Звонки по России:
Заказать звонок
Внедрение системного бизнеса
и регулярного менеджмента
Каталог услуг

Акты выполненных работ: как с их помощью противостоять неэтичному поведению контрагентов, и почему их надо отправлять даже «лучшим друзьям»

Даже шайка разбойников должна соблюдать какие-то требования морали, чтоб остаться шайкой; они могут грабить весь мир, но не друг друга
Рабиндранат Тагор

кому: собственникам, топ-менеджерам

Удивлению нет предела, когда ваш кошелёк изящно вытаскивают на ваших же глазах, и виной тому может запросто оказаться ваша “юридическая беспечность”Удивлению нет предела, когда ваш кошелёк изящно вытаскивают на ваших же глазах, и виной тому может запросто оказаться ваша “юридическая беспечность”

Вступление от Евгения Севастьянова, или Как в кризис неэтичное поведение становится нормой

Сегодня речь пойдёт о рисках, значимость которых особенно обостряется в кризис. Для наглядной иллюстрации подобной ситуации приведу в пример реальную историю, приключившуюся с одним из моим знакомых бизнесменов.

Итак, мой приятель-бизнесмен столкнулся со следующей неприятной неожиданностью. Заказчики пришли по рекомендации и вели себя вполне респектабельно, при этом всячески подчёркивая доверительность отношений. Работы по заказу были выполнены.

Но внезапно, перед необходимостью окончательной приёмки результатов работ выяснилась одна досадная деталь: заказчики столкнулись по их словам с “небольшими финансовыми трудностями”.  “Мы обязательно всё оплатим, только немножко подождите! Главное в бизнесе — это доверие”, — получил самые серьёзные заверения от Заказчиков мой знакомый. Посчитав, что “люди с ним работают надёжные”, приятель решил отложить “бумажную возню” на более поздний срок и разобраться с документами после оплаты и завершения мероприятий по приёмке результата работ. Поэтому он воздержался от отправки Акта выполненных работ Заказчику исходя из того, что делать  это как-то неэтично до фактической приёмки работ. На том и разошлись.

1,5 года Заказчики “не появлялись на горизонте”, видимо, решая свои финансовые трудности. А далее моего приятеля ожидал неприятный сюрприз и, как следствие, корректировка картины мира.

“Ударил кулаком по столу: “простил свой долг”, да ещё и потребовал вернуть деньги”.“Ударил кулаком по столу: “простил свой долг”, да ещё и потребовал вернуть деньги”.

Заказчики внезапно потребовали возврата денег с мотивацией, что результат работы им больше не нужен. В случае отказа пригрозили судом. Приятель было хотел напомнить: “Мы же договаривались по другому”, но получил “холодный душ” в виде ответа: “Мы не понимаем, о каких договорённостях идёт речь, отдайте наши деньги”. Как отдавать деньги за выполненную для Заказчика работу, которую он даже не оплатил, в картину мира бизнесмена не укладывалось.

В итоге Заказчик подал в суд с мотивировкой: “требуем вернуть наши деньги, ибо никакие работы не были выполнены”, да ещё, верх наглости, потребовал возмещение морального ущерба.

Счёт оплачивает тот, кто не соблюдает юридические формальности — закон жизни

Чувство глубокого удовлетворения, возникающее после успешно выполненной работы, знакомо каждому человеку. Зачастую это удовлетворение настолько глубоко, что находящиеся под его влиянием Исполнители начинают относиться к оформлению закрывающих документов по Договору, как к пустой формальности.

Осознание того, что на практике обязательства считаются исполненными только при наличии соответствующего документального подтверждения, приходит обычно только после нескольких неприятных инцидентов с контрагентами, неизбежным следствием которых становится потеря времени и денег.

Вышеупомянутые неприятные инциденты напрямую связаны с необходимостью перемещения денежных средств от одной стороны Договора к другой, и всегда проходят примерно по одной схеме, которую для краткости можно назвать: «Заказчик не хочет платить за уже выполненные работы».

Несмотря на все многообразие причин, по которым Заказчик может выбрать такую линию поведения, последствия для Исполнителя практически всегда одинаковы и уже озвучены выше – временные и денежные потери.

Акт сдачи-приёмки как противоядие от недобросовестных контрагентов: проверочный чек-лист

Стандартный приём манипуляции. Когда вы начинаете соблюдать юридические формальности, другая сторона пытается представить вас эдаким бюрократом. Бойтесь таких людей, ибо нарушая свои обязательства, они говорят совсем по-другому.Стандартный приём манипуляции. Когда вы начинаете соблюдать юридические формальности, другая сторона пытается представить вас эдаким бюрократом. Бойтесь таких людей, ибо нарушая свои обязательства, они говорят совсем по-другому.

Универсальным документом, подтверждающим выполнение своих обязательств перед контрагентом, является подписанный Исполнителем и Заказчиком Акт сдачи-приемки (далее – Акт). Наличие такого документа в большинстве случаев нивелирует риски Исполнителя, связанные с возможными спорами сторон по поводу качества, объема и сроков выполненных работ.

Но на практике заполучить от Заказчика заветную подпись бывает не так просто. Нередки ситуации, когда Акт не подписывается или подписывается с большой задержкой по вине Заказчика. Что делать в этом случае Исполнителю?

На этот случай есть несколько простых советов.

1. Скорость важнее силы: отправляйте Акт сразу после выполнения работ

Всегда своевременно направляйте Заказчику Акт. Своевременно  – значит сразу после завершения работ по Договору. Отправлять Акт необходимо даже в тех случаях, когда у Сторон есть неурегулированные разногласия по поводу результата выполненных работ.

Обсуждение по телефону, переписка по электронной почте, переговоры в ходе очных встреч с целью урегулирования разногласий уместны, когда Акт уже отправлен Заказчику на подпись.

В противном случае вы рискуете затянуть ситуацию и в конечном счете так и не найти компромисс с Заказчиком и не соблюсти при этом юридические формальности при исполнении своей обязанности “сдать результат выполненных работ”. В суде вам будет весьма проблематично доказать, что вы сначала хотели договориться, а потом сдать результаты работ.

2. Сделайте апгрейд договоров: избавьтесь от риска бесконечного “отфутболивания” со стороны Заказчика

Включите в Ваши типовые Договоры обязанность Заказчика подписать Акт в определенный срок либо направить в этот же срок письменный мотивированный отказ от приемки. В противном случае Заказчик может бесконечно вас “футболить” без предъявления каких-либо мотивированных возражений.

Наличие дедлайна мотивирует другую сторону либо дать аргументированный ответ, либо сообщить об отсутствии претензийНаличие дедлайна мотивирует другую сторону либо дать аргументированный ответ, либо сообщить об отсутствии претензий

Дополнительно укажите, что в случае нарушения Заказчиком сроков подписания Акта/направления мотивированного отказа, работы будут считаться принятыми Заказчиком без возражений.

На практике Заказчики зачастую игнорируют полученные Акты, не направляя при этом никаких официальных мотивированных отказов, в результате, в случае перенесения спора в судебную плоскость, отсутствие мотивированного отказа в большинстве случаев будет свидетельствовать о надлежащем выполнении вами работ.

3. Отправляйте Акты на адрес, указанный в Договоре

Акт необходимо направлять на указанный в Договоре адрес Заказчика либо на официальный адрес местонахождения Заказчика, указанный в ЕГРЮЛ, даже если Вы точно знаете, что фактически Заказчик находится в другом месте.

И здесь вам придёт на помощь “Почта России”! :-)И здесь вам придёт на помощь “Почта России”! :-)

Отправлять Акт нужно почтой либо курьером с описью вложения и уведомлением о вручении. Не забудьте сохранять “квиточки” о факте отправки вами писем и получения писем Заказчиками.

4. В Акте должна быть фраза об отсутствии претензий к качеству и срокам

Обязательно укажите в Акте, что Заказчик не имеет претензий к качеству и срокам выполненных работ, даже если работы были выполнены с опозданием. В этом случае факт подписи Заказчиком Акта можно трактовать как отказ от осуществления прав на взыскание неустойки и убытков по Договору, что допускается действующим законодательством РФ.

5. Доверяй, но проверяй: просите прислать доверенность подписанта Актов

Не лишним будет также попросить Заказчика прислать по электронной почте скан-копию доверенности своего представителя, чтобы проверить полномочия лица, подписывающего Акт со стороны Заказчика.

Не забывайте следовать указанным рекомендациям, и Вы сделаете процедуру сдачи-приемки выполненных работ простой и надежной.

Послесловие от Евгения Севастьянова, или Как неприятная ситуация может послужить на пользу

Наглядный пример того, как кризис “портит” даже, казалось бы, надёжных партнёров, я описал во вступлении к статье. Видимо, вследствие кризиса финансовое положение у контрагента стало настолько плачевным, что тот решил “не мытьём, так катаньем” возвратить деньги, заплаченные за сделанную работу, при этом нарушая все мыслимые и немыслимые этические нормы.

Представьте, что будет, если к управлению одним из ваших контрагентов придёт конкурсный управляющий. Будьте уверены, первым делом он проверит всю документацию и будет действовать по принципу: есть только те договорённости, что зафиксированы в “бумагах”.

Юридически грамотно организованный документооборот значительно уменьшает возможности неэтичного поведения по отношению к вашей компании.Юридически грамотно организованный документооборот значительно уменьшает возможности неэтичного поведения по отношению к вашей компании.

Несмотря на продолжающуюся судебную тяжбу, мой знакомый остался доволен. Жизнь преподнесла ему хороший урок, и, сделав правильные выводы, он заказал аудит своего документооборота опытным юристом Дмитрием Севастьяновым. Кстати, он автор статьи и вот его контакты: https://www.facebook.com/Dmit.Sevastyanov, моб: +7 (915) 275-05-26. Рекомендую лично.

Аудит выявил много прорех и недочётов, которые были оперативно устранены. Были скорректированы типовые шаблоны договоров и вся система официального документооборота. Доволен приятель остался, потому что наличие таких “дыр” несло в себе значительно большие риски. Кто знает, когда бы они обнаружились!

Теперь даже когда мой приятель-бизнесмен имеет дело с “лучшими друзьями”, он все документы, в том числе закрывающие, оформляет правильно и своевременно. Чего вам и советую. Займитесь своими документами до того, как получите “внешний стимул”. В кризис его долго ждать не придётся.

  • Очень не хватает дат у постов в дневнике. Не понятно когда что было опубликовано. Просьба добавить :) Спасибо!
  • Ефим, спасибо за предложение. Даты отсутствуют целенаправленно, чтобы не было ложного впечатления: раз статья выпущена 1 года назад, значит информация в ней уже устарела.
  • Вот что заставляет опытных бизнесменов допускать такие "детские" просчеты, как в примере. Как будто в ступор впадают. А еще не понятно, зачем "кидать" людей...Не уж то проще кинуть, а потом быть фигурантом уголовного дела, нежели заработать репутацию надежного партнера? По тексту видно, что автор хорошо знает эту подноготную, поэтому статья будет полезна в качестве ликбеза начинающим..да и "старичкам" тоже не мешало бы прочесть...
  • можно ли указать не физический адрес а электронный для отправки претензии?
Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле