Вeбинар
Школа регулярного менеджмента Евгения Севастьянова
Записаться!
Звонки по России:
+7 (812) 643-42-70
Заказать звонок
Комплексное продвижение сайтов
и управленческий консалтинг
Каталог услуг
  • +7 (812) 643-42-70
  • +7 (495) 540-47-72
  • +7 (812) 643-42-70
  • +7 (495) 540-47-72

Алгоритм внедрения регулярного менеджмента микроэтапами: минимальный бюджет + каждую неделю улучшения, результаты и окупаемость

«Опасности лучше идти навстречу, чем ожидать на месте».
Александр Суворов

кому: собственникам, топ-менеджерам

Внедрять регулярный менеджмент с результатами каждые 2 недели — дело нелёгкое, немало подводных камней и рисковВнедрять регулярный менеджмент с результатами каждые 2 недели — дело нелёгкое, немало подводных камней и рисков

Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего

Собственникам и топ-менеджерам — разобраться, как переходить на регулярный менеджмент, чтобы расходы и усилия окупались в процессе, а все действия выполнялись с минимальными рисками.

Оглавление статьи

Почему собственников охватывает “паралич бездействия” вместо внедрения регулярного менеджмента

Мало у кого из собственников есть сомнения в необходимости внедрять регулярный менеджмент(переход от хаотичного управления бизнесом к системному). Тем не менее ждать результатов 8-12 месяцев и всё это время вкладывать деньги, время и другие ресурсы многие просто не готовы.

Главное возражение собственника звучит так: “Слишком долго ждать, а результаты нужны вчера!” Таинственным образом эта мысль парализует какие-либо действия и всё остаётся как было: ручное управление, “тушение пожаров”, работа в режиме форсажа ключевых сотрудников и полусонное царство среди всех остальных.

Можно как угодно к этому относиться: критиковать, возмущаться, призывать к действиям и т.д. Моя практика показала, что более эффективен другой способ — найти решение проблемы. В итоге я разработал технологию: как внедрить регулярный менеджмент с минимальным бюджетом и каждую неделю получать улучшение в компании, которое окупается, приносит деньги и положительно влияет на результаты работы сотрудников.

Внедрение регулярного менеджмента микроэтапами: базовые технологии и алгоритмы

Уверен, что из алгоритма извлекут пользу и те, кто планирует внедрять регулярный менеджмент самостоятельно и те, кто будет пользоваться услугами внешних консультантов.

Преимущества системы внедрения регулярного менеджмента микроэтапами

Нет понимания преимуществ — не будет и мотивации не только переходить на регулярный менеджмент, но и читать статью дальше. Поэтому начинаю с них:

  • Выполнение каждого микроэтапа при переходе на регулярный менеджмент сразу себя окупает за счёт роста эффективности работы сотрудников и снижения количества ошибок. Нет необходимости ждать долгое время результатов.
  • Быстрые результаты на практике мотивируют собственника и команду внедрения продолжать активно сохранять за проектом приоритеты и выделять на него ресурсы.
  • Даже если проект “замораживается” на время (смена целей собственников, оперативная пауза и т.д.), у компании остаётся весьма ощутимая ценность в виде реального результата от проделанной работы
  • Так как каждая управленческая технология разделена на небольшие уровни освоения, их легче внедрять, она вызывает меньше сопротивления у сотрудников, а у команды проекта хватает времени на повседневные задачи.
  • При внедрении силами внешних консультантов, их услуги окупаются за счёт отсутствия ошибок, затрат времени на пустое, упущенных возможностей.
  • В процессе внедрения регулярного менеджмента создаётся центр управленческих компетенций внутри компании — собственник и команда внедрения осваивают все необходимые управленческие технологии, в дальнейшем внедряя и развивая их без участия внешних консультантов.

Логика внедрения регулярного менеджмента микроэтапами с результатом “здесь и сейчас”

Для выбора наиболее злободневных работ по внедрению регулярного менеджмента, которые приносят результат здесь и сейчас, незаменимой будет таблица управленческих технологий и их уровней:

  • Подготовить список ключевых управленческих технологий, отладка которых идёт в рамках внедрения регулярного менеджмента (в моей таблице как минимум 11 технологий). Пример технологий: система регламентов, формализация задач, ежедневные планы и отчёты сотрудников.
  • Каждую технологию разбить на уровни, которые содержат необходимые действия для достижения цели. Содержимое уровня подбирается на основе двух факторов: 1) внедрение уровня технологии на практике несёт в себе ценность для вашей компании в виде результата; 2) уровень является одной из ступеней на пути использования технологии на практике. Пример: У технологии “Система регламентов” один из первых уровней включает в себя “Написать регламент для наиболее проблемного этапа одного из проблемных процессов”.
  • Описать в каждом уровне стадии освоения командой внедрения регулярного менеджмента (в нее входят сотрудники вашей компании):
  • 1 стадия: обучение / понимание — команда внедрения изучает, как использовать технологию на данном уровне на практике (здесь как раз-таки задача консультанта рассказать, предоставить необходимые примеры и обучающие материалы).

    2 стадия: освоение на практике (пилотная работа) — внедрение технологии на узком участке (один или несколько человек).

    3 стадия: внедрение на практике — масштабирование технологии, внедрение и использование на практике (на весь отдел, несколько отделова).

    4 стадия: возможность самостоятельного внедрения технологии для других подразделений без участия консультантов.

    5 стадия: дальнейшее развитие технологии собственными силами.

  • Для каждого уровня подготовить необходимые для его освоения примеры и шаблоны документов , рекомендуемые материалы для изучения, постановку типовых задач по его освоению. Например, для уровня “Написать регламент для наиболее проблемного этапа одного из проблемных процессов” этими документами будут: 1-2 примера регламентов, практическое видео с демонстрацией реального процесса написания регламента, документ “Требования к регламентам”, шаблон базового документа.
  • Разбить внедрение регулярного менеджмента на микроэтапы по 2-4 недели исходя из целей собственника, специфики бизнеса и наиболее острых из существующих проблем.
  • Учитывать, что разные подразделения и сотрудники компании могут находиться на разных стадиях внедрения регулярного менеджмента. Например, менеджеры по работе с клиентами уже работают по регламентам (уровень №4), а для HR-специалиста разрабатывается первый регламент по самому критичному процессу (уровень №1).
Пример таблицы со списком технологий, каждая из которых разделена на уровни.Пример таблицы со списком технологий, каждая из которых разделена на уровни.

Пример описания уровней управленческой технологии “Договорённости и принципы регулярного менеджмента, разбор управленческих ситуаций”

Для иллюстрации того, как это выглядит на практике, привожу пример раскладывания одной из управленческих технологий на уровни освоения и внедрения.

1 уровень:

2 уровень:

  • Устно разбирать управленческие ситуаций с подчинёнными. Фиксировать в блиц-формате.
  • Опираться на принципы регулярного менеджмента при разборе ситуаций.
  • Применять устные поощрения и наказания.

3 уровень:

4 уровень:

  • Применять устные поощрения и наказания.
  • Работать с личными карточками сотрудников: проводить подробные разборы ситуаций по принципам регулярного менеджмента и отслеживать динамику.

5 уровень:

  • Применять значимые наказания (денежные, исправление за свой счёт и т.д.)
  • Использовать поощрения, премии.

6 уровень:

  • Внедрить самостоятельный разбор управленческих ситуаций сотрудниками.

7 уровень:

  • Ввести наставничество и помощь в освоении работы по принципам регулярного менеджмента другим сотрудникам.

Алгоритм составления микроэтапов при внедрении регулярного менеджмента

Пришло время рассказать, как выбирать задачи для микроэтапа и чем при этом руководствоваться.

  • Планирование. Каждый микроэтап (оперативный план действий) по внедрению технологий регулярного менеджмента необходимо составлять на 2-4 недели (небольшой срок планирования позволит сохранить динамику внедрения и реагировать на события и итоги предыдущих микроэтапов). Оперативный план составляется на основе микроэтапов из архитектуры и промежуточных результатов.
  • Принципы формирования микроэтапа для оперативного плана работ (как выбирать, какие уровни и из каких технологий в него включать):
    1. Отталкивайтесь от целей собственника, специфики бизнеса, текущей ситуации в компании, существующих проблем, итогов предыдущих микроэтапов;
    2. Необходимо выбрать те уровни, при которых объём работ будет небольшой и несложный (относительно) для внедрения, но при этом результат окупает расходы на проект и приносит деньги за счёт:сокращения издержек и потерь, роста эффективности и производительности труда сотрудников.

    Краткий алгоритм внедрения регулярного менеджмента методом микроэтапов для получения быстрых результатов

    Теперь встраиваем технологию микроэтапов в общий алгоритм внедрения регулярного менеджмента (во всей красе, масштабе и со всеми деталями он расписан в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка” ). Как это делаем мы:

    • Выполняем краткий аудит, изучаем информацию о компании. Разрабатываем стратегический план внедрения регулярного менеджмента “крупными мазками” (в т.ч. какие цели, кто участвует от компании).
    • Определяем цели и задачи ближайшего микроэтапа. Описываем первый микроэтап (составляем оперативный план).
    • Обучаем необходимым технологиям команду проекта из вашей компании, предоставляем необходимые примеры и образцы документов.
    • Коммуницируем с командой проекта в случае возникновения вопросов и препятствий при реализации плана.
    • Даём обратную связь по промежуточным и итоговым результатам микроэтапа. Убеждаемся в том, что она понята, принята к сведению и применена на практике.
    • Подводим итоги за 2 недели: что получилось, с какими трудностями столкнулись, что необходимо доделать. Сверяемся с поставленными целями и задачами. Планируем новый микроэтап с учётом корректировок, которые необходимо выполнить по предыдущему. При необходимости вносим изменения в стратегический план, конкретизируем его шаги.

    Примеры составления первых микроэтапов для проектов внедрения регулярного менеджмента

    Предлагаю для иллюстрации примеры микроэтапов, составленных мной для моих клиентов. Обратите внимание, что в большинстве случаев планы составляются исходя из наиболее острых проблем.

    Пример №1: Сеть магазинов мебели

    Вводная информация: В сети мебельных магазинов (расположена в городе миллионнике, 11 магазинов, общий штат: ~90 человек) очень остро стоял вопрос эффективности управляющих магазинами: они не лучшим образом выполняли свои функции. В итоге большинство магазинов показывали неудовлетворительные финансовые результаты, наблюдалась текучка кадров. Ситуация осложнялась тем, что должность руководителя розницы была вакантна 5 месяцев.

    Низкое качество управления приводит к дезорганизации.Низкое качество управления приводит к дезорганизации.

    Первый микро-этап внедрения регулярного менеджмента:

    • Подбор кандидата в руководители проекта внедрения регулярного менеджмента. Выбор был сделан в пользу управляющего розничным магазином, который показывал одни из лучших результатов и не раз высказывался, что ему интересна должность руководителя розницы.
    • Поиск узкого участка для обкатки технологии. Выбрали один из худших по показателям магазин сети. Предполагалось, что его управляющий будет включён в команду проекта.
    • “Продажа” технологии регулярного менеджмента команде проекта.
    • Знакомство менеджеров по работе с клиентами выбранного магазина с принципами регулярного менеджмента и соблюдения договорённостей + моделью "Без выполнения договорённостей не могу тебе доверять".
    • Фиксация основных задач, сделанных сотрудниками магазина (и менеджерами, и управляющим) за день (название, время, результат) в таблице.
    • Фиксация управленческих ситуаций с подчинёнными в блиц-формате, устный разбор их руководителем с учетом принципов регулярного менеджмента.
    • Регламентация этапа “Как вовлекать клиентов магазина в общение с менеджерами” у процесса “Продажа клиенту в салоне магазина”.
    • Составление списка функций для должности менеджер магазина.

    Пример №2: Медицинская клиника

    Вводная информация: Медицинская клиника (общий штат ~50 человек) в областном центре столкнулась с проблемой падения числа повторных визитов клиентов и снижения выручки. Одна из проблем была в том, что врачи уводили пациентов: после нескольких приёмов предлагали им визиты в частном порядке. Главный врач был чрезмерно погружён в практику и на выполнение управленческих функций оставлял мало времени. Официальным генеральным директором был собственник. Но по факту он крайне редко выполнял эти функции из-за других приоритетов.

    Нередко врачи считают, что могут продавать пациентам клиники свои личные услуги на дому. Рекомендую им объяснить, чей на самом деле клиент.Нередко врачи считают, что могут продавать пациентам клиники свои личные услуги на дому. Рекомендую им объяснить, чей на самом деле клиент.

    Первый микроэтап внедрения регулярного менеджмента:.

    • Определение преимуществ клиники как работодателя в том случае, если лишить врачей возможности забирать себе часть клиентов. Было принято решение: прежде всего добавить процент от прибыли главному врачу - профессионалу экстра-класса. Преимущество — уникальный климат в клинике для совершенствования профессиональных знаний врачей + система грейдов.
    • “Продажа” технологии регулярного менеджмента главному врачу.
    • Составление списка функций главного врача. Обсудить и согласовать с ним. Расставить приоритеты. Отдельно выделить управленческие функции.
    • Поиск юриста по трудовому праву в городе расположения клиники.
    • Составление соглашения о конфиденциальности для врачей и другого мед. персонала (чётко обозначает принцип :“Кто пришёл в клинику — клиенты клиники”).
    • Выбор узкого участка для внедрения. Были выбраны 1 лор и 1 терапевт.
    • Составление списка функций для лора и терапевта. Выделение общих функций, которые актуальны для всех врачей.
    • Мониторинг рынка труда и зарплат (активный поиск по сохранённым фильтрам).
    • Ознакомление сотрудников с новыми правилами в формате переговоров один на один.
    • Знакомство врачей с принципами регулярного менеджмента и соблюдения договорённостей + моделью "Без выполнения договорённостей не могу тебе доверять".

    Первый шаг по внедрению регулярного менеджмента

    Известный древнекитайский философ Лао-цзы писал: “Путь в тысячу ли начинается с первого шага” . Я помогаю сделать первый шаг при внедрении регулярного менеджмента (нажмите на ссылку и отправьте мне заявку), избежать типовых ошибок и подводных камней, учесть и преодолеть риски.

Видео-запись вебинара по стратегии продвижения бизнеса в интернете
Хотите получить больше полезных материалов?

Заполните форму, чтобы получить ссылки на подборку полезных «засекреченных» видео-записей и материалов от «Открытой Студии» + новые «фишки» на регулярной основе

Ваше имя*
Не заполнено поле
Email*
Не заполнено поле