Как бизнесу продолжать работать под санкциями: хеджируем риски, сохраняем данные, ищем альтернативное программное обеспечение

«Предупрежден - значит вооружен»

Латинская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Защита информации — первоочередная задача бизнеса в условиях «турбулентности».

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам — обеспечить бесперебойную работу компании в условиях санкций, осознать риски и хеджировать их, убедиться в сохранности важной информации, разработать план изменения рабочего процесса.

Топ-менеджерам — подготовиться к возможным блокировкам в области программного и информационного обеспечения, организовать необходимые работы по резервному копированию данных.

Руководителям среднего звена — определить «зависимости» от иностранного программного обеспечения, подобрать и протестировать программы-аналоги, продумать альтернативные схемы организации рабочего процесса.

Зачем хеджировать информационные риски?

Не секрет, что современный бизнес всё больше уходит в онлайн. Этому способствовал и курс на развитие информационных технологий, и вынужденный переход на удалённую работу, и повсеместное внедрение системы электронного документооборота. Скажем честно: информационные технологии во многом облегчили нам жизнь, однако они же сделали нас зависимыми.

Мы так привыкли к автоматизации, что даже не задумываемся о том, что будет, если доступ к информации или к привычным программам вдруг пропадёт? Сможет ли ваш бизнес продолжить работу, если «порвутся звенья» налаженной цепи?

Стабильный доступ к информации и к привычным программам — необходимое условие для стабильной работы компании.

В других статьях я рассказывал о том, как бизнесу выжить в условиях кризиса и как наладить эффективное управление в «зоне турбулентности». Теперь предлагаю обратиться к решению конкретных практических задач. Я подготовил для вас срочные и критичные рекомендации по сохранению данных и работоспособности программного обеспечения. Эти рекомендации применимы не только для компаний, но и для личного использования.

1. Создайте в компании рабочую группу — «антикризисный IT-штаб»

Даже если ваша компания далека от сферы IT, а единственный компьютер стоит в кабинете директора, наверняка у вас есть информация, которую жалко будет потерять или «подарить» хакерам. Поэтому необходимо срочно принять меры для обеспечения информационной безопасности и стабильности. И, конечно, «антикризисный IT-штаб» обязательно необходим крупным компаниям с развитой корпоративной сетью.

В «антикризисный IT-штаб» стоит включить топ-менеджмент, IT-директора или IT-специалиста, а также руководителей ключевых подразделений

В «антикризисный IT-штаб» стоит включить топ-менеджмент, IT-директора или IT-специалиста, а также руководителей ключевых подразделений. Плохо «замыкать» всё на одном человеке, который в любой момент может заболеть или уволиться, должна быть обеспечена взаимозаменяемость.

Обратите внимание! Если ваше IT-услуги вы заказываете на аутсорсе, то все перечисленные рекомендации необходимо выполнить совместно с ключевым лицом подрядчика. Желательно, чтобы это был руководитель, а не рядовой сотрудник. При помощи «IT-штаба» вы сможете планировать, координировать и своевременно реализовывать все перечисленные ниже рекомендации.

2. Составьте список используемых вами программ и сервисов

Всегда важно понимать свои зависимости и возможные уязвимые места. Программное обеспечение (ПО) может стать такой «болевой точкой», особенно если для вашей работы нужно специфическое программное обеспечение иностранного производства и с дорогой лицензией. Это нужно учитывать.

Составьте список программ и облачных сервисов, которые использует ваша компания в работе, в том числе с разбивкой по подразделениям.

Для начала составьте список программ и облачных сервисов, которые использует ваша компания в работе. Вам нужен как общий список, так и список с разбивкой по подразделениям, если в вашей компании их несколько. Эту информацию можно запросить у руководителей отделов.

3. Уточните текущие места хранения информации и программного обеспечения

Многие руководители не хотят разбираться в «технических деталях» своего бизнеса. Они отдают вопросы технической поддержки соответствующим службам и забывают о них. Однако технические специалисты решают оперативные вопросы, а руководители должны заниматься стратегическим планированием и хеджированием рисков. Сейчас этот вопрос встаёт особенно остро из-за введения санкций. Под угрозой сохранность данных и работа программного обеспечения, прежде всего иностранного.

Можете ли вы без подготовки ответить, где хранятся базы данных вашей компании? Где зарегистрирован домен вашего сайта? Какой хостинг вы используете? Какую систему управления? Достаточно ли у вас места и мощностей, чтобы, например, провести внеплановое резервное копирование всей информации?

Например, может оказаться, что вся ваша база данных находится на иностранном хостинге, и вы можете неожиданно потерять к ней доступ. Возможно, ваш сайт интегрирован с иностранными сервисами, и их отключение нарушит ключевые пользовательские сценарии. Вы готовы к этому? Даже у российских облачных сервисов данные могут храниться на иностранных площадках. Рекомендую задать этот вопрос техподдержке конкретного сервиса и перейти к следующим пунктам.

4. Экспортируйте все данные из облачных сервисов

Как я уже говорил, облачные сервисы нередко распределяют мощности по всему земному шару. Это помогает им, в том числе, снижать нагрузку и увеличивать скорость работы. Однако есть риск, что ваша информация окажется за пределами вашей досягаемости. Советую в кратчайшие сроки экспортировать в локальное хранилище хотя бы самые важные и ценные данные: список клиентов, компаний, лидов и заказов, список актуальных задач и т.д. Файлы из всевозможных «общих пространств» тоже лучше сохранить локально, но приоритезировать.

Сейчас я делаю акцент на экстренных мерах информационной безопасности вашей компании, однако даже после нормализации ситуации рекомендую взять за правило регулярно экспортировать данные на локальный компьютер. Это относится к информации с любых сервисов, вне зависимости от их заявленной национальной принадлежности.

5. Сделайте резервную копию ключевых файлов и документов

Важно понимать, с какой информацией, документами, программами и вспомогательными инструментами ежедневно взаимодействуют ваши сотрудники. О сохранности всего этого нужно позаботиться в первую очередь. Скопируйте и сохраните на локальном компьютере все ключевые данные. Наиболее важную информацию я рекомендую дополнительно сохранять на внешних дисках. Такая предусмотрительность будет не лишней, ведь локальный компьютер тоже может выйти из строя.

Скопируйте и сохраните на локальном компьютере все ключевые данные. Наиболее важную информацию дополнительно сохраняйте на внешних дисках.

6. Отключите и заблокируйте автоматическое обновление программного обеспечения

Из-за угрозы наложения санкций на работу иностранных сервисов и программ на территории России советую отключить и заблокировать автоматическое обновление во всём программном обеспечении (настройки в программах, блокировки по доменам и ip-адресу и т.д.). Сейчас это особенно актуально для иностранного программного обеспечения, которое устанавливается на сервера и рабочие станции (операционные системы, AutoCAD, Photoshop и многое другое). Ваши IT-специалисты точно знают, как это сделать, но если вы тоже хотите разобраться, то наберите в поисковике запрос типа: «Как заблокировать обновления autodesk?»

Надеюсь, что это временная мера. В штатном режиме обновлять используемое программное обеспечение нужно. Как правило, разработчики постоянно работают над улучшением своих продуктов: исправляют баги, оптимизируют скорость работы, расширяют функционал и т.д. Однако обновление лучше проводить под контролем специалистов, которые смогут убедиться в том, что изменения не нарушили выстроенный рабочий процесс.

7. Найдите альтернативу западным сервисам

Не зря говорят, что если хочешь мира, нужно готовиться к войне. Можно надеяться на лучшее, однако уже сейчас стоит заняться вопросом поиска альтернатив западным сервисам. Пусть лучше вам не понадобится «План-Б», чем его не окажется в нужный момент.

При выборе альтернативного сервиса одним из главных критериев должен стать возможный формат импорта данных

При выборе альтернативного сервиса одним из главных критериев должен стать возможный формат импорта данных. Вам же необходимо будет перенести информацию с текущих сервисов, поэтому вопрос совместимости очень важен, иначе придётся всё вбивать вручную или «восстанавливать по памяти». Если есть возможность выбора альтернатив, то ей стоит воспользоваться. Хуже, если ваше ПО не имеет аналогов в России или они не совместимы. Возможно, какой-то вариант миграции данных смогут предложить ваши IT-специалисты, но это почти наверняка будет «больно».

8. Напишите чёткий план действий

Лучше письменно зафиксировать план, чтобы всегда иметь его перед глазами и вносить изменения в соответствии с меняющимися условиями. Желательно, уложиться в 1 неделю, хотя для реализации предыдущего пункта наверняка потребуется больше времени.

Реальность такова, что риск потери информации, данных, остановки работы программного обеспечения, сбоев и других форс-мажоров растёт с каждым днём. Пока можно констатировать лишь усугубление общего кризиса, а давать прогнозы его завершения вряд ли кто-то возьмётся.

9. Настройте резервное копирование с требуемой периодичностью в незаменимых пока сервисах и ПО

Если вы пока не можете в силу обстоятельств отказаться от использования иностранных сервисов и перенести всю информацию на свои сервера, то важно позаботиться хотя бы о резервном копировании. Как правило, его можно производить автоматически, однако из-за нестабильности ситуации лучше дополнительно перепроверять корректность и полноту создаваемых копий. Это штатная задача для системных администраторов.

Трезво оценивайте ситуацию и не поддавайтесь панике. Вы вряд ли успеете за несколько дней перестроить систему и рабочий процесс, который формировался годами. Но вы точно не одиноки в своей проблеме, наверняка можно будет найти компромиссы как с сотрудниками, так и с партнёрами.

Персональные рекомендации для каждого:

1. Выполните, насколько это возможно, все перечисленные выше рекомендации для ПО и сервисов, которые вы используете лично.
2. Отключите автоматическое обновление приложений и систем на компьютерах и в смартфонах. Как правило, это можно сделать через центр обновление Windows и через настройку обновлений в телефоне.
3. Сделайте резервные копии всех данных из облачных систем. В первую очередь стоит скопировать:
• контакты;
• календари;
• файлы;
• закладки в браузере + сохранённые пароли;
• сервисы Google (включая фото и видео): https://takeout.google.com/.
4. Проверьте оплату международных сервисов, добавьте в календарь даты окончания подписок, отмените автоматическое продление, подберите аналоги.

И самый главный совет: «Не поддавайтесь панике!» Сейчас кредо руководителя: «Держать голову холодной и действовать!» Проходили другие кризисы, пройдём и этот!