Тот, кто знает правила здравого разума, ниже того, кто их любит. Тот, кто их любит, ниже того, кто их исполняет.
![Опять приходится переделывать работу за своими подчинёнными? Опять приходится переделывать работу за своими подчинёнными?](/upload/medialibrary/bc8/2-marks-again-335px.jpg)
кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам
«Опять двойка!», или «сделай за меня мою работу»
Сколько раз в день Вам приходится переделывать работу за своими подчинёнными? Один раз? Два? А может быть пять? Постоянно?! В таком случае у меня для Вас две новости: одна хорошая, а другая — плохая.
Начну с плохой. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, потребуются значительные усилия. Нет, не подчинённых, а именно ваши! И, наконец, хорошая новость: после внедрения системы регламентов (система наказаний и поощрений пригодится также), Вы забудете, что значит переделывать чью-то работу. А теперь подробнее.
Система регламентов — спасательный круг для руководителя
Хорошая система регламентов даёт для Вас лично и вашей компании (для подразделения, отдела и т.д.) следующие преимущества:
- результат выполненной работы подчинёнными становится предсказуемым и соответствует заданным параметрам качества.
- экономится значительное количество времени руководителей (а самое главное — нервов!): при обучении новых сотрудников, при управлении повседневными задачами.
- стратегические: масштабируемость бизнеса и независимость от персонала.
Однако, чтобы этих преимуществ добиться, руководителю придётся серьёзно и долго потрудиться (как всегда, волшебных аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует). Фактически, система регламентов — это формализованная система правил.
Волшебных таблеток и аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует
А необходимое (но не достаточное, безусловно!) условие выполнение любых правил — это, как минимум, их формализация. Про все достаточные условия я здесь говорить не буду, ибо для этого есть книга “Вы или Вас: профессиональная эксплуатация подчинённых” (ссылка на обзор).
Приготовьтесь инвестировать значительные усилия и время. Овчинка, бесспорно, стоит выделки (с одним из возможных результатов познакомьтесь в статье “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”).
![Регламенты зачастую не любят ни верхи, ни низы: парадокс ли это? Регламенты зачастую не любят ни верхи, ни низы: парадокс ли это?](/upload/medialibrary/e47/dont-like-reglament-335px.jpg)
Парадокс или очевидность: почему регламенты в большинстве компаний не любят ни низы, ни верхи
Регламенты и должностные инструкции НЕ любят как многие руководители, так и их подчинённые. И вот почему:
- Зачастую регламенты не отражают реальных происходящих бизнес-процессов в компании. Если такие должностные инструкции выполнять — попросту наступит катастрофа.
- Если даже есть эффективные регламенты, то они всё равно не выполняются подчинёнными. Недостаточно регламент опубликовать. Руководителю необходимо приложить усилия к его соблюдению.
Условия работы системы регламентов — необходимые и достаточные
Система регламентов работает только в случае выполнения всех перечисленных параметров:
- У подчинённых есть мотивация к выполнению регламентов (читайте статью “Как мотивировать сотрудников на работу: почему в России НЕ работает европейская система мотивации. История моих провалов и ошибок”).
- Руководитель постоянно отслеживает использование регламентов там, где их применение необходимо. А также проверяет результат работы, выполненной по регламенту на предмет соответствия заданным параметрам качества.
- Все регламенты постоянно актуализируются в соответствии с изменениями в бизнес-процессах. В системе регламентов должны быть только актуальные. Всё остальное временно исключается.
Как нужно вводить в действие регламенты: сюрпризом или планово?
Перед тем как ввести в действие новый регламент — необходимо его проект обсудить со всеми заинтересованными лицами. После того как обсуждение закончено — все правки “задним” числом и отмазки типа “я с этим не согласен, поэтому сделал по-другому” пресекаются и наказываются. Читайте подробнее статью не для слабонервных “«Поощряй и наказывай, не обманывай и не прощай» — система поощрений и наказаний сотрудников“.
По тому же принципу вносятся существенные дополнения к уже существующим регламентам, должностным инструкциям и алгоритмам. Я это обычно делаю в формате сообщения в нашем внутреннем корпоративном портале (см. скриншот ниже).
![2.jpg new-add-to-reglamet.png](/upload/medialibrary/bde/new-add-to-reglamet.png)
Как это происходит в “Открытой Студии”? Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.
Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.
Кстати, от сотрудников, которые находятся в позиции “исполнительность” или “лояльность” к системе управления, можно получить действительно ценные дополнения. Поэтому такой возможностью пренебрегать не стоит.
Не забываем, что не менее важная задача руководителя состоит в том, чтобы “продать” своим подчинённым вводимый регламент или дополнения. Но если продажа по каким-то причинам “не состоялось”, а обстоятельства требуют — регламент вводится волевым решением. Тем не менее, свой навык “продаж” хороший руководитель обязан "прокачивать"!
![Не торопитесь назначать виновных, возможно, это Вы сами Не торопитесь назначать виновных, возможно, это Вы сами](/upload/medialibrary/8d8/guilty-335px.jpg)
Регламент не ошибается или «покажи мне виновного»
Если после выполнения задачи по регламенту подчинённый получил неудовлетворительный результат, то как руководитель виноваты именно Вы. Так что забудьте о наказании. Наказывайте себя или уж на крайний случай регламент (лупить регламент конечно не следует, просто внесите в него изменения, которые позволят в будущем выполнить работу качественно).
Ну а уж если сотрудник, при наличии регламента, решил пойти своим путём (забыв, конечно, обсудить это с руководителем, перед тем как приступить к задаче) — наказывайте без тени сомнения. Налицо ни что иное, как самовольное изменение параметров полученного задания. Подробнее о других важных принципах взаимодействия с подчинёнными при постановке задач — в статье “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”.
![Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех](/upload/medialibrary/8da/sausage department-335px.jpg)
«Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех!»
В своё время так сказал один из моих сотрудников, когда услышал о начале внедрения в “Открытой студии” регулярного менеджмента и системы регламентов. Эмоции, как говорится, зашкаливали. С ним в дальнейшем пришлось расстаться. Да и не только с ним. Будьте готовы, что система регламентов выметет из вашей компании бездельников “поганой метлой”. А вот урок добрым молодцам ниже.
Забудьте про избитые “клише”, что регламенты эффективны только для рабочих, занятых на производстве (сотрудники Вас обязательно будут убеждать в обратном с упорством и энергией, достойной куда лучшего применения).
Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.
Инструкции и алгоритмы прекрасно работают для топ-менеджеров, управленцев, маркетологов, дизайнеров, программистов, бухгалтеров, юристов и т.д. Ещё раз, они работают — для всех!
У Вас не все бизнес-процессы / работы / задачи поддаются детальному описанию? И здесь есть решение. Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.
Алгоритм для начинающих — «добивайте» их по одному
Определите основной бизнес-процесс в своей компании. Начните его описывать. В процессе описания появятся регламенты и алгоритмы-ответвления. Избегайте разработки системы регламента “с наскоку”. Сначала разработайте один регламент, внедрите его, добейтесь его выполнения и только потом приступайте к следующему “ответвлению”. Если вы боитесь наделать ошибок или не знаете с чего начать, рекомендую пройти мой мини-тренинг «Мастер регламентов».
Список типовых регламентов «для затравки»
- Ответы на типовые вопросы сотрудников (готов поделиться примером такого документа от “Открытой Студии” с теми, кто обратиться за ним через социальные сети — цинк! и оставит комментарий о своём опыте в статье). Сюда входят: время работы, принципы выплаты зарплат и отпускных, ожидаемое поведение на работе и т.д.
- Общий регламент для всех сотрудников — сводка типовых задач и подходов к их решению (например, система планирования, принципы оценки эффективности работы, работа и взаимодействие с контрагентами, правила работы с электронной почтой и документами и т.д.)
- Регламент для каждого рабочего места (должности). Например, для менеджеров по продажам — свой регламент, для бухгалтера — свой, для секретаря — тоже свой и т.д. Здесь учитываются уже специфические особенности должностных обязанностей конкретного сотрудника.
![Самое главное — вовремя выпрыгнуть! Самое главное — вовремя выпрыгнуть!](/upload/medialibrary/f71/squirrel-in-wheel-335px.jpg)
Как руководителю не превратиться в бегающую белку в колесе
Хорошо, допустим, у Вас есть работающая система регламентов. Но что же делать дальше? Ведь количество регламентов постоянно разрастается, а для актуализации старых и разработки новых — уходит всё больше сил и времени.
Выход есть — включить эту работу в обязанности ваших подчинённых! Достаточно ли этого? Увы, “нет”. Придётся заняться этим всерьёз:
- Превратить в регламент сам процесс составления новых в регламентов: детально описать стандарты, принципы и т.д.
- Первое время проверять новые регламенты и дополнения к существующим, вышедшие из-под пера подчинённых. Разбирать с ними ошибки.
- В идеале, конечно, заснять видео, как Вы работаете над созданием или актуализацией регламента (программа Camtasia в помощь).
Но раньше времени не обольщайтесь: разработка и развитие стратегических регламентов, скорее всего, останется вашей почётной обязанностью, пока Вы носите высокое звание руководителя.
Использовать с осторожностью
В некоторых ситуациях и на начальных стадиях развития компании (так называемая стадия "Давай-давай" по Ихцаку Адизесу) наличие регламентов может привести к негативному результату. Ихцак Адизес об этом пишет в своих трудах (и не только он). Учтите, что возможны различные степени регламентированности для разных подразделений компании.
Например, отдел развития и разработки новых продуктов может иметь гораздо менее "формализованные и прописанные до запятой регламенты", по сравнению с отделом клиентского сервиса. Однако, на мой взгляд, корпоративные регламенты, определяющие ценности компании, стандарты качества результатов работы — должны быть едиными и обязательными к исполнению для всех сотрудников.
«Не переключайте канал!»
В следующей статье я разберу действующий алгоритм по написанию регламентов в “Открытой Студии”. А также расскажу, какие технологии (программы и сервисы) можно использовать для построения корпоративной системы регламентов.
Желаю удачи на пути к эффективности и процветанию вашего бизнеса! Кто ждать следующей статьи не желает, стучитесь по традиции ко мне в социальные сети (и Вы получите алгоритм по написанию регламентов на руки первым!):