Система регламентов (часть 2): требования к функционалу текстового редактора для составления регламентов

Перестав быть спорной, мысль перестает быть интересной

Уильям Хэзлитт

кому: собственникам, топ-менеджерам

Стоит ли создавать тома регламентов, если они будут “пылиться” на полке из-за того, что ими будет неудобно пользоваться? Ответ отрицательный.

Текстовый редактор сможет отправить вашу систему регламентов на дно, либо поможет ей развиваться

Сегодня я расскажу про требования к текстовому редактору документов, используемому для разработки и написания регламентов. От текстового редактора зависит: скорость и удобство написания документа-инструкции; возможность постоянного развития и оперативного обсуждения регламента и многое другое. 

Текстовый редактор — программа или сервис, неотъемлемая часть программного обеспечения для функционирования системы регламентов. От его возможностей зависит, будут ли ваши регламенты висеть мёртвым грузом “на шее” компании или станут стартовой площадкой для её развития.

Цель второй части статьи о программном обеспечении для системы регламентов (вы её сейчас читаете) — помочь вам избежать ошибок при выборе текстового редактора. Информация будет крайне полезной руководителям, так как демонстрирует реальные сценарии использования системы регламентов.

Часть требований к текстовому редактору можно смело взять из первой части статьи “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”. В ней были подробно разобраны необходимость одновременного редактирования и комментирования  документа в разных режимах и возможности по распределению прав доступа.

Рассчитываю, что вы прочитали первую часть и уже “погрузились в тему”. Поэтому без лишних предисловий — поехали!

Ключевые требования к текстовому редактору для создания и хранения регламентов

1. Абсолютная ссылка на документ в рамках всей системы регламентов

Крайне важно, чтобы у каждого документа была так называемая “абсолютная ссылка” в рамках структуры папок. Основное свойство абсолютной ссылки: она НЕ изменяется при перемещении документа между папками. Таким образом, если вы решите изменить местоположение документа или внести изменения в структуру папок, все ссылки на этот документ в других документах сохраняют свое действие для всех пользователей как в сервисе, так и за его пределами.

На скриншоте пример абсолютных ссылок на другие документы внутри текста регламента (для документа в формате Google Docs)

Продемонстрирую на примере. Допустим, вы решили перенести регламент “Обработка входящих писем” из папки “Managers” (для менеджеров) в папку “ALL” (для всех). Если бы у нас не было абсолютной ссылки, то пришлось бы искать и заменять во всех существующих документах все ссылки на регламент “Обработка входящих писем”.

Изменение структуры папок в системе регламентов — нередкая процедура. Представьте, что у вас больше двухсот или трехсот регламентов. Заменять ссылки вручную в таком количестве просто невозможно. Поэтому важность абсолютной ссылки для документов в системе регламентов сложно переоценить.

2. Создание нового документа на основе шаблона

Шаблон — это заранее подготовленный документ, где есть примеры оформления текста: заголовки h1-h6, абзацы, списки, таблицы и т.д. Все новые документы создаются только на основе разработанного вами шаблона путём его копирования.

На скриншоте пример шаблона для создания новых документов + показана иерархия заголовков (Google Docs)

При этом обязательно, чтобы при копировании в новом документе сохранялись (наследовались) все заранее определенные (созданные) стили шаблона, такие как: размер и цвет шрифта заголовков, межстрочный интервал, отступы между абзацами, отступ текста от левого края документа, размер шрифта и т.д.

3. Создание кастомизированных (своих) стилей в документе

Что означает возможность определять и создавать собственные стили в документе? Представьте, что у вас есть некий заголовок (например, второго уровня — h2). Вы отформатировали его и присвоили определенный размер шрифта и цвет шрифта. Теперь у вас есть возможность “по нажатию одной кнопки” применить этот стиль ко всем остальным заголовкам “второго уровня” в документе.

На скриншоте пример создания кастомизированных стилей (для Google Docs)

Важно, чтобы заданные стили оставались стилями “по-умолчанию” в том числе для документов, полученных путём копирования исходного. Эта возможность как раз используется при копировании шаблона (см. пункт выше).

4. Иерархия заголовков: как создавать и в чём смысл

Наличие “иерархии заголовков” — незаменимый функционал для длинных регламентов. К слову, регламенты могут быть занимать и 20, и 30 страниц. Проиллюстрирую на примере.

Заголовок первого уровня (обозначение: h1) необходимо использовать для названия регламента. Допустим, в регламенте c названием (h1) “Все сотрудники: типовые задачи, способы и подход к их решению в «Открытой Студии»” есть раздел “Принципы самостоятельности и автономности сотрудников при выполнении задач и решении возникающих ситуаций”. Название этого раздела — заголовок второго уровня (обозначение: h2).

На скриншоте оглавление, автоматически сгенерированное на основании иерархии заголовков (Google Docs)

У раздела h2 есть свои подразделы, а, значит, и подзаголовки “Общие принципы”, “Стратегическое планирование”, “Ежемесячное планирование: принципы и алгоритм” и “Еженедельное и ежедневное планирование”, они, соответственно, становятся заголовками 3-его уровня (обозначение: h3). И так далее до шестого уровня — h6.

Наличие иерархии заголовков структурирует документ, облегчает его читабельность и понимание исполнителями, а также даёт возможность генерировать оглавление и ссылаться на подразделы документа из других регламентов (об этих двух возможностях пойдёт речь ниже).

5. Абзацы, маркированные списки

Наличие абзацев, а также маркированных и нумерованных списков — настолько стандартный функционал, что я упоминаю его здесь только для полноты картины.

Также хочу отметить, что в регламентах (там где это допустимо и возможно) желательно оформлять последовательность действий в виде маркированных и нумерованных списков для более лёгкого восприятия текста исполнителями.

6. Генерация оглавления документа на основании заголовков

Оглавление документа должно создаваться автоматически (или в ручном режиме, но обновляться “одним кликом”). В разном программном обеспечении возможны разные реализации.

Например, в GoogleDocs это сделано так: сначала необходимо выбрать место, куда мы хотим вставить оглавление. Затем выбираем пункт меню “Вставить → Оглавление” и оглавление автоматически генерируется на основании созданных ранее заголовков (подробнее про них в этой статье, в разделе “Заголовки: иерархия заголовков, как создавать”).

На скриншоте показано оглавление и кнопка его обновления после внесения изменений в текст заголовков документа (для Google Docs)

В идеале оглавление должно автоматически (без вмешательства пользователя) перегенерироваться при изменении какого-либо заголовка внутри документа. К сожалению, в GoogleDocs обновлять оглавление необходимо вручную.

Помимо того, что оглавление должно строиться на основании заголовков, сами пункты оглавления должны являться кликабельными ссылками на соответствующие им разделы документа. Это позволяет вам быстро переходить к нужной части вашего регламента без перелистывания. Кликнули на пункт оглавления, и вы уже в нужном месте!

Хороший бонус — возможность закрепить оглавление в левой или правой области документа, чтобы оно всегда оставалось на экране даже при прокрутке документа вниз. Последнее особенно актуально для длинных регламентов, т.к. возвращаться к самому верху для просмотра оглавления, мягко говоря, неудобно.

7. Правильная вставка текста из других источников

Необходимость вставки в регламент текста из других источников — типовой сценарий. Например, у вас открыт некий документ в формате Microsoft Word, и вы планируете вставить из него кусочек текста в свой регламент.

С большой вероятностью вы столкнётесь со следующей  проблемой: этот текст вставится в регламент вместе с форматированием (другой цвет и размер шрифта, отличающиеся отступы), что может абсолютно не соответствовать форматированию остального текста в вашем регламенте.

Поэтому важно, чтобы была возможность “очистить” переносимый из другого документа текст от форматирования и автоматически привести его в соответствие с текстом из целевого документа.

На скриншоте показаны результаты обычного копирования (без очистки форматирования) из документа MS Word (слева) в документ GoogleDocs (справа).

Некоторые пользователи используют для “очистки” от форматирования старый “дедовский” способ — сначала скопировать текст в программу “Блокнот”, затем из этой программы вставить в свой регламент.

Желательно, чтобы была возможности вставить “очищенный от форматирования текст” с помощью специальной команды верхнего меню редактора или с помощью комбинации клавиш. Например, в GoogleDocs текст с “очищенным форматированием” вставляется с помощью комбинации клавиш “Ctrl + Shift + V”.

Напоминаю, что регламенты должны оформляться в едином стиле. В документе не должно быть разных шрифтов, отступов, цветов текста и т.д. Регламент должен быть оформлен таким образом чтобы его было удобно читать, не стыдно распечатать и показать кому-то вне организации (например, внешним подрядчикам, кандидатам на работу и т.д.).

8. Кросс-ссылки в тексте на связанные документы

Важная функция системы регламентов: показывать связи между различными регламентами и предотвращать дублирование информации. Для этого необходима функция вставки в тексте документа абсолютных ссылок на другие регламенты.

Например, если в регламенте для менеджеров есть раздел “Правила общения с клиентами”, и при этом аналогичный раздел есть в регламенте “Для всех сотрудников”, тогда в регламенте для менеджеров нет необходимости (более того, крайне вредно!) дублировать информацию.

Но как же быть? В регламент для менеджеров в нужном месте добавить абсолютную ссылку на соответствующий раздел в регламенте для всех. В текст для ссылки желательно включить название регламента, на который она ведёт.

Ниже представлено короткое видео “Чем чревато дублирование информации в регламентах, и как его предотвратить на примере”

9. Кросс-ссылки в тексте на другие разделы текущего документа

Я уже говорил про ссылки на другие документы. Теперь поговорим о ссылках на разделы внутри одного документа.

При написании регламента регулярно возникает необходимость сослаться на какой-либо его раздел. Например, в регламенте есть раздел “Правила общения с клиентами”, и в другом его разделе “Подготовка ко встрече с клиентом” возникла необходимость сослаться на “Правила общения с клиентами” (чтобы избежать дублирования информации).

Функционал внутренних ссылок по документу должен быть реализован таким образом, чтобы при необходимости вставки локальной ссылки достаточно было бы просто выделить фрагмент текста и выбрать соответствующую команду из меню (“Вставить” → “Ссылку”). При этом предлагается на выбор сделать локальную ссылку на один из пунктов оглавления или на заранее установленную закладку.

На скриншоте показан выбор для ссылки: вписать вручную, или 1 — вставить из пунктов оглавления, 2 — вставить из закладок (для GoogleDocs).

Локальные ссылки в документе также должны быть абсолютными, что позволит ссылаться из одного документа на определённый раздел другого документа. Напоминаю, что регламент может состоять из 40 разделов на 35 или более страницах. Поэтому, если ссылка будет вести на весь регламент, а не на его целевой раздел, можно долго искать этот раздел вручную, ведь придётся пролистывать весь документ или, как минимум, читать оглавление.

Таким образом, если в “регламенте для менеджера” есть некий раздел “X”, то чтобы сослаться на него из другого регламента “N”, достаточно вставить ссылку на “Х” в “N”. При клике на неё “регламент для менеджера” откроется сразу в нужном разделе “X”.

10. Закладки на произвольное место в документе

Закладки позволяют отметить произвольное место в документе и получить на него абсолютную ссылку. Этот функционал крайне полезен, когда из одного регламента нам надо сослаться на другой, но при этом у нас в целевом месте нет подзаголовков типа h1-h6.

На скриншоте пример поставленной закладки в середине текста документа.

Благодаря закладкам появляется возможность получить абсолютную ссылку на конкретный кусок текста, которую можно разместить в любом другом документе системы регламентов.

Подведение итогов, или Как выбирать программное обеспечение для системы регламентов

Предлагаю вам пошаговый алгоритм (упрощённая версия “метода многокритериальных взвешенных оценок”). Создайте таблицу. Выпишите все критерии к программному обеспечению системы регламентов из обеих статей (первая часть — ссылка; вторая сейчас перед вами). Заполните ими первый столбец таблицы.

Последующие столбцы — названия программного обеспечения: Google Apps, Office365, Мой офис, 1С:Документооборот или любая другая система, которую вы захотите у себя внедрить. Отметьте напротив каждого критерия из первого столбца возможности системы-кандидата: присутствует ли этот функционал? Если “да”, реализован ли он полностью или частично?

Актуализированная система регламентов позволяет ликвидировать “незаменимость” сотрудников

Заполненная таблица позволит вам сделать вывод, основываясь на формальной логике. Предостерегаю только от одного: избавьтесь от желания “изобрести” велосипед, разработав с нуля своё программное обеспечение. Серьёзно сэкономите деньги и время.

Подобрав правильно программное обеспечение для системы регламентов вы сможете решить две важные задачи: 1) делегировать развитие большинства регламентов подчинённым; 2) держать систему регламентов в актуализированном состоянии, что позволит ликвидировать “незаменимость” сотрудников, значительно снижать риски форс-мажоров и экономить время при выполнении повторяющихся задач. Если вы решили, что система регламентов будет полезна для компании, но боитесь "наломать дров" при её внедрении, рекомендую пройти мой мини-тренинг «Мастер регламентов».