Звонки по России:
Заказать звонок
Комплексное продвижение сайтов
и управленческий консалтинг
Каталог услуг

Эффективность работы руководителя и сотрудников: список программ и сценариев для её увеличения

Если у нас вообще есть традиция, то только одна: «Всё можно сделать лучше, чем делалось до сих пор
Генри Форд

кому: собственникам, топ-менеджерам

Каждый руководитель может работать эффективнее: упорядочить хаос и сэкономить своё время можно с помощью программ и сервисовКаждый руководитель может работать эффективнее: упорядочить хаос и сэкономить своё время можно с помощью программ и сервисов

Не знаниями и не управленческими компетенциями едиными

Эффективность руководителя зависит не только от его знаний и управленческих компетенций, но и от программного обеспечения (сервисов, приложений, программ), которые управленец использует в повседневной работе. Мы ежедневно стоим в пробках или едем в транспорте, ожидаем кого-то, принимаем телефонные звонки, раздаём и получаем задачи. Наша эффективность определяется в том числе и тем, как мы это делаем.

Ко мне часто обращаются с вопросом:"Какие сервисы и программы вы порекомендуете?"Простое их перечисление большого смысла не имеет. На мой взгляд, важно написать не только названия, но кратко рассказать о сценариях использования сервисов (т.е. какие задачи решаются с их помощью), в чём заключается выигрыш от их применения. Об этом и пойдёт речь. Уверен, что статья будетполезна не только для руководителей, но и для сотрудников, которые поставят перед собой цель увеличить эффективность (или когда им эту цель ставит руководство).

Как получить пользу от статьи? Прочитайте сами, а потом перешлите сотрудникам на изучение. Сделайте для них обязательным использование на рабочем месте выбранных вами сервисов.

Сразу предупреждаю, что пошаговых инструкций не будет. В рамках статьи яконцентрируюсь на сценариях, а вы уже берите под руку своего системного администратора (а кто-то своих детей-подростков) и делегируйте им обучение вас техническим тонкостям.

Оглавление статьи

В поисках «волшебных таблеток», или о забытой дисциплине

Даже и не надейтесь. Никакое программное обеспечение не заменит вашу личную дисциплину (смиритесь, что “волшебных таблеток” нет). Сервис может значительно сэкономить ваше время (и деньги!), но если вы не открываете список дел и/или не заносите в него каждую задачу, то едва ли вы почувствуете изменения к лучшему.

Для всех наёмных работников (сотрудники, средний и топ-менеджмент) личная дисциплина может быть заменена дисциплиной принудительной со стороны их руководителя или системой наказаний в компании (например, денежный штраф, если рабочая задача не занесена в план). В этом смысле сложнее всего собственникам, им остаётся уповать только на собственную дисциплину.

В статье идёт речь о моём личном опыте и опыте некоторых моих Клиентов. Необходимость использования некоторых сервисов может показаться уж слишком очевидной. Однако, к своему сожалению, я сталкивался со множеством руководителей, которые не были знакомы с программами из моего списка и/или со сценариями их использования.

Забыть что-то можно всегда. Вопрос только в значении вероятности наступления этого событияЗабыть что-то можно всегда. Вопрос только в значении вероятности наступления этого события

Ещё одно дополнение. Несмотря на то, что я использую все нижеперечисленные сервисы, все равно я иногда забываю что-то сделать. Однако, на мой взгляд, это происходит на порядок реже, чем если бы я жил “по старинке” и уповал на случайные бумажки на столе и свою память.

Возможно, вы используете другие сервисы и программы или нашли другие приёмы для экономии времени. Буду Вам признателен, если поделитесь наиболее полезными  программами/сервисами и алгоритмами их применения в комментариях к статье (находятся в самом низу).

Ключевые принципы работы, которые помогают мне подбирать нужные сервисы

Каждую из программ я когда-то нашёл сам. О некоторых я узнал случайно. Большинство же было найдено путём целенаправленного поиска для реализации моих принципов работы. Они сейчас перед вами:

  1. Не держать в голове список задач, дел, идей и т.д. Всё, что пришло в голову необходимо тут же зафиксировать.
  2. Если задача не зафиксирована, то крайне велика вероятность, что она не будет сделана (вы о ней даже и не вспомните, или она напомнит о себе сама, когда будет просрочена).
  3. Составление планов и фиксация задач — это только первый этап. В дальнейшем всю зафиксированную информацию (идеи, мысли, планы) обязательнорегулярно обрабатывать/дополнять(если у вас есть список задач, лучше в него заглядывать с утра).
  4. Там, где это возможно, необходимо избегать дублирования задач и информации (если какой-то список дел нужно вести в двух местах, подумайте, как их объединить в рамках одного сервиса).

Список используемых мною сервисов, программ и приложений для увеличения эффективности

Далее я расскажу о “фишках” и программах, которые позволяют мне быть эффективным руководителем, проводить больше времени со своей семьёй и выполнять большинство задач вовремя.

1. Мои правила “связи с внешним миром”

Постоянный онлайн режим мессенджеров телефона приводит к тому, что вы целый день “ковыряетесь” в мелких и несрочных задачахПостоянный онлайн режим мессенджеров телефона приводит к тому, что вы целый день “ковыряетесь” в мелких и несрочных задачах

Не удержался и решил добавить отдельным пунктом информацию о том, как я держу связь с внешним миром. Возможно она кому-то пригодится или наведёт, как минимум, на размышления в нужном направлении:

  1. Те, кому я нужен срочно, знают мой мобильный телефон и могут позвонить (как по рабочим вопросам, так и по личным). Если мне звонят сотрудники с вопросом категории "срочно", я предпринимаю меры, чтобы в следующий раз эта срочная задача не требовала моей оперативной реакции (например, имеется задача "необходимо одобрить платёж", тогда я делегирую одному из топ-менеджеров права одобрять без моего согласования платежи до определённой суммы + устанавливаю срок, до которого меня необходимо информировать (не в день совершения платёжа, а за 2 дня)).
  2. Остальные рабочие вопросы решаю через электронную почту, мессенджер Битрикс24, или скайп. В почтовом сервисе я помечаю звездочкой все сообщения, которые требуют моей реакции, но действия могут быть отложены на будущее. В дальнейшем выделяю временной интервал и разбираю сразу все выделенные входящие сообщения, отвечая на них "пачкой» (последовательно на все). Когда сообщение отвечено, я снимаю с него “звёздочку”.
  3. Отвечаю на сообщения в мессенджерах (как на личные, так и на рабочие), только когда работаю за ноутбуком или планшетом (не прерываюсь на обработку каждого сообщения).
  4. Если сообщение не требует незамедлительной реакции, я создаю себе соответствующую задачу в Битрикс24 (для личных задач я использую сервис Wunderlist).
  5. На мобильном телефоне у меня отсутствуют скайп, мессенджеры соцсетей и другие приложения для приема/отправки сообщения. Это экономит кучу времени и позволяет спокойно заниматься делами.

2. Временный файл для сбора идей и входящей информации

У меня в сервисе Google Docs заведен специальный “временный файл”, куда я заношу все идеи, вводные и другие несрочные вопросы, которые не имеет смысла или нет возможности преобразовывать в задачи в данный момент времени. При отсутствии интернета я заношу их в аналогичный файл в приложении Evernote или в программе Notepad++ для Windows.

Также я использую временный файл для составления длинных писем и документов, т.к. у всех перечисленных программ есть особенность: в случае внезапного выключения компьютера или другого сбоя текст в них сохраняется. Представьте, сколько я сэкономил времени! Кстати, для моих сотрудников, которые сидят за стационарными компьютерами, использование временного файла в Google Docs обязательно.

Время от времени (как правило, 1 раз в неделю) я разбираю информацию, скопившуюся во “временном документе”: что-то преобразую в задачи, что-то отправляю в план, а что-то удаляю как неактуальную информацию.

Также на компьютере есть специальная папка, куда я сохраняю все неразобранные файлы.

Когда вам надо что-то с кем то обсудить, то использование документа Google Docs для фиксации договоренностей и тезисов  — самое лучшее решение. Про другие сценарии применения Google Docs более подробно читайте в статье “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”.

Из официального регламента “Отрытой Студии” для всех сотрудников

Временный файл необходимо использовать во время обсуждений, составления писем, подготовки ко встречам и переговорам, записи ключевых мыслей со слов Клиента и других обсуждений и т.д. (для руководителей проектов — обязательно к исполнению):

  • Создать временный текстовый файл Google Docs (и постоянно его использовать в работе).
  • Записывать информацию в файл.
  • В дальнейшем периодически переносить информацию из файла в нужное место.
  • В файле отработанную информацию удалять.

Выигрыши:

  • Информация может быть отправлена в несколько разных мест, поэтому удобно её разбивать в рамках одного файла.
  • Невозможно случайно удалить записанную информацию, в GoogleDocs ведётся история изменений документа + работает автосохранение введённого текста почти в режиме реального времени.
  • У человека с открытым файлом присутствует постоянная готовность к приёму и мгновенной записи информации (время на поиск места для размещения будет затрачено, но позже).
  • Все промежуточные мысли находятся в одном месте.

3. Режим работы Windows (начиная с версии 7) на два экрана (Split Screens)

При одновременной работе с двумя документами рекомендую использовать режим Split Screens (сокращает время при одновременной работе с двумя документами на 30-50%). Данный режим доступен в операционной системе Windows 7 и новее. Ссылка на обучающее видео: https://www.youtube.com/watch?v=2PLKnxkmj00 (видео на английском, но для того, чтобы понять принцип, знание языка не требуется).

Даже эту статью я готовлю в режиме Split Screens. В правом окне документ со статьёй, в левом — список всех статей для быстрой вставки ссылок.Даже эту статью я готовлю в режиме Split Screens. В правом окне документ со статьёй, в левом — список всех статей для быстрой вставки ссылок.

Примеры сценариев использования:

  • Составление договора. В левой части экрана можно открыть  реквизиты контрагента, а в правой — шаблон договора.
  • Составление регламента на основе структуры, сделанной предварительно в майнд-карте (о них пойдёт речь ниже). В левой части экрана открываем майнд-карту, а в правой — документ, в котором создаем/редактируем регламент.

4. Сервис Wunderlist для ведения списков личных дел

Решаемые проблемы:

  • Личные дела забываются ещё быстрее, чем рабочие.
  • Личные дела также нужно структурировать, а большие задачи никогда не будут выполнены, если их не разбивать на мелкие.

Краткое описание:

Сервис Wunderlist отлично справляется с составлением списков дел. Я использую его для планирования личных задач (все рабочие находятся в Битрикс24).

Фишка, о которой я узнал, прочитав книгу Девида Аллена “Как привести дела в порядок” (рекомендую к прочтению, естественно),  — нужно составлять списки дел, которые привязаны к некоторым обстоятельствам. Например, я живу на Юге, и у меня есть отдельный список для Москвы и для Питера. Как только я вспоминаю какое-либо дело в этих городах, я заношу его туда. Перед поездкой я обязательно просматриваю эти списки, чтобы собрать все необходимые вещи, а, уже находясь в городе, использую список, чтобы ничего не забыть.

Преимущество сервиса Wunderlist — наличие веб-версии (открывается через Chrome или другой браузер) и мобильных приложений под все платформы. Списки автоматически синхронизируются при наличии интернета вне зависимости от того, на каком устройстве вы внесли изменения.

Сценарии использования:

  • Планирование личных дел с датами и напоминаниями.
  • Составление списков дел с привязкой к месту, например, список продуктов в супермаркете, дела по дороге на работу и т.д.
  • Ежедневный отсмотр в начале дня планируемых к выполнению дел.

5. Сервис Evernote для заметок, конспектов и работы на планшете при отсутствии интернета

Решаемые проблемы:

  • Многие делают записи на случайных бумажках или в ежедневниках. Бумажки легко теряются, а ежедневник постоянно таскать с собой неудобно, да и найти что-нибудь в нём становится той ещё задачей.
  • Бумажные записи проблемно тиражировать и долгосрочно хранить.
  • Тонны бумажных конспектов с собой таскать не будешь, значит, и прочитать их не сможешь, когда выдастся свободная минутка (в самолёте, в ожидании чего-либо и т.д.)

Краткое описание:

У Evernote (https://evernote.com/intl/ru/) есть как веб-версия (открывается в браузере), так и приложения для всех типов устройств (планшеты, телефоны). Все заметки автоматически синхронизируются между устройствами (при наличии интернета, естественно).

Кстати, эту статью я пишу в Evernote, находясь в аэропорту без включённого интернета. И лишь затем буду выполнять “шлифовку” в Google Docs на ноутбке.

Так как заметки автоматически синхронизируются между мобильной и веб версиями, внесённая вами информация сразу оказывается в нужном месте. Потом вы её с лёгкостью можете скопировать из веб-версии в любой другой документ на компьютере (набранную в самолёте на планшете в Evernote статью я скопировал в документ Google Docs).

На скриншоте заметка в Evernote со списком задач, для которых я планирую сделать предварительную декомпозицию в такси, пока буду ехать до аэропортаНа скриншоте заметка в Evernote со списком задач, для которых я планирую сделать предварительную декомпозицию в такси, пока буду ехать до аэропорта

Есть ещё отдельная десктопная (для Windows) программа Evernote, но я её не использую, весь необходимый функционал доступен в веб-версии (открывается с помощью браузера).

У сервиса Evernote есть две версии: бесплатная и платная. Я использую платную, и она себя окупает стократно. Рекомендация: покупайте платную через 30-60 дней использования, после того как поймёте, что сервис вам подходит! Наиболее существенные для меня недостатки бесплатной версии:

  • Отсутствие версионности заметок -- это очень важная функция! Если вы случайно что-то удалите в записи, то только версионность позволит вам вернуться (найти удаленный кусок в предыдущей версии заметки)
  • Нет возможности оффлайн доступа к документам. Без этого теряется большая часть ценности сервиса.
  • Ограничено число устройств, заметки с которых между собой синхронизируются.

Сценарии использования:

  • Регулярно использую Evernote для подготовки ко встречам, составления подробного описания задач, текстов регламентов и т.д.
  • Evernote идеально подходит и для конспектирования семинаров, выступлений и фиксации идей.
  • Evernote бесценен для записи ключевых договорённостей во время встреч и фиксации полученной информации от собеседника. Представьте, как приятно удивляется ваш собеседник, когда по итогам встречи вы высылаете через 5-10 минут все ключевые договорённости!
  • Фиксация любой входящей информации: как только мне кто-то сообщает какую-либо информацию, я сразу же заношу её в Evernote. Сейчас я её быстро фиксирую, а потом, разбирая созданные записи

6. Программа Mindjet MindManger для решения задач и составления планов

Решаемые проблемы:

  • Не знаем, с чего начать решение задачи (уж больно она большая, да и вообще кажется нерешаемой);
  • Разработка, хранение и просмотр любых планов (стратегических, проектов, личных и т.д.)
  • Структурирование информации для принятия решения и/или последующего использования созданной визуальной структуры (майнд-карты).

Краткое описание:

Наиболее удобная и продвинутая версия программы Mindjet MindManager (https://www.mindjet.com/ru/) — для Windows. Сразу предупреждаю, что программа платная.

Кроме десктопной версии есть приложения MindManager для мобильных устройств, в которых можно набросать любую простенькую майнд-карту в дороге. При наличии платного аккаунта выполняется синхронизация с созданными на компьютере картами.

Пример майнд-карты, которую я создал в рамках модернизации регламента по планированию (отображаются ключевые моменты будущего документа)Пример майнд-карты, которую я создал в рамках модернизации регламента по планированию (отображаются ключевые моменты будущего документа)

Больше информации о майнд-картах и о программе вы можете узнать из статьи “Обзор книги Сергея Бехтерева «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт»”.

Сценарии использования:

  • Поиск алгоритма решения различных как рабочих, так и личных задач в “удобной” для мозга форме.
  • Составление стратегических рабочих планов или планов по проектам (например: план развития бизнеса, мероприятий по увеличению продаж, совершенствованию бизнес-процессов и т.д.). В программе можно указывать сроки выполнения, ответственных, ресурсы.
  • Разработка структуры регламента. Майнд-карта — идеальный инструмент для продумывания структуры регламента.
  • Составление личных стратегических планов (план собственного развития на год, план путешествия всей семьёй и т.д.).
  • Создание чек-листов. Например, у меня есть майнд-карта "сбор в командировку". Каждый раз, когда я собираюсь в дорогу, я открываю карту, копирую её, отмечаю по списку собранные вещи, пока не пройдусь по всей карте. Также в моей карте перечислен перечень действий, которые необходимо выполнить до поездки. Например: распечатать бланк билета на самолёт, переложить перочинный нож из сумки в багаж (о да, один раз мне пришлось отдать свой нож в аэропорту!).
  • Отсмотр созданных майнд-карт, перенос задач в оперативные личные планы (Wunderlist) и рабочие планы (Битрикс24).

7. Битрикс24 для планирования рабочих задач

Решаемые проблемы:

  • Тратим много времени на поиск задачи, с которой стоит начать.
  • Берём задачи, которые нравятся, а не которые имеют наивысший приоритет. Из-за этого страдает дело.

Краткое описание:

Важное преимущество — в сервисе Битрикс24 можно начинать полноценно работать c задачами и на бесплатном тарифе. Для работы с заранее запланированными задачам в Битрикс24 необходимо перейти в раздел “Задачи” > “Все”.

Чтобы было удобно просматривать сегодняшние задачи, рекомендую создать специальные фильтры "Сегодняшние задачи", "Задачи на следующую неделю" и т.д. Для их создания обратитесь к своему системному администратору.

Пример плана по задачам в Битрикс24. Действия по шагам: 1) перейти в раздел “Задачи”; 2) выбрать подраздел “Все”; 3) выбрать созданный фильтр “Сегодня” (выводятся задачи на сегодня и прошлые дни).Пример плана по задачам в Битрикс24. Действия по шагам: 1) перейти в раздел “Задачи”; 2) выбрать подраздел “Все”; 3) выбрать созданный фильтр “Сегодня” (выводятся задачи на сегодня и прошлые дни).

У программы есть приложение для мобильных устройств, но проблема в том, что оно не работает без интернета. Поэтому, собираясь в поездку, я заранее продумываю список рабочих задач, которые смогу выполнить. Документы сохраняю на Яндекс.Диск, записываю контакты тех, кому планирую звонить, составляю список задач.

Сценарии использования:

  • В сервисе Битрикс24 я учитываю все рабочие задачи. Если я планирую что-то или кого-то проконтролировать, то создаю отдельную задачу с планируемым сроком выполнения. Подробно про технологию планирования я рассказал в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)”.
  • Очень важный момент: необходимо начинать свой рабочий день с просмотра задач в Битрикс24. В противном смысле даже внесённые будут забываться, а в дальнейшем исчезнет мотивация добавлять новые. Ведь все равно не смотрите!

8. Сервис Pocket для отложенного чтения статей в т.ч. без интернета

Решаемые проблемы:

  • Вам встречается интересная статья. Вы начинаете её читать, и “к черту летят” все остальные запланированные дела. Если выбраны "дела", то статья добавляется в лучшем случае в закладки или просто теряется.
  • Вы наткнулись на услугу/товар, который вас заинтересовал, но изучать подробно страницу сейчас нет времени. Естественно, всё забывается, и вы пропускаете выгодное предложение или теряете из вида интересного контрагента.

Краткое описание:

Сервис Pocket (https://getpocket.com/) позволяет откладывать интересные публикации для последующего чтения (выкачать можно любую страницу сайта: статью, описание товара, услуги и т.д.). Есть приложение для мобильных устройств и планшетов. На данный момент я использую бесплатную версию, и мне её хватает “за глаза”.

Принцип работы сервиса простой: 1) находите/натыкаетесь на интересную статью/пост в блоге и т.д.; 2) копируете ссылку в Pocket; 3) Сервис выкачивает статью и теперь вы можете её читать без интернета! Это и есть наиболее ценное в сервисе. Сколько полезнейших отложенных статей я прочитал, стоя в очередях супермаркетов, в самолётах, встречая сына из школы или ожидая собеседника на встрече! Бесценно! Кстати, сервис умеет читать статьи голосом.

Также есть возможность отправлять в Pocket любую страницу сайта или статью с компьютера одним кликом мыши. Для этого понадобится установить специальное расширение.

Показан пример рабочего окна сервиса Pocket. Перед вами верхняя часть статей, которые я сохранил для последующего чтенияПоказан пример рабочего окна сервиса Pocket. Перед вами верхняя часть статей, которые я сохранил для последующего чтения

Выкачанным сервисом Pocket статьям можно присваивать теги. Одновременно можно присвоить несколько. Я это делаю следующим образом.

  • первый этап: присваиваю категории в зависимости от тематики статьи (теги называю на английском), например: management, marketing, private

  • второй этап: последующие действия по итогам разбора и изучения сохранённых материалов: tobuy — планирую приобрести; thebest — информация настолько полезна, что её необходимо регулярно перечитывать, и поэтому сохраняю её навсегда; todo — предполагается дальнейшее действие, например, поручить сотрудникам задачу по апгрейду регламента на основе статьи/информации; остальное — попросту удаляю из сервиса после прочтения.

Сценарии использования:

  • Отложенное изучение сохраненной информации, когда “выпадает минутка”, в том числе,  в самолёте, очереди, такси. Чтение возможно в местах, где интернет-отсутствует.
  • Категоризация статей с помощью тегов для облегчения дальнейшего поиска.

9. Сервис Lastpass для централизованного хранения паролей

Решаемые проблемы:

  • Забывание паролей. И не всегда есть возможность оперативно их восстановить.
  • Компрометация всех паролей при “утечке” в одном месте.

Краткое описание:

Если кратко, то с помощью сервиса Lastpass (https://lastpass.com/ru/) с любого компьютера и устройства вы и только вы получаете доступ к своим паролям. Сразу отмечу, что мне хватает бесплатной версии для личного использования.

У вас всё ещё один пароль от интернет-банка, личной почты, сервиса бронирования билетов в театр и кучи других сайтов и интернет-магазинов, включай женский или автомобильный форум? Поздравляю, получение доступа к вашим данным -- это вопрос времени. А если пароли разные, то возникает проблема их вспомнить.

Сервис Lastpass позволяет хранить все пароли в одном месте в зашифрованном виде. Теперь вам необходимо помнить только один пароль — от аккаунта в сервисе. Есть специальные расширения для всех браузеров (теперь вы можете получить доступ к своим паролям на любом компьютере, и это будете только вы, так как после вашего выхода из расширения никто ваши пароли не увидит).

Теперь вам необходимо помнить только один пароль — от аккаунта в сервисе

У расширения Lastpass для браузеров есть великолепная функция, которая экономит время, — автозаполнение логинов и паролей на страницах, где они должны быть введены.

Для мобильных устройств есть отдельные приложения. Данные между всеми устройствами синхронизируются при наличии интернета.

Кстати, для сотрудников “Открытой Студии” использование сервиса Lastpass в рабочих целях обязательно (значительная экономия времени).

Сценарии использования:

  • Сохранять в сервис все пароли (благо он это автоматически предлагает сделать).
  • Создавать разные пароли для разных сервисов в целях безопасности личных данных.

10. "Быстрые клавиши" в наиболее часто используемых программах

Диву даюсь, когда мне встречаются кандидаты на работу, которые не знают комбинацию "Сtrl + C" (скопировать фрагмент текста) и "Ctrl+V" (вставить фрагмент теста). Эта комбинация работает почти во всех программах и позволяет сэкономить кучу времени по сравнению с многочисленных щелчками мыши (нажать правую кнопку мыши, выбрать выбрать в меню “копировать” и т.д.).

Например, в Windows будет полезна комбинация клавиш “кнопка Windows + М” для быстрого свёртывания всех окон. Или, например, “кнопка Windows + L” позволит в момент заблокировать экран. А в программе MindManager с помощью комбинации “Ctrl” + “Shift” можно быстро создать нижестоящий топик.

Изучите список комбинаций клавиш для программ, которые вы наиболее часто используете. Выберите комбинации для тех действий, которые вы совершаете в этих программах постоянно и начинайте их “тренировать”. Порой это может ускорить работу с программой в несколько раз.

11. Программа "Будильник" / будильник на телефоне для того, чтобы помнить и успевать вовремя

Решаемые проблемы:

  • Срываются звонки, встречи и дела с точным временем только потому, что мы о них забываем

Сценарии использования:

Я стараюсь минимизировать количество рабочих задач, которые необходимо выполнять в точно заданное время. Для меня это логично по следующим причинам: своей компанией управляю дистанционно и регулярно отправляюсь в различные поездки с семьёй или хожу на море и выполняю другие важные и интересные дела (в ближайших планах начать обучать программированию и менеджменту учеников старших классов школы, где учится мой сын).

На скриншоте показан вариант созданных на день будильников На скриншоте показан вариант созданных на день будильников

Но если задача с точным сроком выполнения поступила, я ставлю себе будильник на телефоне (или включаю на компьютере программу “Будильник”: http://free-alarm-clock.en.softonic.com/)

Например, в 15:00 я договорился с человеком о конференции по скайп, которая должна состояться в 17:00. Время звонка на будильнике телефона я выбираю в зависимости от того, где буду находиться незадолго до запланированной конференции (+ сколько мне потребуется добираться до средств связи). Если я буду у компьютера в это время, то поставлю будильник на 16:55.

12. Сервис Яндекс.Диск для доступа к файлам и предоставление к ним доступа из любой точки мира

Решаемые проблемы:

  • Разные версии документов на разных компьютерах. Попробуй разберись, где новая, а где старая.
  • Нет доступа к документу тогда, когда он необходим.
  • “Жестокая” потеря важных документов вместе с выходом из строя жёсткого диска или внешнего устройства памяти.

Краткое описание:

Яндекс.Диск (https://disk.yandex.ru/client/disk) — подходящий сервис, если вам необходимо синхронизировать документы между несколькими компьютерами (например, на работе вы сидите за компьютером, а дома — за ноутбуком).

Если установить приложение Яндекс.Диск на планшет или телефон, то вы сможете обмениваться файлами и документами между мобильным устройством и компьютером (например, когда я еду в командировку, то: 1) закачиваю с компьютера на Яндекс.Диск документы, которые планирую изучить в дороге);  2) открываю Яндекс.Диск на планшете, захожу в нужную папку и выбираю нужные мне документы, они автоматически загружаются и становятся доступными для чтения, даже когда на планшете не будет интернета).

Все документы, хранящиеся в Яндекс.Диск автоматически синхронизируются при наличии интернета

Все документы, хранящиеся в Яндекс.Диск, автоматически синхронизируются при наличии интернета. Есть также возможность быстро поделиться любым документом с любым человеком. Один клик, и он получает ссылку на просмотр файла.

Сценарии использования:

  • В офисе и дома вы работаете с одной и той же папкой в Яндекс.Диск и видите единый список документов.
  • Когда вам нужно предоставить доступ к папке с кучей документов, то вместо того, чтобы все их отправлять почтой, вы делаете один клик и отправляете ссылку.
  • Возможность делать скриншоты на компьютере. Вместо того чтобы долго объяснять, на какую кнопку нажимать сотруднику, я делаю скриншот одним кликом, прикрепляю стрелку и отсылаю ссылку на просмотр файла сотруднику.

13. Приложение iBooks (для устройств на MacOS) для генерации конспектов по итогам прочитанной книги

Решаемые проблемы:

  • Информации нас окружает много, поэтому мы быстро забываем, что написано в книге, а перечитывать ее не всегда есть время и желание.

Краткое описание:

Приложение iBooks позволяют автоматически генерировать конспект на основе выделенных фрагментов текста и проставленных в нём комментариев.

А теперь внимание, вопрос: есть ли аналогичное по удобству приложение (обязательно с перелистыванием страниц) для Android?

Сценарии использования:

  • Выделяете ключевые мысли и цитаты в книге и потом формируете себе конспект нажатием одной кнопки. Теперь, чтобы вспомнить самое важное, нет необходимости повторно прочитывать и/или пролистывать всю книгу.
  • Комментариями можно отмечать идеи применения информации из книги в вашей работе/бизнесе.

Заключение, или О пользе арифметики

Экономия времени и эффективность имеют реальное денежное отражениеЭкономия времени и эффективность имеют реальное денежное отражение

На этом про сервисы и программы для увеличения эффективности пока всё. Коллеги, жду ваших дополнений в комментариях. Буду признателен за ссылки на программы, которые помогают лично вам, с кратким сценарием применения.

И помните, что никакая программа не заменит дисциплины, которая вам очень пригодится, чтобы привыкнуть как к регулярности внесения данных (задачи, записи), так и к регулярности их дальнейшей обработки и использования!

Напоследок рекомендация для руководителей: включайте во внутренние регламенты необходимость использования тех или иных сервисов для повышения эффективности сотрудников. Даже если один человек сэкономит 5 минут в день, то в месяц это будет 5*21 = 105 минут (1 час 45 минут). Если же таких сотрудников 100 человек, и каждый из них сэкономит по пять минут в день в течение месяца, то выйдет 105*100 = 10500 минут = 175 часов = ~29 рабочих дней. А уж сколько убытков вам удастся избежать только потому, что все важные дела зафиксированы!

  • Отличная статья. Действительно много полезных инструментов для работы. В Опере недавно сделали ненужной комбинацию Ctr + C. Очень удобно стало)
  • Про аналог iBooks - вроде PocketBook Reader не плохая читалка для Андроида. По статье - не совсем понял смысл использования Яндекс.Диск при наличии Google Диск. Если можете - разъясните, пожалуйста. Сам также использую и Google и Яндекс, но Яндекс скорее по старой памяти (удобен, если отправляешь большое вложение в письме через веб-интерфейс Яндекс Почты - он автоматически загружает файл на диск, генерирует и прикрепляет к письму ссылку на скачивание, чего не наблюдаю в моем Outlook, но, возможно, просто не знаю, что у него есть такая функция). Сервис Pocket - я пользуюсь расширением Evernote Web Clipper для этих целей. Вы сравнивали два этих сервиса? По описанию понял, что преимущество Pocket - наличие мобильного приложения, т.к. самая часто теряемая информация - именно статьи, открытые на смартфоне. В целом, статья полезная, как и предыдущие. Почерпнул кое-что для себя, внесу коррективы в используемые программы и сервисы.
  • Спасибо за статью. Добавил к себе в закладки. Вместо яндекс диска использую купленный (сейчас продают за 1000-2000р) на просторах интернета террабайтный (бесплатный:) аккаунт майл.ру К тому же выяснил, что туда можно добавить любую папку, с любого места на компьютере через механизм жестких ссылок. Так я добавил мои документы и все архивы с фото. Получился вариант резервного копирования...
  • А для чего тогда начальнику секретарь??)) Мне кажется, это достаточно универсальный "сервис")) Хотя и секретарю придется пользоваться вышеперечисленными программами либо их аналогами. А если серьезно - то конечно, в наше время ходить с блокнотом и делать пометки шариковой ручкой - уже отживает свое. Перечислено в статье не мало программных решений, но думаю через какое -то время все они интегрируются в наиболее приемлемый сервис, который будет универсальным. Это будет еще удобнее и эффективнее во всех смыслах.
  • Имхо можно сильно упростить: * Временный файл Гуглдокс и список задач - можно объединить. Если для каждого случая использовать отдельный сервис, то потом не знаешь где что искать, что-то может забываться. Список задач использую Workflowy. Доступен и в мобильном приложении и в браузере. Можно насроить чтобы сотрудники вписывали туда вводные. Использую и для работы и для личных дел. Сервис удобен тем, что можно быстро записать в смартфон, затем разобрать на компе в браузере. При записи активно использую возможность наговаривания текста с автоматическим распознаванием. Есть такая функция в клавиатуре смартфона. Представьте - Вы едете за рулем, Вам пришла идея, если сейчас же не записать - то она забудется. Смартфон при езде закреплен на руле, фактически перед лицом. Достаточно нажать пару кнопок, произнести фразу и она записана в список задач и доступна затем на любом устройстве * Evernote можно объединить с Pocket. Он позволяет скопировать статью с браузера в сервис парой щелчков мыши. Например в Evernote хранятся все резюме, всех соискателей, которые когда либо меня интересовали. Там же делаю пометки типа "Обещал прийти на собеседование, не пришел и не отзвонился. Придет этот соискатель через пару лет, а у меня уже про него есть полезная информация. Еще сценарий - недавно у меня испортился газовый котел, я тутже нашел в сервисе давно скачанную инструкцию к нему, название марки, номер телефона мастера и историю - какую плату в котле меняли в последний раз. Удобно хранить фото всех заказ-нарядов, выданных при ремонте/техобслуживании Вашего авто. Чтобы быстро вспомнить что в последний раз меняли и какой бы на тот момент пробег авто. Еще сценарий - сосдание текстовой заметки, не набирая ее с клавиатуры, а наговаривая в смартфоне. Смартфон преобразует ее в текст ,при наличии устойчивого интернета. * Майндменеджер (MindJet) используется для: * Разработки, хранения стратегии. Раз в неделю в нее добавляется что-то из идей ранее записанных в список задач. Там же можно назначить сроки, ответственных, вывести в виде диаграммы Ганта; * Разработки регламентов. Любую интеллектуальную карту несложно преобразовать в обычный Word - документ и затем выдать сотруднику в виде готовой инструкции * Дребеденьги. Программа для учета домашних (и не только) финансов. Мобильное приложение считывает смс-ки банков и преобразует их (при должной настройке) в движения денежных средств. Доступ к браузерной версии приложения имеет бухгалтер, пользующийся моим доверием. Таким образом я всегда вижу сколько денег у меня на каких счетах, на что я трачу деньги. На основании этой информации бухгалтер сводит полноценный отчет о движении денежных средств. * Гугл-календарь - по субботам обычно планирую следующую неделю. Задачи, имеющие точное время начала - помечаю зеленым цветом, выполненные - серым, остальные синим. Можно настроить к задаче уведомление и тогда не надо ставить будильник. Программа оповестит * 1С-CRM. Там система выдачи заданий сотрудникам и контроля выполнения. Программа позволяет рассчитывать на основании отчетов сотрудника зарплату. Оттуда же можно сразу выслать письмо клиенту о том, что к его заданию приступили. Там же все взаиморасчеты с клиентами. В программе есть встроенный календарь. Раз в неделю с сотрудниками планируем их следующую неделю, распечатываем в блокнот со съемными блоками. Таким образом на столе сотрудника всегда лежит распечатанный план на неделю * Еще на телефоне установлена яндекс-почта, скайп, вацап. Если выдалось свободное время, то я отвечаю на сообщения в этих средствах связи, что-то сразу переношу в список задач или Evernote
  • Действительно зачем нужен секретарь. ежемесячно требующий зарплату, если бОльшую часть его функций можно теперь легко делать самому с ЛУЧШИМ качеством? Ведь лучше вас все равно никто не спланирует ВАШЕ время. А высвободившееся время секретаря всегда можно занять чем-то другим. Назовите его офис-менеджером и пусть счета выписывает или товар заказывает поставщику или АХЧ руководит
Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле