Тот, кто знает правила здравого разума, ниже того, кто их любит. Тот, кто их любит, ниже того, кто их исполняет.
Опять приходится переделывать работу за своими подчинёнными?
кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам
«Опять двойка!», или «сделай за меня мою работу»
Сколько раз в день Вам приходится переделывать работу за своими подчинёнными? Один раз? Два? А может быть пять? Постоянно?! В таком случае у меня для Вас две новости: одна хорошая, а другая — плохая.
Начну с плохой. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, потребуются значительные усилия. Нет, не подчинённых, а именно ваши! И, наконец, хорошая новость: после внедрения системы регламентов (система наказаний и поощрений пригодится также), Вы забудете, что значит переделывать чью-то работу. А теперь подробнее.
Система регламентов — спасательный круг для руководителя
Хорошая система регламентов даёт для Вас лично и вашей компании (для подразделения, отдела и т.д.) следующие преимущества:
- результат выполненной работы подчинёнными становится предсказуемым и соответствует заданным параметрам качества.
- экономится значительное количество времени руководителей (а самое главное — нервов!): при обучении новых сотрудников, при управлении повседневными задачами.
- стратегические: масштабируемость бизнеса и независимость от персонала.
Однако, чтобы этих преимуществ добиться, руководителю придётся серьёзно и долго потрудиться (как всегда, волшебных аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует). Фактически, система регламентов — это формализованная система правил.
Волшебных таблеток и аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует
А необходимое (но не достаточное, безусловно!) условие выполнение любых правил — это, как минимум, их формализация. Про все достаточные условия я здесь говорить не буду, ибо для этого есть книга “Вы или Вас: профессиональная эксплуатация подчинённых” (ссылка на обзор).
Приготовьтесь инвестировать значительные усилия и время. Овчинка, бесспорно, стоит выделки (с одним из возможных результатов познакомьтесь в статье “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”).
Регламенты зачастую не любят ни верхи, ни низы: парадокс ли это?
Парадокс или очевидность: почему регламенты в большинстве компаний не любят ни низы, ни верхи
Регламенты и должностные инструкции НЕ любят как многие руководители, так и их подчинённые. И вот почему:
- Зачастую регламенты не отражают реальных происходящих бизнес-процессов в компании. Если такие должностные инструкции выполнять — попросту наступит катастрофа.
- Если даже есть эффективные регламенты, то они всё равно не выполняются подчинёнными. Недостаточно регламент опубликовать. Руководителю необходимо приложить усилия к его соблюдению.
Условия работы системы регламентов — необходимые и достаточные
Система регламентов работает только в случае выполнения всех перечисленных параметров:
- У подчинённых есть мотивация к выполнению регламентов (читайте статью “Как мотивировать сотрудников на работу: почему в России НЕ работает европейская система мотивации. История моих провалов и ошибок”).
- Руководитель постоянно отслеживает использование регламентов там, где их применение необходимо. А также проверяет результат работы, выполненной по регламенту на предмет соответствия заданным параметрам качества.
- Все регламенты постоянно актуализируются в соответствии с изменениями в бизнес-процессах. В системе регламентов должны быть только актуальные. Всё остальное временно исключается.
Всего 90 минут и вы узнаете как руководителю с помощью приемов системного управления решить наболевшие проблемы:
- как выйти из "беличьего колеса операционки", перестать делать работу за подчинённых и освободить время для развития своего подразделения, хобби и семьи.
- как реагировать на некачественную работу, результаты и действия сотрудников, чтобы добиваться требуемых результатов "руками сотрудников".
- как с помощью системного подхода к управлению делегировать задачи подчинённым и достигать целей подразделения.
Стоимость мини-тренинга: 9 900 руб.
Бесплатно для читателей моих статей до 03 мая 2024!
Как нужно вводить в действие регламенты: сюрпризом или планово?
Перед тем как ввести в действие новый регламент — необходимо его проект обсудить со всеми заинтересованными лицами. После того как обсуждение закончено — все правки “задним” числом и отмазки типа “я с этим не согласен, поэтому сделал по-другому” пресекаются и наказываются. Читайте подробнее статью не для слабонервных “«Поощряй и наказывай, не обманывай и не прощай» — система поощрений и наказаний сотрудников“.
По тому же принципу вносятся существенные дополнения к уже существующим регламентам, должностным инструкциям и алгоритмам. Я это обычно делаю в формате сообщения в нашем внутреннем корпоративном портале (см. скриншот ниже).
Дополнение в регламент: формализация начала и завершения рабочего дня для сотрудников.
Как это происходит в “Открытой Студии”? Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.
Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.
Кстати, от сотрудников, которые находятся в позиции “исполнительность” или “лояльность” к системе управления, можно получить действительно ценные дополнения. Поэтому такой возможностью пренебрегать не стоит.
Не забываем, что не менее важная задача руководителя состоит в том, чтобы “продать” своим подчинённым вводимый регламент или дополнения. Но если продажа по каким-то причинам “не состоялось”, а обстоятельства требуют — регламент вводится волевым решением. Тем не менее, свой навык “продаж” хороший руководитель обязан "прокачивать"!
Не торопитесь назначать виновных, возможно, это Вы!
Регламент не ошибается или «покажи мне виновного»
Если после выполнения задачи по регламенту подчинённый получил неудовлетворительный результат, то как руководитель виноваты именно Вы. Так что забудьте о наказании. Наказывайте себя или уж на крайний случай регламент (лупить регламент конечно не следует, просто внесите в него изменения, которые позволят в будущем выполнить работу качественно).
Ну а уж если сотрудник, при наличии регламента, решил пойти своим путём (забыв, конечно, обсудить это с руководителем, перед тем как приступить к задаче) — наказывайте без тени сомнения. Налицо ни что иное, как самовольное изменение параметров полученного задания. Подробнее о других важных принципах взаимодействия с подчинёнными при постановке задач — в статье “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”.
«Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех!»
«Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех!»
В своё время так сказал один из моих сотрудников, когда услышал о начале внедрения в “Открытой студии” регулярного менеджмента и системы регламентов. Эмоции, как говорится, зашкаливали. С ним в дальнейшем пришлось расстаться. Да и не только с ним. Будьте готовы, что система регламентов выметет из вашей компании бездельников “поганой метлой”. А вот урок добрым молодцам ниже.
Забудьте про избитые “клише”, что регламенты эффективны только для рабочих, занятых на производстве (сотрудники Вас обязательно будут убеждать в обратном с упорством и энергией, достойной куда лучшего применения).
Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.
Инструкции и алгоритмы прекрасно работают для топ-менеджеров, управленцев, маркетологов, дизайнеров, программистов, бухгалтеров, юристов и т.д. Ещё раз, они работают — для всех!
У Вас не все бизнес-процессы / работы / задачи поддаются детальному описанию? И здесь есть решение. Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.
Алгоритм для начинающих — «добивайте» их по одному
Определите основной бизнес-процесс в своей компании. Начните его описывать. В процессе описания появятся регламенты и алгоритмы-ответвления. Избегайте разработки системы регламента “с наскоку”. Сначала разработайте один регламент, внедрите его, добейтесь его выполнения и только потом приступайте к следующему “ответвлению”. Если вы боитесь наделать ошибок или не знаете с чего начать, рекомендую пройти мой мини-тренинг «Мастер регламентов».
Список типовых регламентов «для затравки»
- Ответы на типовые вопросы сотрудников (готов поделиться примером такого документа от “Открытой Студии” с теми, кто обратиться за ним через социальные сети — цинк! и оставит комментарий о своём опыте в статье). Сюда входят: время работы, принципы выплаты зарплат и отпускных, ожидаемое поведение на работе и т.д.
- Общий регламент для всех сотрудников — сводка типовых задач и подходов к их решению (например, система планирования, принципы оценки эффективности работы, работа и взаимодействие с контрагентами, правила работы с электронной почтой и документами и т.д.)
- Регламент для каждого рабочего места (должности). Например, для менеджеров по продажам — свой регламент, для бухгалтера — свой, для секретаря — тоже свой и т.д. Здесь учитываются уже специфические особенности должностных обязанностей конкретного сотрудника.
Самое главное — вовремя выпрыгнуть!
Как руководителю не превратиться в бегающую белку в колесе
Хорошо, допустим, у Вас есть работающая система регламентов. Но что же делать дальше? Ведь количество регламентов постоянно разрастается, а для актуализации старых и разработки новых — уходит всё больше сил и времени.
Выход есть — включить эту работу в обязанности ваших подчинённых! Достаточно ли этого? Увы, “нет”. Придётся заняться этим всерьёз:
- Превратить в регламент сам процесс составления новых в регламентов: детально описать стандарты, принципы и т.д.
- Первое время проверять новые регламенты и дополнения к существующим, вышедшие из-под пера подчинённых. Разбирать с ними ошибки.
- В идеале, конечно, заснять видео, как Вы работаете над созданием или актуализацией регламента (программа Camtasia в помощь).
Но раньше времени не обольщайтесь: разработка и развитие стратегических регламентов, скорее всего, останется вашей почётной обязанностью, пока Вы носите высокое звание руководителя.
Использовать с осторожностью
В некоторых ситуациях и на начальных стадиях развития компании (так называемая стадия "Давай-давай" по Ихцаку Адизесу) наличие регламентов может привести к негативному результату. Ихцак Адизес об этом пишет в своих трудах (и не только он). Учтите, что возможны различные степени регламентированности для разных подразделений компании.
Например, отдел развития и разработки новых продуктов может иметь гораздо менее "формализованные и прописанные до запятой регламенты", по сравнению с отделом клиентского сервиса. Однако, на мой взгляд, корпоративные регламенты, определяющие ценности компании, стандарты качества результатов работы — должны быть едиными и обязательными к исполнению для всех сотрудников.
«Не переключайте канал!»
В следующей статье я разберу действующий алгоритм по написанию регламентов в “Открытой Студии”. А также расскажу, какие технологии (программы и сервисы) можно использовать для построения корпоративной системы регламентов.
Желаю удачи на пути к эффективности и процветанию вашего бизнеса! Кто ждать следующей статьи не желает, стучитесь по традиции ко мне в социальные сети (и Вы получите алгоритм по написанию регламентов на руки первым!):
