Включает
регламенты, чек-листы, шаблоны, управленческие приёмы
Присоединиться к Telegram-каналу!
Звонки по России:
Заказать звонок
Агентство Евгения Севастьянова
по внедрению системного управления
Каталог услуг

Как начать писать регламенты и правильно оценивать их эффективность: полезные советы, разбор ошибок

«Храни порядок, и порядок сохранит тебя»
Латинская поговорка

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Важно уметь не только писать, но и внедрять регламенты.Важно уметь не только писать, но и внедрять регламенты.

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — понять, как создавать и внедрять эффективные регламенты на всех уровнях.

Топ-менеджерам — научиться разрабатывать регламенты на уровне своего отдела или направления, контролировать их внедрение, оценивать результаты.

Руководителям среднего звена — получить инструмент для организации работы команды, научиться оценивать его эффективность, помогать сотрудникам в освоении регламентов.

Жизнь до и после внедрения регламента, или Как победить хаос внутри компании

«Какие могут быть регламенты в быстроменяющейся бизнес-обстановке?! Нет, такой пережиток бюрократической эпохи, как регламент, нам ни к чему!» – говорят мне многие руководители, сравнивая себя с полководцем на коне в гуще сражения. Ведь когда все меняется ежесекундно, и победа зависит от отваги и решительности командира, нет времени соблюдать какие-то там формальности и регламенты.

А зря! Ведь регламент как раз и достиг своего абсолюта в армии. Именно военный устав четко и однозначно прописывает все процедуры для всех ситуаций. Наличие четких ориентиров и помогает сохранить порядок даже тогда, когда, казалось бы, хаос полностью овладел людьми, конями и залповыми орудиями.

Еще один яркий пример регламента – правила дорожного движения. Вы бы рискнули выехать на дорогу без светофоров, знаков и разметки? А вот в бизнесе, к сожалению, отсутствие правил никого не останавливает перед выездом на встречку с любой атакой о жесткую реальность. Уверен, многие компании могли бы избежать краха, имея у себя регламент – свод элементарных правил по поддержанию жизнедеятельности бизнес-организма.

Поэтому я вынужден каждый раз снова и снова рассказывать монотонным голосом о важности регламента. Да, это скучная тема, хотя я вроде как и не обещал вам веселье и салют. Но зато я точно могу утверждать, что результатом наших совместных усилий по составлению регламента вы будете довольны.

С чего начать составление регламента, что включить и как дописать даже тогда, когда вас покинут силы и литературное вдохновение, я расскажу в этой статье. И, конечно, не оставим в стороне вопрос внедрения. А без внедрения никак. Иначе все зря. Иначе не видать нам победы над хаосом!

Что такое «регламент» в компании?

В своих статьях я часто говорю, почему важно уметь не только писать, но и внедрять регламенты. Однако я не раз замечал, что само слово «регламент» вызывает у людей негативную реакцию.

Они представляют многотомный потрёпанный талмуд, который хранится в сейфе и достаётся «по особым случаям». Своего рода «Священная книга». Возможно этот образ сохранился с советских времён, когда люди изучали идеологию партии и труды партийных лидеров.

Такое представление о регламенте в корне неверно. Регламент — это в первую очередь инструмент управления. Он должен помогать, а не мешать. Вы можете оформить регламент в виде презентаций, видео-роликов, инфографики или любым другим способом. Хотите — нарисуйте комикс в корпоративном стиле. Важен результат: работа в компании должна начать выполняться эффективнее, иначе что-то идёт не так.

Написание регламентов — задача трудоёмкая, но необходимая.Написание регламентов — задача трудоёмкая, но необходимая.

Я считаю, что писать регламенты должен тот, кто в конечном счёте принимает задачи и оценивает качество их выполнения. Обычно это руководитель компании, направления или отдела. Написание регламентов — задача трудоёмкая, но необходимая. С этим рано или поздно соглашаются даже скептики. Однако для меня было неожиданностью, когда ко мне обратилась девушка, претендовавшая на должность Директора по регламентам.

С одной стороны, приятно, что есть компании, которые уделяют такое внимание регламентам. С другой стороны, нет уверенности, что это не сводится к формализму. Написать регламент мало, нужно проследить, чтобы он начал работать и приносить пользу. Надеюсь, что моя консультация была полезна. Предлагаю ещё раз вспомнить, для чего мы пишем регламенты.

Нужно ли учиться писать регламенты?

Существует так называемая «боязнь чистого листа». Человек часами медитирует над созданным документом и не может написать даже первое слово. Психологи рекомендуют «вышибать клин клином», т.е. просто начинать писать что угодно. Даже несколько отвлечённых слов или предложений помогут преодолеть первый ступор.

Многие руководители не используют регламенты только потому, что не умеют их писать. Вернее думают, что не умеют

С регламентами история похожая. Многие руководители не используют их только потому, что не умеют их писать. Вернее думают, что не умеют. На самом деле просто не понимают, с чего начать. На этот случай у меня есть мини-тренинг «Мастер регламентов». Он не претендует на детальное обучение, но поможет написать свой первый регламент.

А нужен ли регламент?

Прежде чем начать писать, нужно убедиться, что регламент действительно нужен. Не нужно писать регламенты на любой процесс в компании. Писать можно бесконечно, но эффективность работы должна оцениваться не по количеству регламентов, а по повышению эффективности работы. Регламент нужен, если:

  1. Необходимо описать уже существующий процесс. Это может быть полезно новым сотрудникам. Вы сэкономите время на обучении новичка, если дадите ему на ознакомление регламент, а потом просто ответите на оставшиеся вопросы.
  2. Необходимо описать процесс, которого пока нет или он выстроен плохо.

Всегда нужно чётко понимать критерии эффективности. В первом случае налаженный процесс трудно улучшить при помощи регламента. Хотя какие-то варианты оптимизации наверняка можно предложить и попробовать внедрить. Здесь даже небольшой рост показателей эффективности можно будет считать успехом.

Во втором случае регламент лучше внедрять поэтапно. Начать можно с простой схемы. Важно убедиться, что предложенные процесс или изменения действительно будут полезными. Простую схему можно быстро изменить и дополнить. Чем проще эксперимент, тем меньше ресурсов он требует. Когда Вы убедитесь, что схема работает, её можно развивать, усложнять и детализировать.

Стоит ли писать регламенты коллективно?

Обычно регламент описывает отдельную задачу или процесс. Он предназначен для коллективного использования, однако лучше доверить составление регламента одному человеку, чтобы результат не оказался похожим на творения «волшебника-недоучки» из знаменитой песни. Но это не означает, что ответственный за регламент человек должен писать его в одиночку.

В процесс обсуждения регламента стоит вовлекать тех, кто будет по нему работать

Наоборот, я считаю, что в процесс обсуждения регламента стоит вовлекать тех, кто будет по нему работать. Здесь учитывается не только организационный, но и психологический аспект. Если регламент составлен при участии или пассивном одобрении человека, то он с большей вероятностью хотя бы попытается ему следовать. Это упростит этап внедрения регламента.

Типовая ошибка: руководитель разрабатывает регламенты сам, пишет их днями и ночами, тратит огромное количество времени и сил, а в итоге подчинённые не используют регламент на практике. Это не обязательно должен быть открытый саботаж, просто регламент может оказаться неудобным или слишком сложным.

Примеры других ошибок, связанных с внедрением системного управления в компании, вы можете найти в моей книге «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». Это на 100% реальные истории, на основе которых были сделаны полезные выводы.

Не забывайте о главном

Написание регламента — это не самоцель. Регламенты — это одна из составляющих системного подхода к управлению. Помимо регламентов, есть прописанные функции сотрудников, правила, система управления проектами, задачами. Это все взаимосвязано. Сами регламенты выступают скорее инструментом для организации рабочего процесса.

Можно написать прекрасный регламент, но если он так и останется лежать в сейфе, ничего не изменится

Внедрить регламент гораздо труднее, чем его написать. Я говорю не о формальном внедрении, когда вы разослали готовый документ подчинённым, а о реальном процессе внедрения с обучением и контролем результатов. Более подробно об этом я рассказывал в статье «Прощай микроменеджмент! или Первые шаги руководителя по переходу на системное управление».

Можно написать прекрасный регламент, но если он так и останется лежать в сейфе, ничего не изменится. Это важно понимать. особенно если задачу по написанию регламента спустили на вас «сверху». Главное ещё «на берегу» определить критерии, по которым будет оцениваться эффективность регламента.

Тренировка управленческой мышцы

Я напомнил вам о том, что такое регламенты и для чего они нужны. Предлагаю закрепить полученные знания небольшим упражнением. Ответьте на вопросы ниже:

  1. Представьте, что в Вашей компании нет ни одного регламента. Подумайте, для какой задачи или процесса Вы создали бы регламент в первую очередь.
  2. Готовы ли Вы взять на себя задачу по составлению регламента или постараетесь её делегировать? Почему?
  3. Оцените, достаточно ли у Вас информации, чтобы написать регламент для выбранной задачи самостоятельно с нуля? Если нет, то чего не хватает?
  4. Где и как Вы можете получить недостающие сведения?
  5. Как Вы считаете, в какой форме лучше всего делать регламенты для Вашей компании: документ, презентация, видео-ролики и т.д.? Почему Вы бы выбрали именно этот формат?
  6. Напишите план регламента для выбранной задачи/процесса. Какие разделы там обязательно должны быть?
Комментарии для сайта Cackle
Принципы соблюдения договорённостей — основа системного бизнеса!
Хотите получить больше материалов по системному управлению?

Заполните форму, чтобы первым узнавать о новых примерах и приёмах использования технологий системного бизнеса на практике!

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле