Дистанционное управление своей компанией: ответы на частые вопросы от собственников

Нет дела, коего устройство было бы труднее, ведение опаснее, а успех сомнительнее, нежели замена старых порядков новыми

Никколо Макиавелли

Дистанционное управление бизнесом — мечта большинства собственников, к сожалению многие не знают с чего начать

кому: собственникам

Дистанционное управление: “быть” или “не быть” — итоги года моего отсутствия в офисе

12 июня 2015 года был ровно год как я перешел полностью на удаленное управление своим бизнесом. Оставил офис в Санкт-Петербурге работать автономно, а сам отправился жить и путешествовать в теплые края. За это время прожил около 6 месяцев в Краснодарском крае, потом 5 месяцев на Пхукете (Тайланд) и 1,5 месяца — в Крыму. В Санкт-Петербург приезжал 2 раза по делам и суммарно провёл в офисе за это время от силы 10 рабочих дней.

Дистанционное управление бизнесом — мечта большинства собственников. Многие считают, что “именно в их бизнесе такое не возможно”. Невидимая стена-препятствие строится в голове бизнесменов из вопросов, на которых у них ответа нет. Позвольте мне внести незначительную лепту в разрушение этой “виртуальной” стены.

Здесь я поделюсь дополнениями к моей прошлогодней статье “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”. За время, прошедшее с ее публикации, я, само собой, получил новый опыт в удалённом управлении своей компанией. Однако теперь речь идёт не только о моём опыте.

Ко мне обратились за консультацией по внедрению дистанционного управления десятки бизнесменов из разных отраслей

Ожидаемо, что тема дистанционного управления оказалась очень востребованной среди собственников бизнеса. Ко мне обратились за консультацией по внедрению дистанционного управления (и попутного наведения элементарного порядка в компаниях) десятки бизнесменов из разных отраслей. (некотопые из отраслей: агентства недвижимости, филиалы западных компаний, агентства интернет-релкамы, интеграторы 1С, продажа и ремонт бытовой техники, сфера услуг — от туристических фирм до озеленения офисов, производство сувенирной продукции).

Беседы с ними обогатили и дополнили мою картину мира. Удалось познакомиться с нюансами управления в разных компаниях, отраслях, сегментах. По итогам общения софрмировался список типовых вопросов, которые мне задают бизнесмены. К вашему вниманию: список вопросов с ответами на них.

Разделение ролей "собственника" и "управляющего" и Удаленное управление компанией - это одно и то же или разные вещи? Сколько времени нужно тратить при дистанционном управлении?

Кто Вы: собственник или управляющий?

На мой взгляд, речь идет о разных вещах. Удаленное управление — необязательно подразумевает полное разделение ролей "собственника" и "управляющего". Даже если управляющий есть формально в штате.

Количество времени, которое удаленное управление занимает у собственника, может зависеть от следующих ключевых бизнес-процессов в вашей компании:

• Понятное дело, от выстроенной системы управления в компании (выстраивание которой я бы доверил только собственнику!)
• Поддержание построенной системы управления, оперативное управление (исполнительный директор).
• Совершенствование ключевых бизнес-процессов, развитие компании, внедрение автономной системы продаж (директор по развитию).
• Формирование стратегии развития компании (совет директоров).
• Построение системы генерирования входящих заявок от потенциальных клиентов (директор по маркетингу).

Один человек может совмещать несколько ролей. Чем больше их совмещает собственник — тем больше он будет тратить времени на управление компанией и на другие действия. Закрыть перечисленные бизнес-процессы можно разными способами. Нанимать людей, выращивать существующих или подбирать аутсорсеров — каждый решает самостоятельно.

Хочу отметить, из списка необходимое и достаточное только одно условие — выстроенная система управления, которая позволяет управлять удаленно.

Какая ситуация на данный момент у меня?

Система управления компанией выстроена (что и позволяет тратить мне лишь 4-6 часов в неделю непосредственно на управление компанией).

На данный момент активно занимаюсь построением системы продаж (чтобы она функционировала полностью автономно от меня) и системой генерирования входящих заявок. Буду откровенен — на это требуется значительное количество моего времени.

Что же мне греет душу? То, что каждое мое действие в этом направлении избавит меня от необходимости повторять эти действия в дальнейшем. Рекомендую этот критерий использовать собственникам для оценки большинства своих задач.

Как понимать, что происходит в компании? Какой там климат?

Климат бывает в компании разным. Того, кто не наблюдает за ним, рано или поздно ждёт сюрприз!

Тотальная прозрачность всех процессов для собственника, возможность заглянуть в каждый результат работы — лучший способ понять что происходит. Для этих целей рекомендую использовать ежедневные отчеты (см. подробнее в “Ежедневный план и отчёт: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день”).

У любой работы результат должен быть в формализованном виде. Пример: если обзванивал клиентов — занеси итоги разговора в CRM, если выбирал компаний подрядчиков — занеси результаты в файл и т.д.

Обязательно проводите личные беседы с сотрудниками. Не реже 1 раза в месяц. Если у Вас много сотрудников, выбирайте как минимум одного на департамент/отдел. Выбирайте разных.

Как относятся сотрудники к удаленному управлению? Не возникнет ли у них желание также работать удаленно? Какие моменты нужно учесть при переводе сотрудников на удаленную работу?

Сотрудники относятся к чему-либо так, как позволяет к этому относиться их руководитель. Спрос с них за выполненную работу, кстати, значительно выше. Ведь когда работаешь удаленно — концентрируется на результате работы сотрудников. И уже слышать красочные описания, "как они старались", совсем не интересно.

Да, желание работать удаленно у некоторых возникает. И более того — я здесь не вижу никаких проблем. Основной критерий: все возложенные задачи должны выполняться с той же эффективностью, что и при нахождении в офисе.

Итак, что же может помешать удаленной работе сотрудников:

• Возможность обучения на основе слушания опыта других. Это актуально для менеджеров, которые сидят в одном помещении и общаются с Клиентами.
• Внешние помехи в месте удаленной работы. Например, дома могут громко разговаривать близкие. При общении с Клиентами такой фон крайне нежелателен.
• Отсутствие каких-либо условий для работы. Например, места для встречи с Клиентами, домашнего компьютера, стабильного и быстрого Интернета и т.д.

Технические условия для эффективной удаленной работы сотрудников:

• Быстрый компьютер (если компьютер будет "тормозной", то будете оплачивать и его время).
• Широкоформатный монитор (чтобы не работали на маленьком и неудобном нетбуке).
• Быстрый и стабильный Интернет (требуются дополнительные пояснения?).

Преимущества удаленных сотрудников для компании

Преимущества правильно выражать в денежном эквиваленте

Для сотрудников преимущества очевидны: экономия 2 часа в день на дорогу (задумайтесь, за месяц — это экономия 40 часов, за год — 480 часов, что составляет 24 дня. Фактически — отпуск). Плюс экономия затрат на дорогу. И здесь за год может набежать кругленькая сумма, которая соизмерима с размерами отпускных.

Поэтому, на мой взгляд, данные преимущества должны быть уравновешены и преимуществом для компании. Привожу здесь одну из возможных формулировок:

• Почасовая оплата, все планы и рабочие отчеты за день разбираются в обязательном порядке.
• Отсутствие отпускных и больничных на время удаленной работы (имеет смысл заключать Договоры подряда или договориться об этом устно).

Мечтаю управлять своей компанией удаленно, с чего мне начать?

Как я уже говорил, необходимым условием является специально выстроенная система управления. Она должна соответствовать очень серьезным требованиям: полная прозрачность планов и выполненной работы любого сотрудника. С чего начинать ее выстраивание?

1. Найдите единомышленников (лояльные Вам сотрудники + те, кто в явном виде выиграет от проводимых изменений). Однако не исключайте сценария, что они могут "слиться" в процессе внедрения. Продумайте заранее вариант своих действий в этом случае.
2. Внедрите регулярный менеджмент (читайте “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”).
3. Внедрите ежедневные планы и отчеты (уже упоминал “Ежедневный план и отчёт: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день”).
4. Выполните остальные пункты из статьи “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”.
5. Важное дополнение для крупных компаний. Имеет смысл любое внедрение начинать с так называемого пилотного проекта. То есть сначала внедрять что-либо в одном из подразделений, и лишь затем распространять практику на всю компанию.

Какие риски есть при внедрении удаленного управления? К чему мне надо быть готовым?

Учитывайте, что Вам предстоит тяжелая работа по выстраиванию системного бизнеса, а не лёгкая прогулка

• Можете не дождаться. Длительный срок. Займет от 6 месяцев. Причем в начале внедрения, как правило, становится хуже, так как ломаются старые, пускай и неэффективные схемы работы сотрудников, а новые еще не выстроены.
• Можете не выдержать. Серьезные нагрузки: моральные (встретите сильное сопротивление сотрудников), рабочие (лично от Вас потребуется на данном этапе много работать по внедрению и настройке системы)
• Издержки (временные, денежные и т.д.) в связи с заменой части персонала.
• Как следствие из предыдущего пункта — с частью из сотрудников (с большей или меньшей, зависит от текущего состава вашей компании) придется расстаться. Если люди привыкли работать 4 часа в день, а в новой системе им нужно будет работать 8 часов — далеко не все смогут адаптироваться и перестроиться. В любом случае, часть уйдет искать "старые" условия у других. Вам же лучше, ибо бездельники — враги, как удаленного управления, так и вашей прибыли. Поэтому очень важно перед началом серьёзных перемен сформировать кадровый резерв. О том, какими способами это можно сделать, я обязательно напишу в одной из следующих статьях.

Если у Вас есть еще вопросы — пишите в комментариях к статье или отправляйте их через форму "Задать вопрос эксперту". Наиболее интересные добавлю к статье (в обезличенной форме).

Также добавляйтесь в друзья и задавайте вопросы через социальные сети.

Как нанимать ключевых сотрудников удалённо?

Вопрос кадрового резерва уже затрагивался. Его формированию и алгоритму подбора сотрудников, готовых работать в рамках вашей системы управления, посвятил отдельную статью.

• Статья про систему подбора сотрудников "Пошаговый алгоритм поиска и подбора руководителей-соратников: где искать и как проводить собеседование при приёме на работу".
• Статья про работу с дистанционными сотрудниками "Дистанционные сотрудники на службе компании: выгоды от работы, примеры из практики, риски и как их предупредить".

Важный момент: самостоятельно проводите собеседование с ключевыми сотрудниками (на которых Вы планируете опираться в своей работе). Дополнительная встреча с вашим управляющим будет полезна, но беседы с Вами заменить не сможет. А что такое ключевой сотрудник? Всё зависит от размера вашего бизнеса. Все топ-менеджеры и те, из кого Вы планируете их вырастить, — точно ключевые сотрудники.

Краткий алгоритм по дистанционному подбору сотрудников:

1. Сформулируйте профиль рабочего места.
2. Найдите кандидата на вакантную должность.
3. Отправьте ему на изучение принципы вашей работы.
4. Проведите видео-интервью по скайп (2-3 часа).
5. Дайте практическое задание, подготовьте кейс-вопросы (ответы на них явно укажут на наличие необходимых знаний кандидата).
6. В случае успеха — дополнительная беседа с управляющим.

Как построить общение с Клиентами? Не разбегутся ли они, когда узнают, что Вы перестанете ходить в свой офис, а возможно и вовсе переедите в другой регион? (актуально, если у Вас корпоративные Клиенты)

Расскажите Клиентам откровенно о своих планах

Выделяйте ваших ключевых Клиентов и общайтесь с ними на уровне собственников. Честно им расскажите про ваши планы значительно повысить эффективность управления компанией, попутно внедрить ещё более серьезные стандарты качества в работе и управлять своей компанией дистанционно.

Общение с собственниками даст Вам прямую и быструю обратную связь. Каждый собственник в душе, конечно же, мечтает о дистанционном управлении и порядке в своей компании.

Общайтесь и рассказывайте им, как у Вас протекают процессы внедрения регулярного менеджмента и удалённого управления, делитесь опытом, своими ошибками и успехами. По-прежнему будьте готовы прийти к ним на помощь — и они останутся вашими Клиентами. Более того, ваш пример будет мотивировать их на развитие своего бизнеса.

Имеет ли смысл контролировать качество работы сотрудников, соблюдение стандартов? Как это лучше делать?

Прежде чем контролировать, стандарты работы необходимо формализовать. Здесь Вам помогут регламенты и мой мини-курс "Мастер регламентов".

Основные способы контроля соблюдения стандартов и качества работ

• Регулярная проверка с помощью аутсорсеров. Например, для вашей компании контекстную рекламу ведёт внутренний специалист и уверяет, “что у него всё сделано супер”. Заплатите аутсорсерам, которые специализируются на контекстной рекламе, чтобы они выполнили развёрнутый аудит с выводами и рекомендациями.
• Обратная связь от Клиентов (не зря мы поддерживаем связь с ними на уровне собственников!)
• Завести специальную таблицу для каждого работающего с Клиентами сотрудника. В неё он должен заносить все произошедшие события, которые несут риск репутации и убытков для вашей компании (вне зависимости, кто был участник этих событий: сотрудник вашего клиента или уборщица из бизнес-центра).
• В каждом письме от любого из ваших сотрудников — ссылка на форму, где получатель письма может оценить качество ответа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Задайте его

У Вас есть вопрос? "Кидайте" его мне быстрее! :-)

Наиболее популярные вопросы перечислил. Предлагаю ответы на них рассматривать, как дополнение к статье “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”.

Одну из следующих статей планирую написать более подробно про управляющего. Какие обязанности на него возложить, стоит ли его выращивать или искать “готового”, как строить с ним взаимодействие и как избежать его “незаменимости”.

Коллеги, ещё раз напоминаю, что жду от Вас вопросов в комментариях и через форму “Задать вопрос эксперту” внизу страницы. Наиболее интересные вопросы с ответами размещу в дополнение к уже опубликованным.