги” там, где они “не работают”?

Польза для сотрудника от «личного дела»

• Получать откровенную обратную связь от руководителя.Возможность убедиться, что благодарность или проступок зафиксированы (а значит, и в дальнейшем будут учитываться) с теми фактами и выводами, которые озвучивались в ходе беседы. Часто сотрудник не знает, на каком счету он в своём отделе, а уж тем более, на каком счету он в своей компании. Отсутствие обратной связи в формализованном виде часто приводит к тому, что сотрудник целенаправленно пытается быть на виду у руководителя, чтобы тот помнил о его ценности. Тем самым отвлекая и его, и себя.
• Совершенствовать свои профессиональные навыки и деловые качества. Для этого достаточно регулярно просматривать своё личное дело и намечать себе небольшой план по собственному развитию. Ведь по каждому проступку руководитель записывает выводы.
• Быть уверенным, что договорённости зафиксированы. Возможность увидеть, как именно зафиксированы, и вносить предложения по дополнениям и корректировкам. А это повышает вероятность того, что удастся избежать искажения итогов устных договорённостей.

Технические требования к реализации «личных дел»

При внедрении технологии “личных дел” сотрудников в вашей компании/подразделении необходимо решить, каким техническим способом её реализовать.

Бумажные документы для личных дел сотрудников — пережиток прошлого, пользы от них будет мало

Один из наиболее эффективных способов реализации технологии “личных дел” для сотрудников — сервис GoogleDocs в рамках корпоративного аккаунта GoogleApps или аналогичный сервис (МойОфис, Office365). Возможна также и реализация с помощью 1С или, в крайнем случае, обычного файлового сервера (бумажные документы в данном случае — однозначно пережиток прошлого). Перечислю базовые технические требования к функционалу сервиса для реализации личных дел:

• Автоматическая история изменений документа. В случае, когда редактирование личного дела доступно нескольким руководителям и самому сотруднику, важно видеть, кто какие дополнения вносил в его содержимое.
• Разграничение прав доступа. К личному делу может иметь доступ только сам сотрудник, его вышестоящие руководители и служба HR (если таковая есть). Например, для менеджера оптовых продаж цепочка доступа может быть следующей: менеджер → руководитель дивизиона → начальник отдела → исполнительный директор → собственник + кадровая служба).
• Возможность оставлять комментарии. Позволяет комментировать спорные моменты или случаи, по которым у сотрудника возникают вопросы. Если у вышестоящего руководителя возникают какие-либо вопросы при изучении “личного дела”, то он не ставит их в личном деле, а направляет напрямую непосредственному руководителю сотрудника (соблюдение субординации).
• Доступ у собственника и топ-менеджеров. Возможность в любое время и из любой точки мира доступа к личному делу любого сотрудника.

Конфигурация «Регулярный менеджмент: Личные дела для сотрудников» на платформе PlanFix

Летом 2021 мы завершили совместно с компанией PlanFix (сервис постановки задач и управления компанией) шестимесячную разработку электронных личных дел. Реализовано с помощью специальной Конфигурации. Все подробности про функционал и возможности, видео и примеры применения в материале Конфигурация для “ПланФикс”: «Регулярный менеджмент - Личные дела для сотрудников + Фиксация управленческих ситуаций и достижений». Или просто свяжитесь со мной через соц.сети (ссылки будут ниже), или заявку с сайта (в шапке).

Пример разбора ситуации "Сотрудник некачественно выполнил задачу"

Разбор и фиксация управленческих ситуаций в «личном деле» сотрудника

Здесь я приведу сокращённый вариант алгоритма для руководителей по работе с “личными делами” сотрудников.

• Непосредственный руководитель сотрудника (или проектный) несёт полную ответственность за фиксирование успехов, проступков и разбор управленческих ситуаций своих подчинённых. Инициатором разбора ситуации может быть как руководитель в рамках проекта, так и постановщик разовой задачи (в этом случае он обращается к непосредственному руководителю сотрудника).
• Фиксировать необходимо так: новую ситуацию располагать сверху, предыдущие при этом будут опускаться вниз.
• Прежде чем разбирать управленческие ситуации, руководитель обязан изучить следующую информацию и алгоритмы, а также руководствоваться ими при своей работе:
• Управленческие ситуации: как их разбор решает проблему «заколдованного круга» воспитательных бесед с подчинёнными (с примерами)
• Пошаговый алгоритм разбора управленческих ситуаций с подчинёнными: сбор фактов, анализ, принятие решения, выводы
• Депремирование сотрудников: как сделать, чтобы они сами себя штрафовали за “косяки”

На старте разбора управленческих ситуаций с конкретным сотрудником, вначале необходимо фиксировать только наиболее серьёзные проступки (иначе можно “захлебнуться” потоком работы). По мере появления положительной динамики — переходить к фиксации всё более мелких нарушений.

Помните, что “личное дело” даёт представление о качестве разбора ситуаций со стороны непосредственного руководителя, а также имейте в виду, что через 2-3 дня люди могут забыть не только подробности, но и саму ситуацию. А личное дело будет помнить :-) “Сочинений” там не должно быть, только факты.

Чтобы получить пользу от личного дела на 100%, рассекретьте его. Предоставьте к документу доступ сотруднику, поручайте опытным работникам самостоятельно заносить итоги разобранных управленческих ситуаций

Опытным сотрудникам, имеющим стаж работы в рамках регулярного менеджмента более 4-6 месяцев, руководитель после разбора ситуации может поставить задачу по самостоятельному занесению итогов в личное дело с последующей проверкой корректности фиксации (важно: задача должна быть выполнена не позднее 4-6 рабочих часов после разбора ситуации/диалога).

Комментарии к регламенту

Таким образом, вести личное дело — обязанность непосредственного руководителя. Технология подробной записи мягко принуждает непосредственного руководителя разбирать подробно саму возникающую ситуацию.

Возникает вопрос: “Что если в документ будут вноситься липовые наказания или поощрения?” Для этого в регламенте по работе с “личными делами” необходимо внести предостережение: любое целенаправленное искажение информации в “личном деле” как сотрудником, так и непосредственным руководителем, будет расцениваться как целенаправленный обман и с высокой вероятностью приведёт к увольнению.

Как выявить ситуации, когда информация вносится непосредственным руководителем “для галочки”? Здесь поможет разбор ежедневных отчётов. Читайте подробнее в статье “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”

Шаблоны для использования технологии «личные дела»

Информация должна быть зафиксирована в личном деле строго в соответствии с шаблоном. (Вставьте в свой регламент ссылку на следующие шаблоны: личного дела, фиксирования разобранной управленческой ситуации” и “фиксации успеха/поощрения”).

Бонус для внимательных читателей: шаблон “Личного дела”!

Хотите получить образец шаблона “личного дела” сотрудника?

Выполните 2 простых действия:
1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Напишите кратко о том, в каких ситуациях вам не хватало “личных дел”? Как вам приходилось действовать? Аргументируйте, пожалуйста, свой ответ. При желании добавляйте к вашему комментарию вопросы).

2) Отправьте запрос на получение шаблона “личного дела” сотрудника через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение):

Подробная схема «личного дела»

В статье я использую словосочетание “личное дело” больше “для крепкого словца” и краткости. В компании я рекомендую не использовать это название, а заменять на “личная карточка сотрудника” или “личный файл сотрудника”. Полное название документа и вовсе лучше сделать “Договорённости, разбор ситуаций, достижения и замечания”, что, безусловно, отражает его суть. Что обязательно должно быть в документе:

• Имя документа для личного дела. Я предпочитаю называть на английском. Формат имени: “private-card-Name-Surname” (на русском будет так: “Личный-файл-(карточка)-Имя-Фамилия”).
• Заголовок документа. Формат такой: “Имя Фамилия Отчество: договорённости, разбор ситуаций, достижения и замечания”.
• Ссылки на ключевые документы:
• файл с корпоративными паролями сотрудника: (указывается ссылка);
• личная папка сотрудника с его управленческими и рабочими документами: (указывается ссылка).
• Личные данные и контакты сотрудника: личный мобильный и электронная почта, ссылки на аккаунты в социальных сетях (в качестве резервных каналов связи).
• Данные и контакты ближайших родственников сотрудника. Собирать необходимо всегда, использовать в самых крайних случаях: например, если с сотрудником что-то случилось или он не выходит на связь.
• Ссылка на сохранённую копию резюме (важно помнить всё, что декларировал сотрудник при приёме на работу).
• Формат работы (офис/дистанционный).
• Текущая схема оплаты, банковские реквизиты сотрудника, электронные кошельки.
• Тенденции для сотрудника. Здесь необходимо указывать отмеченные негативные и позитивные тенденции, а также ожидаемые руководителем тенденции, над которыми сотруднику необходимо работать (не забудьте при записи каждый раз давать ссылку сотруднику, чтобы он был в курсе). Пример зафиксированной тенденции: “изменить позицию “исполнитель процесса” на позицию “оптимизирующий и развивающий процесс”.
• Договорённости по совместной работе и оплате труда. Здесь необходимо указывать любые финансовые договорённости с сотрудником, их изменения, договорённости о формате работы (например: согласовано, что время прибытия на работу по пятницам может быть в интервале от 9 до 9:30 утра). Обязательно должна быть указана дата договорённости.
• Поощрения и успехи. Формат для подзаголовка: “DD.MM.YY. <ФОРМАТ ПООЩРЕНИЯ> <Краткое название - мини-описание, за какое дело поощряется> (поощрение от: <Имя Фамилия Руководителя>)”
• Проступки и замечания. Формат для подзаголовка: “DD.MM.YY. <ФОРМАТ НАКАЗАНИЯ> <Краткое название - мини-описание возникшей ситуации> (разбирал: <Имя Фамилия Руководителя>)”
• Разобранные управленческие ситуации. Формат для подзаголовка: “DD.MM.YY. <ИТОГ 2-мя СЛОВАМИ> <Краткое название - мини-описание возникшей ситуации> (разбирал: <Имя Фамилия Руководителя>)”
• Итоги аттестаций, присвоения грейдов. См. подробнее статью “Система грейдов, или Как вырастить руководителей и сотрудников-профессионалов”
• ЛОГ собеседования и предварительных переговоров до выхода на работу. Здесь фиксируются все обещания, данные сотрудником, выполненные тестовые задания, рекомендации, ответы на вопросы, подтверждение условий конфиденциальности и т.д.

Как собственник становится препятствием для внедрения «личных дел»

Одно из основных возражений собственников на предложение внедрить личные дела - нежелание вести дополнительную документацию: “это сколько же “писанины” теперь будет! Когда я буду успевать?” Подскажу пути решения данной дилеммы.

Во-первых, время вы на самом деле сэкономите, ибо фиксация в “личные дела” значительно увеличивает вектор воздействия на сотрудника в сторону положительных изменений. “Личные дела” потребуют больше времени, если только вы уже всё пустили на самотёк и на самом деле вместо реального управления людьми тратите своё время на другие задачи.

Во-вторых, если вы собственник, у вас должно быть как можно меньше прямых подчинённых. В идеале — только управляющий вашей компанией (генеральный директор). Если эту должность занимаете вы — ищите исполнительного директора, который возьмёт на себя, как минимум, всю оперативку. Помните также правило, что один человек, в среднем, может управлять эффективно в постоянном режиме не более чем 7-9 сотрудниками.