Алгоритм внедрения регулярного менеджмента микроэтапами: минимальный бюджет + каждую неделю улучшения, результаты и окупаемость

«Опасности лучше идти навстречу, чем ожидать на месте».

Александр Суворов

кому: собственникам, топ-менеджерам

Внедрять регулярный менеджмент с результатами каждые 2 недели — дело нелёгкое, немало подводных камней и рисков

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам и топ-менеджерам — разобраться, как переходить на регулярный менеджмент, чтобы расходы и усилия окупались в процессе, а все действия выполнялись с минимальными рисками.

Почему собственников охватывает “паралич бездействия” вместо внедрения регулярного менеджмента

Мало у кого из собственников есть сомнения в необходимости внедрять регулярный менеджмент(переход от хаотичного управления бизнесом к системному). Тем не менее ждать результатов 8-12 месяцев и всё это время вкладывать деньги, время и другие ресурсы многие просто не готовы.

Главное возражение собственника звучит так: “Слишком долго ждать, а результаты нужны вчера!” Таинственным образом эта мысль парализует какие-либо действия и всё остаётся как было: ручное управление, “тушение пожаров”, работа в режиме форсажа ключевых сотрудников и полусонное царство среди всех остальных.

Можно как угодно к этому относиться: критиковать, возмущаться, призывать к действиям и т.д. Моя практика показала, что более эффективен другой способ — найти решение проблемы. В итоге я разработал технологию: как внедрить регулярный менеджмент с минимальным бюджетом и каждую неделю получать улучшение в компании, которое окупается, приносит деньги и положительно влияет на результаты работы сотрудников.

Внедрение регулярного менеджмента микроэтапами: базовые технологии и алгоритмы

Уверен, что из алгоритма извлекут пользу и те, кто планирует внедрять регулярный менеджмент самостоятельно и те, кто будет пользоваться услугами внешних консультантов.

Преимущества системы внедрения регулярного менеджмента микроэтапами

Нет понимания преимуществ — не будет и мотивации не только переходить на регулярный менеджмент, но и читать статью дальше. Поэтому начинаю с них:

• Выполнение каждого микроэтапа при переходе на регулярный менеджмент сразу себя окупает за счёт роста эффективности работы сотрудников и снижения количества ошибок. Нет необходимости ждать долгое время результатов.
• Быстрые результаты на практике мотивируют собственника и команду внедрения продолжать активно сохранять за проектом приоритеты и выделять на него ресурсы.
• Даже если проект “замораживается” на время (смена целей собственников, оперативная пауза и т.д.), у компании остаётся весьма ощутимая ценность в виде реального результата от проделанной работы
• Так как каждая управленческая технология разделена на небольшие уровни освоения, их легче внедрять, она вызывает меньше сопротивления у сотрудников, а у команды проекта хватает времени на повседневные задачи.
• При внедрении силами внешних консультантов, их услуги окупаются за счёт отсутствия ошибок, затрат времени на пустое, упущенных возможностей.
• В процессе внедрения регулярного менеджмента создаётся центр управленческих компетенций внутри компании — собственник и команда внедрения осваивают все необходимые управленческие технологии, в дальнейшем внедряя и развивая их без участия внешних консультантов.

Логика внедрения регулярного менеджмента микроэтапами с результатом “здесь и сейчас”

Для выбора наиболее злободневных работ по внедрению регулярного менеджмента, которые приносят результат здесь и сейчас, незаменимой будет таблица управленческих технологий и их уровней:

• Подготовить список ключевых управленческих технологий, отладка которых идёт в рамках внедрения регулярного менеджмента (в моей таблице как минимум 11 технологий). Пример технологий: система регламентов, формализация задач, ежедневные планы и отчёты сотрудников.
• Каждую технологию разбить на уровни, которые содержат необходимые действия для достижения цели. Содержимое уровня подбирается на основе двух факторов: 1) внедрение уровня технологии на практике несёт в себе ценность для вашей компании в виде результата; 2) уровень является одной из ступеней на пути использования технологии на практике. Пример: У технологии “Система регламентов” один из первых уровней включает в себя “Написать регламент для наиболее проблемного этапа одного из проблемных процессов”. Кстати, для эффективного ознакомления с системой регламентов и её освоения на практике, рекомендую пройти мой мини-тренинг «Мастер регламентов».
• Описать в каждом уровне стадии освоения командой внедрения регулярного менеджмента (в нее входят сотрудники вашей компании):
• 1 стадия: обучение / понимание — команда внедрения изучает, как использовать технологию на данном уровне на практике (здесь как раз-таки задача консультанта рассказать, предоставить необходимые примеры и обучающие материалы).
• 2 стадия: освоение на практике (пилотная работа) — внедрение технологии на узком участке (один или несколько человек).
• 3 стадия: внедрение на практике — масштабирование технологии, внедрение и использование на практике (на весь отдел, несколько отделова).
• 4 стадия: возможность самостоятельного внедрения технологии для других подразделений без участия консультантов.
• 5 стадия: дальнейшее развитие технологии собственными силами.
• Для каждого уровня подготовить необходимые для его освоения примеры и шаблоны документов , рекомендуемые материалы для изучения, постановку типовых задач по его освоению. Например, для уровня “Написать регламент для наиболее проблемного этапа одного из проблемных процессов” этими документами будут: 1-2 примера регламентов, практическое видео с демонстрацией реального процесса написания регламента, документ “Требования к регламентам”, шаблон базового документа.
• Разбить внедрение регулярного менеджмента на микроэтапы по 2-4 недели исходя из целей собственника, специфики бизнеса и наиболее острых из существующих проблем.
• Учитывать, что разные подразделения и сотрудники компании могут находиться на разных стадиях внедрения регулярного менеджмента. Например, менеджеры по работе с клиентами уже работают по регламентам (уровень №4), а для HR-специалиста разрабатывается первый регламент по самому критичному процессу (уровень №1).

Пример таблицы со списком технологий, каждая из которых разделена на уровни.

Пример описания уровней управленческой технологии “Договорённости и принципы регулярного менеджмента, разбор управленческих ситуаций”

Для иллюстрации того, как это выглядит на практике, привожу пример раскладывания одной из управленческих технологий на уровни освоения и внедрения.

1 уровень:

• Познакомить сотрудников с принципами регулярного менеджмента (подробнее о них в статье “Семь принципов регулярного менеджмента”) и соблюдения договорённостей + моделью "Не могу тебе доверять".
• Фиксировать ситуации с сотрудниками в блиц-формате, информировать их без подробного разбора (только обратная связь)".

2 уровень:

• Устно разбирать управленческие ситуаций с подчинёнными. Фиксировать в блиц-формате.
• Опираться на принципы регулярного менеджмента при разборе ситуаций.
• Применять устные поощрения и наказания.

3 уровень:

• Завести личные карточки для сотрудников, подробно разбирать ситуации по принципам регулярного менеджмента, фиксировать итоги в личном деле (подробнее в статье “Личные дела для сотрудников: Как учитывать дисциплинарные проступки, достижения, косяки и договорённости”).

4 уровень:

• Применять устные поощрения и наказания.
• Работать с личными карточками сотрудников: проводить подробные разборы ситуаций по принципам регулярного менеджмента и отслеживать динамику.

5 уровень:

• Применять значимые наказания (денежные, исправление за свой счёт и т.д.)
• Использовать поощрения, премии.

6 уровень:

• Внедрить самостоятельный разбор управленческих ситуаций сотрудниками.

7 уровень:

• Ввести наставничество и помощь в освоении работы по принципам регулярного менеджмента другим сотрудникам.

Алгоритм составления микроэтапов при внедрении регулярного менеджмента

Пришло время рассказать, как выбирать задачи для микроэтапа и чем при этом руководствоваться.

• Планирование. Каждый микроэтап (оперативный план действий) по внедрению технологий регулярного менеджмента необходимо составлять на 2-4 недели (небольшой срок планирования позволит сохранить динамику внедрения и реагировать на события и итоги предыдущих микроэтапов). Оперативный план составляется на основе микроэтапов из архитектуры и промежуточных результатов.
• Принципы формирования микроэтапа для оперативного плана работ (как выбирать, какие уровни и из каких технологий в него включать):

1. Отталкивайтесь от целей собственника, специфики бизнеса, текущей ситуации в компании, существующих проблем, итогов предыдущих микроэтапов;
2. Необходимо выбрать те уровни, при которых объём работ будет небольшой и несложный (относительно) для внедрения, но при этом результат окупает расходы на проект и приносит деньги за счёт:сокращения издержек и потерь, роста эффективности и производительности труда сотрудников.

Краткий алгоритм внедрения регулярного менеджмента методом микроэтапов для получения быстрых результатов

Теперь встраиваем технологию микроэтапов в общий алгоритм внедрения регулярного менеджмента (во всей красе, масштабе и со всеми деталями он расписан в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка” ). Как это делаем мы:

• Выполняем краткий аудит, изучаем информацию о компании. Разрабатываем стратегический план внедрения регулярного менеджмента “крупными мазками” (в т.ч. какие цели, кто участвует от компании).
• Определяем цели и задачи ближайшего микроэтапа. Описываем первый микроэтап (составляем оперативный план).
• Обучаем необходимым технологиям команду проекта из вашей компании, предоставляем необходимые примеры и образцы документов.
• Коммуницируем с командой проекта в случае возникновения вопросов и препятствий при реализации плана.
• Даём обратную связь по промежуточным и итоговым результатам микроэтапа. Убеждаемся в том, что она понята, принята к сведению и применена на практике.
• Подводим итоги за 2 недели: что получилось, с какими трудностями столкнулись, что необходимо доделать. Сверяемся с поставленными целями и задачами.
• Планируем новый микроэтап с учётом корректировок, которые необходимо выполнить по предыдущему. При необходимости вносим изменения в стратегический план, конкретизируем его шаги.

Примеры составления первых микроэтапов для проектов внедрения регулярного менеджмента

Предлагаю для иллюстрации примеры микроэтапов, составленных мной для моих клиентов. Обратите внимание, что в большинстве случаев планы составляются исходя из наиболее острых проблем.

Пример №1: Сеть магазинов мебели

Вводная информация: В сети мебельных магазинов (расположена в городе миллионнике, 11 магазинов, общий штат: ~90 человек) очень остро стоял вопрос эффективности управляющих магазинами: они не лучшим образом выполняли свои функции. В итоге большинство магазинов показывали неудовлетворительные финансовые результаты, наблюдалась текучка кадров. Ситуация осложнялась тем, что должность руководителя розницы была вакантна 5 месяцев.

Низкое качество управления приводит к дезорганизации.

Первый микро-этап внедрения регулярного менеджмента:

• Подбор кандидата в руководители проекта внедрения регулярного менеджмента. Выбор был сделан в пользу управляющего розничным магазином, который показывал одни из лучших результатов и не раз высказывался, что ему интересна должность руководителя розницы.
• Поиск узкого участка для обкатки технологии. Выбрали один из худших по показателям магазин сети. Предполагалось, что его управляющий будет включён в команду проекта.
• “Продажа” технологии регулярного менеджмента команде проекта.
• Знакомство менеджеров по работе с клиентами выбранного магазина с принципами регулярного менеджмента и соблюдения договорённостей + моделью "Без выполнения договорённостей не могу тебе доверять".
• Фиксация основных задач, сделанных сотрудниками магазина (и менеджерами, и управляющим) за день (название, время, результат) в таблице.
• Фиксация управленческих ситуаций с подчинёнными в блиц-формате, устный разбор их руководителем с учетом принципов регулярного менеджмента.
• Регламентация этапа “Как вовлекать клиентов магазина в общение с менеджерами” у процесса “Продажа клиенту в салоне магазина”.
• Составление списка функций для должности менеджер магазина.

Пример №2: Медицинская клиника

Вводная информация: Медицинская клиника (общий штат ~50 человек) в областном центре столкнулась с проблемой падения числа повторных визитов клиентов и снижения выручки. Одна из проблем была в том, что врачи уводили пациентов: после нескольких приёмов предлагали им визиты в частном порядке. Главный врач был чрезмерно погружён в практику и на выполнение управленческих функций оставлял мало времени. Официальным генеральным директором был собственник. Но по факту он крайне редко выполнял эти функции из-за других приоритетов.

Нередко врачи считают, что могут продавать пациентам клиники свои личные услуги на дому. Рекомендую им объяснить, чей на самом деле клиент.

Первый микроэтап внедрения регулярного менеджмента:.

• Определение преимуществ клиники как работодателя в том случае, если лишить врачей возможности забирать себе часть клиентов. Было принято решение: прежде всего добавить процент от прибыли главному врачу - профессионалу экстра-класса. Преимущество — уникальный климат в клинике для совершенствования профессиональных знаний врачей + система грейдов.
• “Продажа” технологии регулярного менеджмента главному врачу.
• Составление списка функций главного врача. Обсудить и согласовать с ним. Расставить приоритеты. Отдельно выделить управленческие функции.
• Поиск юриста по трудовому праву в городе расположения клиники.
• Составление соглашения о конфиденциальности для врачей и другого мед. персонала (чётко обозначает принцип :“Кто пришёл в клинику — клиенты клиники”).
• Выбор узкого участка для внедрения. Были выбраны 1 лор и 1 терапевт.
• Составление списка функций для лора и терапевта. Выделение общих функций, которые актуальны для всех врачей.
• Мониторинг рынка труда и зарплат (активный поиск по сохранённым фильтрам).
• Ознакомление сотрудников с новыми правилами в формате переговоров один на один.
• Знакомство врачей с принципами регулярного менеджмента и соблюдения договорённостей + моделью "Без выполнения договорённостей не могу тебе доверять".

Первый шаг по внедрению регулярного менеджмента

Известный древнекитайский философ Лао-цзы писал: “Путь в тысячу ли начинается с первого шага” . Я помогаю сделать первый шаг при внедрении регулярного менеджмента (нажмите на ссылку и отправьте мне заявку), избежать типовых ошибок и подводных камней, учесть и преодолеть риски.