Среди беспорядка найдите простоту;
среди раздора найдите гармонию;
в трудности найдите возможность…
Нанесите ответный удар по кризису в том месте, где не ждут ваши конкуренты!кому: всем, а руководителям будет вдвойне полезно
Когда учёт внутренних ресурсов становится критически важным
Даже то, что называют “бесплатным” или “без бюджета”, требует вашего личного времени, а также времени ваших подчинённых. А время, как известно — это деньги.
Внутренние ресурсы мало кто считает. На кредитные деньги покупают себе машины, квартиры. Со стороны кажется, что компания растёт и процветает. Но если копнуть немного глубже, окажется, что большинство сотрудников работают неэффективно.
Вы с удивлением обнаруживаете, что денег едва хватает на поддержание жизнедеятельности компании.
Когда у Вас за дверью очередь из клиентов, об эффективности можно сильно не беспокоиться. Заработаете денег и без неё. Но когда клиентов становится меньше и меньше (кризис, да), проблемы обнажаются. Вы с удивлением обнаруживаете, что денег едва хватает на поддержание жизнедеятельности компании.
Ужасы нашего городка, или как "хоронят" большинство нововведений
Страшно подумать, что происходит у Вас в компании :-)Недавно разговаривал с собственником компании по продаже шкафов-купе, владельцем десятка салонов в Москве. Обсуждали внедрение CRM. Один из его аргументов “против внедрения CRM” меня просто ужаснул: “CRM внедрим, но как заставить моих сотрудников её использовать?”
Друзья, как в таких условиях развивать компанию? Какая здесь нахрен эффективность? Именно поэтому включил в статью шаг №1 — противоядие от “нежелания сотрудников”.
25% эффективности за 5 секунд
- Оценивать все задачи сотрудников в деньгах (как клиентские, так и внутренние)
- Внедрить систему учета времени по всем задачам.
- Избавиться от убыточных и неэффективных задач.
Более подробно, читайте ниже. Учтите, что некоторые шаги можно выполнять одновременно.
Предупреждение! При выполнении нижеперечисленных шагов стресс обеспечен. Почему? Значительная часть сотрудников будет саботировать и сопротивляться. А также у Вас будет далеко не самая приятная возможность увидеть без “розовых очков”, как реально обстоят дела с эффективностью.
Шаг №1: Внедрите “7 принципов регулярного менеджмента”, установите наказание за их невыполнение
Без внедрения этих принципов все ваши попытки что-либо сделать захлебнутся в потоке игнорирование и саботажа со стороны рядовых сотрудников. Подробное описание приводится в статье “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”.
Вряд ли Вам удастся “привить” необходимость соблюдать принципы регулярного менеджмента без принуждения. Классическое наказание — депремирование. Внедрять нужно постепенно.
Принципы регулярного менеджмента действуют как святая вода: выводит "оборотней" и "вампиров" в вашем коллективеПервый месяц — только “холостые выстрелы” (виртуальное денежное депремирование). Разбираете проступки и ошибки с подчинёнными. Итоги заносите в неофициальное личное дело (заведите специальный файл для каждого подчинённого). Правильно, когда для ваших сотрудников полностью прозрачно, за что их наказывают, и они с этим согласны.
Второй месяц — только 50% от реальной суммы депремирования. Третий месяц — уже все 100%. Депермирование вводится за нарушение любого из принципов регулярного менеджмента.
Тема наказаний объёмна. Про конкретные методы наказания — читайте “Без кнута не обойтись: наказание за неисполнение регламентов”. Про общие принципы — “«Поощряй и наказывай, не обманывай и не прощай»: система поощрений и наказаний сотрудников”.
Шаг №2: Формализуйте постановку задач
Все задачи должны быть поставлены в системе управления задачами. В качестве таковой — рекомендую “”. Прекратите и запретите своим подчинённым ставить задачи по электронной почте, скайпу, по телефону, устно и т.д.
В результате получите два выигрыша:
- Возможность выполнения последующих шагов (оценка эффективности подчинённых, целесообразности выполнения задач и т.д.)
- Вам не надо помнить о поставленных задачах (список всех задач для конкретного сотрудника всегда можно посмотреть в “Битрикс24”! И никто Вам не скажет “я не сделал, потому что забыл”.
Шаг №3: Начните считать время по всем задачам
Эра гигантских таймеров прошла. Сейчас их заменили такие сервисы, как Битрикс24Каждый сотрудник должен по итогам рабочего дня представить список сделанных дел. Рядом с каждым делом должно стоять затраченное время на его выполнение.
Подсчитывать время и формировать автоматизированный отчёт можно с помощью упоминаемого ранее сервиса “Битрикс24”.
Что в результате? По факту найдется много выполненных бесполезных дел. А время, затраченное на некоторые “плёвые” дела, окажется просто астрономическим. Руководитель на отчёты должен не только смотреть, но и действовать, подробнее об этом в статье “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
Бонус для читателей: Образец автоматизированный выгрузки
Хотите получить образец автоматизированный выгрузки времени по задачам из “Битрикс24” и узнать как это выглядит на практике?
Выполните 2 простых действия: 1) Оставьте комментарий к статье в самом низу (поделитесь кратко своим опытом антикризисных мер). 2) Отправьте запрос на получение примера через мои личные аккаунты в социальных сетях:
Шаг №4: Переведите затраченное время в деньги
Посчитайте для каждого сотрудника стоимость 1 часа работы. Не забудьте учесть отпускные, больничные, расходы на аренду рабочего места и т.д.
Пример отчёта для офисного сотрудника
50.000 руб/мес * 12 = 600.000 руб/год — зарплата
600.000 * 0,3 = 180.000 руб/год — 30% налоги
45.000 руб/год — отпускные
40.000 руб/год — больничные
6.000 руб/мес * 12 = 48.000 руб/год — аренда офиса, амортизация оргтехники, кофе, вода, Интернет, it-обеспечение и т.д.
ИТОГО: 913.000 руб/год
Всё посчитали? Нет, не всё!
Допустим, сотрудник требует 9 часов в неделю (очень оптимистичный прогноз, не правда ли?) управленческого времени своего руководителя. Получается в среднем 1,8 часов / день. Пускай стоимость 1 часа руководителя — 700 руб/час (рассчитана по такому же принципу).
Всего у нас 247 рабочих дней — по производственному календарю на 2015 год. Отсюда расход на управление этим сотрудников будет равен: 247 дней *1,8 часов *700 руб/час = 311.200 руб / год
А вот теперь ИТОГО: 913.000 руб/год + 311.200 руб/год = 1.224.200 руб.
Теперь посчитаем стоимость часа работы. Учтите, мы предполагаем, что ваш сотрудник работает 8 часов в день, а не 6, как часто бывает, а у кого-то, быть может, и 4:
1.224.200 руб / 247 рабочих дней / 8 часов = 620 руб/час.
Штатные сотрудники или аутсорсеры? Исходите из объёма задач на год
Ещё рекомендую помнить, что эти часы Вы фактически обязаны выкупить у сотрудника. И если Вы его регулярно недозагружаете работой — это ваши проблемы. А за часы платить всё-равно придётся.
Теперь — самое интересное. У Вас же есть время, затраченное на выполнение задачи (см. Шаг №3)? Начните считать по каждой выполненной задаче деньги!
Представьте, что бухгалтер идёт на почту и по дороге раскидывает ваши деньги :-)Вы всё ещё радуетесь, что бухгалтер 2 раза в неделю ходит на почту, чтобы отправить документы вашим клиентам? Сколько он тратит времени на один поход? 1,5 часа? 3 часа? А теперь посчитайте в деньгах, во сколько Вам это обходится. Умножьте стоимость часа бухгалтера (со всеми затратами) на количество затраченных часов. “Сестра, нашатырь! Мы теряем пациента!” :-)
Вывод позволит Вам сэкономить много денег:
- Если бухгалтеру есть чем заняться — поставьте ему другие задачи, а для отправки писем вызывайте курьера.
- Если у бухгалтера бухгалтерской работы только на 2 часа в день — возможно, стоит найти “удалённого” бухгалтера.
Шаг №5: Прежде чем приступить к задаче, оцените в деньгах, сколько времени на неё могут потратить исполнители, соизмерьте с потенциальной выгодой
Носите всегда с собой калькулятор и просчитывайте любую задачуЛюбите проводить длительные совещания всем коллективом по несколько часов? Сложите время всех участвующих и умножьте… впрочем, Вы уже знаете что делать.
Предварительная оценка времени и денег поможет избежать ненужной работы. Ценная привычка для руководителя. Пришла в голову задача? Задайте вопрос своему подчинённому: “Сколько времени это у Вас займёт?” А дальше соизмерьте стоимость с потенциальной выгодой от решения задачи. Сравнив две величины, можно сделать вывод о целесообразности действий.
